Меню Рубрики

Сводные таблицы как инструмент анализа данных

Жизнь человека из мира технологий — это невероятная комбинация цифр, показателей, которые периодически требуют систематизации. Чтобы осуществить последнее, приходится использовать особые технические инструменты. Наша статья докажет, что сводные таблицы в Excel доступны даже для чайников.

Сводные таблицы Excel (для чайника) — это разновидность реестра, которая содержит конкретную часть данных из источника для анализа и изображена так, чтобы можно было проследить между ними логические связи. Основа для ее проектирования — определенный список значений.

Прежде чем начать работу, стоит подготовить для неё необходимые материалы, которые можно свести для анализа. Формируя подготовительный вариант, следите за тем, чтобы данные были классифицированы, например, цифры не путались с буквенным обозначением, а все столбцы имели заголовки.

Сводные таблицы в Excel незаменимы для тех, кто по роду занятости имеет дело с большим количеством цифр, которые периодически необходимо систематизировать и формировать отчетность. Программа Excel поможет подсчитать и проанализировать большое количество значений, сэкономив время.

Плюсы использования такого вида группировки данных:

  • во время работы не нужны особые познания из сферы программирования, метод подойдет и для чайников;
  • возможность комбинировать информацию из других первоисточников;
  • можно пополнять базовый экземпляр новой информацией, несколько подкорректировав параметры.

Обучение работе со сводными таблицами в Excel не займет много времени и может основываться на видео.

Ознакомившись с базовыми теоретическими нюансами про сводные таблицы в Excel, давайте перейдем к применению их на деле. Для старта создания сводной таблицы в Excel 2016, 2010 или 2007 необходимо установить программное обеспечение. Как правило, если вы пользуетесь программами системы Microsoft Office, то Excel уже есть на вашем компьютере.

Запустив его, перед вами откроется обширное поле, разделенное на большое количество ячеек. Более детально о том, как делать сводные таблицы в Excel, вам подскажет видеоурок выше.

С помощью следующего алгоритма мы детально рассмотрим пример, как построить сводную таблицу в Excel.
На панели вверху окна переходим на вкладку «Вставка», где слева в углу выбираем «Сводная таблица».

Далее на экране открывается диалоговое окошко, где требуется указать соответствующие параметры. На этом этапе создания сводных таблиц в Excel есть несколько важных моментов. Если перед тем, как начать формирование реестра, вы установили значок курсора на листе, то заполнение пустых строчек окна произойдёт автоматически. Иначе адрес диапазона данных нужно обозначить самостоятельно.

Рассмотрим детальней самостоятельное заполнение пунктов диалогового окна.

Первую строку не оставляем пустой, иначе программа выдаст ошибку. Если есть источник, с которого планируете переноситься данные, то выберите его в пункте «Использовать внешний источник данных». Под внешним источником подразумевается другая книга Excel или набор моделей данных из СУБД.

Заранее озаглавьте каждый столбик

Выберите место, где будет располагаться будущая рамка с ячейками. Это может быть новое окно или же этот лист, рекомендуем использовать другой лист.

Закрепив все настройки, получаем готовую основу. По левую сторону располагается область, где размещена основа будущей рамки. В правой части есть окно с настройками, которое помогает управлять реестром.

Теперь необходимо разобраться, как строится вся эта конструкция. В окне настроек «Поля свободной таблицы», вы обозначаете данные, которые будут присутствовать.

Вся структура строится таким образом, чтобы текстовые данные играли роль объединяющих элементов, а числовые показывали консолидированные значения. Например, объединим все поступления по отделам и узнаем на какую сумму получил товары каждый. Для этого поставим галочку у двух заголовков: отдел и стоимость товара в партии.

Обратите внимание, как расположились эти данные в нижней области панели настройки.

Отдел автоматически ушел в строки, а числовые данные в значения. Если попробовать щелкнуть по любому столбцу с числами, они будут появляться в этой области. А в самой таблице добавится новый столбец.

При этом происходит суммирование. Сейчас мы можем узнать из нашего отчета, сколько товаров поступило в каждый отдел и их общую стоимость.

Вы можете свободно корректировать ширину столбиков для оптимального расположения данных. Просто раздвигайте ширину столбцов или высоту строк так, как вы привыкли в Excel.

Если вам не нравится такая ориентация, вы можете перетащить мышкой названия строк в область столбцов — просто наведите мышь, нажмите левую кнопку и тяните.

Что касается подсчета результатов, то сумма – далеко не единственная функция. Чтобы посмотреть, какие Excel предлагает еще, нажмите на название в области значений и выберите последнюю команду.

В параметрах полей значений вы найдете множество вариантов для анализа.

Для каждого значения можно выбрать свою функцию. Например, добавим поле «Цена» и найдем максимальную цену товара в каждом отделе. Фактически, узнаем сколько стоит самый дорогой.

Теперь мы видим, что в отдел «Аксессуары» поступило товаров на сумму 267660 рублей, при этом самый дорогостоящий имеет цену 2700 рублей.
Область «Фильтры» позволяет установить критерий отбора записей. Добавим поле «Дата поступление», просто поставив около него галочку.

Сейчас сводная таблица в Excel выглядит неудобно, если нам необходимо провести анализ по дате. Поэтому переместим дату из строк в фильтры — просто перетяните, как было указано выше.

Итогом этих действий стало появление еще одного поля сверху. Чтобы выбрать дату, нажмем на стрелочку около слова «Все».

Теперь нам доступен выбор конкретного дня, чтобы открыть список, щелкайте по треугольнику в правом углу.

Также можно выбрать и значения для отдела.

Снимите галочки с тех, которые вас не интересуют, и вы получите только нужную информацию.

Во время работы вы можете столкнуться с подобным сообщением «недопустимое имя сводной таблицы Excel». Это означает, что первая строка диапазона, откуда пытаются извлечь информацию, осталась с незаполненными ячейками. Чтобы решить эту проблему, вы должны заполнить пустоты колонки.

Важным вопросом является то, как сделать и обновить сводную таблицу в Excel 2010 или другой версии. Это актуально тогда, когда вы собираетесь добавить новые данные. Если обновление будет проходить только для одного столбца, то необходимо на любом её месте щелкнуть правой кнопкой мыши. В появившемся окне нужно нажать «Обновить».

Если же подобное действие необходимо провести сразу с несколькими столбцами и строками, то выделите любую зону и на верхней панели откройте вкладку «Анализ» и кликните на значок «Обновить». Дальше выбирайте желаемое действие.

Если сводная таблица в Excel не нужна, то стоит разобраться, как её удалить. Это не составит большого труда. Выделите все составляющие вручную, или используя сочетание клавиш «CTRL+A». Далее нажмите клавишу «DELETE» и поле будет очищено.

Чтобы добавить дополнительный столбец, вам необходимо добавить его в исходные данные и расширить диапазон для нашего реестра.

Перейдите на вкладку «Анализ» и откройте источник данных.

Excel сам все предложит.

Обновите и вы получите новый перечень полей в области настройки.

Добавить таблицу вы сможете только если «склеите» ее с исходной. Можно заменить диапазон в уже существующей, но добавить «на лету» другой диапазон нельзя. Зато можно создать новую сводную таблицу на основе нескольких исходных, даже расположенных на разных листах.

Для этого нам понадобится мастер сводных таблиц. Добавим его на панель быстрого доступа (самый верх окна – слева). Нажмите выпадающую стрелочку и выберите «Другие команды».

Выберите все команды.

И найдите мастер сводных таблиц Excel, кликните по нему, затем на «Добавить» и ОК.

Значок появится сверху.

У вас должны быть две идентичные по полям таблицы на разных листах. У нас это данные о поступлениях в отделы за май и июнь. Нажимайте на ярлык мастера сводных таблиц и выбирайте консолидацию диапазонов.

Нам нужно несколько полей, а не одно.

На следующем этапе выделите первый диапазон и нажмите кнопку «Добавить». Затем переключитесь на другой лист ( щелкните по его названию внизу) и снова «Добавить». У вас будут созданы два диапазона.

Не стоит выделять всю таблицу целиком. Нам нужна информация о поступлениях в отделы, поэтому мы выделили диапазон, начиная со столбца «Отдел».
Дайте имя каждому. Кликайте кружочек 1, затем в поле вписывайте «май», кликайте кружочек 2 и вписывайте в поле 2 «июнь». Не забывайте менять диапазоны в области. Должен быть выделен тот, который именуем.

Щелкайте «Далее» и создавайте на новом листе.

После нажатия на «Готово» получим результат. Это многомерная таблица, так что управлять ей довольно сложно. Поэтому мы и выбрали диапазон меньше, чтобы не запутаться в измерениях.

Обратите внимание, что у нас уже нет четких названий полей. Их можно вытащить, нажав на пункты в верхней области.

Снимая или устанавливая галочки, вы регулируете значения, которые вам необходимо увидеть. Неудобно и то, что расчет проводится для всех значений одинаковый.

Как видите, у нас одно значение в соответствующей области.

Мы поэтапно разобрали пример, как создать сводную таблицу Exce, а как получить данные другого вида расскажем далее. Для этого мы изменим макет отчета. Установив курсор на любой ячейке, переходим во вкладку «Конструктор», а следом «Макет отчета».

Вам откроются на выбор три типа для структуризации информации:

Такой тип программа применяется автоматически. Данные не растягиваются, поэтому прокручивать изображения практически не нужно. Можно сэкономить место на подписях и оставить его для чисел.

Все показатели подаются иерархично: от малого к большому.

Информация представляется под видом реестра. Это позволяет легко переносить ячейки на новые листы.

Остановив выбор на подходящем макете, вы закрепляете внесенные коррективы.

Итак, мы рассказали, как составить поля сводной таблицы MS Excel 2016 (в 2007, 2010 действуйте по аналогии). Надеемся, эта информация поможет вам осуществлять быстрый анализ консолидированных данных.

источник

Сводные таблицы представляют ещё один способ обработки больших списков данных, с помощью сводной таблицы можно быстро извлечь из больших баз данных необходимую информацию, благодаря её возможности одновременно выполнять различные операции (подведение итогов, сортировку).

Меняя местами строки и столбцы, можно создать новые итоги исходных данных; отображая разные страницы можно осуществить фильтрацию данных, а также отобразить детальные данные области.

Сводную таблицу можно создать на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, нескольких листах Microsoft Excel, во внешней базе данных, а также в другой сводной таблице.

Сводная таблица создается с помощью мастера сводных таблиц, используемого для размещения и объединения анализируемых данных. Перед построением сводной таблицы необходимо убрать все ранее созданные промежуточные итоги и наложенные фильтры.

Чтобы начать создание сводной таблицы, нужно установить курсор в любую ячейку списка и выбрать команду Сводная таблица в меню Данные.

В открывшемся диалоговом окне Мастер сводных таблиц отметить опцию в списке или базе данных Microsoft Excel.

Затем определить диапазон, с которым будет работать Мастер сводных таблиц, и щёлкнуть на кнопку Далее.

В следующем окне определить, значения каких полей списка будут использоваться в качестве заголовка строк (зона Строка), каких – в качестве заголовков столбцов (зона Столбец) и каких – в качестве данных (зона Данные), по которым следует подвести необходимые итоги. (По умолчанию предлагается просуммировать значения выбранного поля. Для того чтобы изменить способ обработки данных по этому полю, необходимо дважды щёлкнуть по образовавшемуся в зоне данные полю и выбрать нужную операцию). В зону Страница помещается кнопка поля, по которому предполагается фильтровать данные. В каждой зоне может быть несколько кнопок. Для того чтобы в новой таблице получить только итоговые значения, следует все зоны, кроме зоны Данные, оставить пустыми.

Далее определяется место, в которое будет помещена разработанная сводная таблица (например, ячейка нового листа). Там же определяются параметры сводной таблицы: следует ли выводить общие итоги по строкам и по столбцам.

После нажатия на кнопку Готово в указанном месте появляется таблица со сводными данными. В левом верхнем углу таблицы располагается кнопка с полем, помещённым в зону Страница. По умолчанию в таблице отображается вся информация по этому полю. Используя выпадающий список значений данного поля (в соседней справа ячейке), можно указать значение для фильтрации.

Используя панель инструментов Сводные таблицы, можно изменять вид сводной таблицы.

Читайте также:  Какие анализы нужно принести гастроэнтерологу

Подведение итогов в сводной таблице производится с помощью итоговой функции (например «Сумма», «Кол-во значений» или «Среднее»). В таблицу можно автоматически поместить промежуточные или общие итоги, а также добавить формулы в вычисляемые поля или элементы полей.

Поле страницы — это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область страничной ориентации сводной таблицы. При указании другого элемента поля страницы происходит пересчет сводной таблицы для отображения итогов, связанных с этим элементом.

Поля строки — это поля исходного списка или таблицы, помещенные в область строчной ориентации сводной таблицы. Внутренние поля строки в точности соответствуют области данных; внешние поля строки группируют внутренние.

Поле столбца — это поле исходного списка или таблицы, помещённое в область столбцов. Внутренние поля столбцов содержат элементы, соответствующие области данных; внешние поля столбцов располагаются выше внутренних.

Поле данных — это поле исходного списка или таблицы, содержащее данные. В поле данных обычно подводятся итоги группы чисел (например, статистика или количество сбыта), хотя текущие данные могут быть и текстовыми. По умолчанию в сводной таблице подведение итогов текстовых данных производится с помощью итоговой функции «Кол-во значений», а числовых данных — с помощью итоговой функции «Сумма».

Элементы поля — это подкатегории поля сводной таблицы. Элементы поля представляют записи в поле или столбце исходных данных. Элементы поля появляются в виде заголовков строк или столбцов, а также в раскрывающемся списке для полей страниц.

Областью данных называется часть сводной таблицы, содержащая итоговые данные. В ячейках области данных отображаются итоги для элементов полей строки или столбца. Значения в каждой ячейке области данных соответствуют исходным данным.

Сводная таблица – это предназначенная для интерактивной работы таблица, обобщающая и анализирующая данные из существующих списков и таблиц. После создания сводной таблицы ее структуру можно изменить путем изменения расположения полей.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: При сдаче лабораторной работы, студент делает вид, что все знает; преподаватель делает вид, что верит ему. 9454 — | 7326 — или читать все.

193.124.117.139 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

источник

Сводная таблица — это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.

Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.

Примечание: Ваши данные не должны содержать пустых строк или столбцов. Они должны иметь только однострочный заголовок.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

В разделе Выберите данные для анализа установите переключатель Выбрать таблицу или диапазон.

В поле Таблица или диапазон проверьте диапазон ячеек.

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист, чтобы поместить сводную таблицу на новый лист. Можно также выбрать вариант На существующий лист, а затем указать место для отображения сводной таблицы.

Чтобы добавить поле в сводную таблицу, установите флажок рядом с именем поля в области Поля сводной таблицы.

Примечание: Выбранные поля будут добавлены в области по умолчанию: нечисловые поля — в область строк, иерархии значений дат и времени — в область столбцов, а числовые поля — в область значений.

Чтобы переместить поле из одной области в другую, перетащите его в целевую область.

Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel, как в примере выше.

Таблицы — это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы. В противном случае необходимо либо изменить исходные данные для сводной таблицы, либо использовать динамический диапазон с именованной формулой.

Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.

Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.

Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей. При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.

Вы также можете скачать интерактивный учебник Создание первой сводной таблицы.

Рекомендуемые сводные таблицы

Создание сводной таблицы вручную

Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Рекомендуемые сводные таблицы.

«Рекомендуемые сводные таблицы» для автоматического создания сводной таблицы» />

Excel проанализирует данные и предоставит несколько вариантов, как в этом примере:

Выберите сводную таблицу, которая вам понравилась, и нажмите кнопку ОК. Excel создаст сводную таблицу на новом листе и выведет список Поля сводной таблицы.

Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

Если вы используете Excel для Mac 2011 или более ранней версии, кнопка «Сводная таблица» находится на вкладке Данные в группе Анализ.

Появится диалоговое окно Создание сводной таблицы, в котором указан ваш диапазон или имя таблицы. В этом случае мы используем таблицу «таблица_СемейныеРасходы».

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист или На существующий лист. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.

Нажмите кнопку ОК. Excel создаст пустую сводную таблицу и выведет список Поля сводной таблицы.

В верхней части области имя поля установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область строк , поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля добавляются в область значений . Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей — это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.

Список полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

По умолчанию поля сводной таблицы, помещаемые в область значений , будут отображаться в виде суммы. Если приложение Excel интерпретирует данные как текст, оно будет отображаться как количество. Поэтому важно убедиться, что вы не намерены смешивать типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля и выберите параметр Параметры поля .

Затем измените функцию в разделе Суммировать по. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить это имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Число. .

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Суммировать по обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно выбрать пункт Найти ( в меню «Изменить»), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля на вкладке Дополнительные вычисления.

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры поля, а затем настройте параметры Суммировать по и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.

Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу Delete. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Теперь вы можете вставить сводную таблицу в электронную таблицу в Excel в Интернете.

Важно: Не рекомендуется создавать сводные таблицы и работать над ними в электронной таблице одновременно с другими пользователями.

Выделите таблицу или диапазон в электронной таблице.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

В Excel появится диалоговое окно Создание сводной таблицы, в котором будет указан ваш диапазон или имя таблицы.

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист или На существующий лист. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.

Примечание: Указанная ячейка должна находиться за пределами таблицы или диапазона.

Нажмите кнопку ОК. Excel создаст пустую сводную таблицу и выведет список Поля сводной таблицы.

В верхней части области поля сводной таблицы установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область » строки «, поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля — в область » значения «. Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей — это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.

Список полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

По умолчанию поля сводной таблицы, помещаемые в область значений , будут отображаться в виде суммы. Если приложение Excel интерпретирует данные как текст, оно будет отображаться как количество. Поэтому важно убедиться, что вы не намерены смешивать типы данных для полей значений. Вы можете изменить вычисление по умолчанию, щелкнув стрелку справа от имени поля, а затем выбрав параметр Параметры поля значения .

Затем измените функцию в разделе Операция. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Числовой формат.

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Операция обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно нажать кнопку Найти и заменить ( CTRL+H), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения можно также выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля значений на вкладке Дополнительные вычисления.

диалоговое окно «Дополнительные вычисления»» />

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, а затем настройте параметры Операция и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить

Читайте также:  Какие анализы сдавать на иммунитет

Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу DELETE. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Don’t have time to figure this out? Our expert partners at Excelchat can do it for you, 24/7.

источник

Если вам по работе или учёбе приходится погружаться в океан цифр и искать в них подтверждение своих гипотез, вам определённо пригодятся эти техники работы в Microsoft Excel. Как их применять — показываем с помощью гифок.

Тренер Учебного центра Softline с 2008 года.

Базовый инструмент для работы с огромным количеством неструктурированных данных, из которых можно быстро сделать выводы и не возиться с фильтрацией и сортировкой вручную. Сводные таблицы можно создать с помощью нескольких действий и быстро настроить в зависимости от того, как именно вы хотите отобразить результаты.

Полезное дополнение. Вы также можете создавать сводные диаграммы на основе сводных таблиц, которые будут автоматически обновляться при их изменении. Это полезно, если вам, например, нужно регулярно создавать отчёты по одним и тем же параметрам.

Исходные данные могут быть любыми: данные по продажам, отгрузкам, доставкам и так далее.

  1. Откройте файл с таблицей, данные которой надо проанализировать.
  2. Выделите диапазон данных для анализа.
  3. Перейдите на вкладку «Вставка» → «Таблица» → «Сводная таблица» (для macOS на вкладке «Данные» в группе «Анализ»).
  4. Должно появиться диалоговое окно «Создание сводной таблицы».
  5. Настройте отображение данных, которые есть у вас в таблице.

Перед нами таблица с неструктурированными данными. Мы можем их систематизировать и настроить отображение тех данных, которые есть у нас в таблице. «Сумму заказов» отправляем в «Значения», а «Продавцов», «Дату продажи» — в «Строки». По данным разных продавцов за разные годы тут же посчитались суммы. При необходимости можно развернуть каждый год, квартал или месяц — получим более детальную информацию за конкретный период.

Набор опций будет зависеть от количества столбцов. Например, у нас пять столбцов. Их нужно просто правильно расположить и выбрать, что мы хотим показать. Скажем, сумму.

Можно её детализировать, например, по странам. Переносим «Страны».

Можно посмотреть результаты по продавцам. Меняем «Страну» на «Продавцов». По продавцам результаты будут такие.

Этот способ визуализации данных с географической привязкой позволяет анализировать данные, находить закономерности, имеющие региональное происхождение.

Полезное дополнение. Координаты нигде прописывать не нужно — достаточно лишь корректно указать географическое название в таблице.

  1. Откройте файл с таблицей, данные которой нужно визуализировать. Например, с информацией по разным городам и странам.
  2. Подготовьте данные для отображения на карте: «Главная» → «Форматировать как таблицу».
  3. Выделите диапазон данных для анализа.
  4. На вкладке «Вставка» есть кнопка 3D-карта.

Точки на карте — это наши города. Но просто города нам не очень интересны — интересно увидеть информацию, привязанную к этим городам. Например, суммы, которые можно отобразить через высоту столбика. При наведении курсора на столбик показывается сумма.

Также достаточно информативной является круговая диаграмма по годам. Размер круга задаётся суммой.

Зачастую в бизнес-процессах наблюдаются сезонные закономерности, которые необходимо учитывать при планировании. Лист прогноза — наиболее точный инструмент для прогнозирования в Excel, чем все функции, которые были до этого и есть сейчас. Его можно использовать для планирования деятельности коммерческих, финансовых, маркетинговых и других служб.

Полезное дополнение. Для расчёта прогноза потребуются данные за более ранние периоды. Точность прогнозирования зависит от количества данных по периодам — лучше не меньше, чем за год. Вам требуются одинаковые интервалы между точками данных (например, месяц или равное количество дней).

  1. Откройте таблицу с данными за период и соответствующими ему показателями, например, от года.
  2. Выделите два ряда данных.
  3. На вкладке «Данные» в группе нажмите кнопку «Лист прогноза».
  4. В окне «Создание листа прогноза» выберите график или гистограмму для визуального представления прогноза.
  5. Выберите дату окончания прогноза.

В примере ниже у нас есть данные за 2011, 2012 и 2013 годы. Важно указывать не числа, а именно временные периоды (то есть не 5 марта 2013 года, а март 2013-го).

Для прогноза на 2014 год вам потребуются два ряда данных: даты и соответствующие им значения показателей. Выделяем оба ряда данных.

На вкладке «Данные» в группе «Прогноз» нажимаем на «Лист прогноза». В появившемся окне «Создание листа прогноза» выбираем формат представления прогноза — график или гистограмму. В поле «Завершение прогноза» выбираем дату окончания, а затем нажимаем кнопку «Создать». Оранжевая линия — это и есть прогноз.

Эта функциональность, пожалуй, первый шаг к тому, что можно назвать бизнес-анализом. Приятно, что эта функциональность реализована наиболее дружественным по отношению к пользователю способом: желаемый результат достигается буквально в несколько кликов. Ничего не нужно считать, не надо записывать никаких формул. Достаточно выделить нужный диапазон и выбрать, какой результат вы хотите получить.

Полезное дополнение. Мгновенно можно создавать различные типы диаграмм или спарклайны (микрографики прямо в ячейке).

  1. Откройте таблицу с данными для анализа.
  2. Выделите нужный для анализа диапазон.
  3. При выделении диапазона внизу всегда появляется кнопка «Быстрый анализ». Она сразу предлагает совершить с данными несколько возможных действий. Например, найти итоги. Мы можем узнать суммы, они проставляются внизу.

В быстром анализе также есть несколько вариантов форматирования. Посмотреть, какие значения больше, а какие меньше, можно в самих ячейках гистограммы.

Также можно проставить в ячейках разноцветные значки: зелёные — наибольшие значения, красные — наименьшие.

Надеемся, что эти приёмы помогут ускорить работу с анализом данных в Microsoft Excel и быстрее покорить вершины этого сложного, но такого полезного с точки зрения работы с цифрами приложения.

источник

Тема 2 АНАЛИЗ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ СВОДНЫХ ТАБЛИЦ

В Excel предусмотренно много инструментов анализа данных, но наиболее полезным является анализ данных с помощью сводных таблиц, которые служат для обобщения информации из баз данных, хранящихся как в рабочих книгах Excel , так и во внешних файлах.

Сводная таблица — это динамическая таблица итоговых данных, извлеченных или

рассчитанных на основе информации, содержащейся в базе данных. Она позволяет создавать динамические, с легко изменяемой структурой, перекрестные таблицы 1 , где данные обобщаются по нескольким измерениям. Кроме того, с помощью сводной таблицы можно подсчитать промежуточные итоги с любым необходимым уровнем детализации. Однако, сводные таблицы можно применить далеко не к любой базе данных.

На рис. 1 представлены данные для создания сводной таблицы. Это пример базы данных, содержащей ежедневно обновляемую информацию по счетам трех отделений банка. База данных состоит из 350 записей и позволяет отслеживать следующую информацию (файл bank.xls):

• Дату открытия каждого счета и его сумму.

• Тип счета (депозит, текущий, срочный или на предъявителя).

• Отделение, в котором открыт счет.

• Информацию о том, кем открыт счет (кассиром или уполномоченным по новым

• Информацию о клиенте (новый или старый).

В описываемой базе данных содержится много информации, но вся она не систематизирована. Чтобы информация была действительно полезной, ее надо обобщить.

Подведение итогов — процесс, состоящий из поиска ответов на интересующие вопросы, скрытые в имеющихся данных.

1 Перекрестная таблица — это таблица, в которой информация группируется всоответствии со значениями одного или нескольких полей и фактическиприводится к виду, аналогичному электронной таблице.

На рис. 2 изображена сводная таблица, созданная на основе базы данных. Здесь показана сумма вкладов по каждому из отделений и по каждому из типов счетов. Это всего лишь одна из сотен итоговых таблиц, которые можно создать на основе этих данных.

Рис. 2. Пример сводной таблицы

На рис. 3 изображена другая сводная таблица, созданная на основе тех же банковских данных. Она использует область страницы для элемента Клиент . В этом случае сводная таблица отображает данные только для новых пользователей (значение Новый в поле Клиент ). Изменена ориентация таблицы (значение из поля Отделение показаны в строке, а из поля Тип — в столбце).

Рис. 3. Сводная таблица, которая использует поле страницы

Данные, по которым подводятся итоги, должны быть представлены в форме базы данных. База данных может находиться на рабочем листе (такую базу данных называют табличной или списком) или в файле внешней базы данных. Хотя Excel может преобразовать любую базу данных в сводную таблицу, подобная операция будет иметь смысл не для любой базы данных.

Поля в табличных базах данных (списках) могут относиться к одному из двух

• Данные. В полях этого типа содержатся значения. Например, поле Счет (см.

• Категория. Поля этого типа описывают данные. Например, поля Дата , Тип , Открыл и Клиент описывают данные поля Счет (см. рис. 1).

Простая табличная база данных может иметь любое количество полей данных и любое количество полей категорий. При создании сводной таблицы обычно необходимо подвести итог по одному или нескольким полям данных. Что касается значений в полях категорий, то они появляются в сводной таблице в виде полей строк, столбцов или страниц.

Однако создание сводных таблиц в Excel может быть полезным даже для базы данных, не содержащих числовых полей данных. Например, база данных, показанная на рис. 4 не содержит числовых полей. Можно создать полезную сводную таблицу, которая будет считать количество полей, а не суммировать их.

На рис. 5 представлена сводная таблица, созданная на основе этих данных: для полей Город и Пол создана перекрестная таблица данных, которая показывает, сколько жителей мужского и женского пола участвовали в отросе.

3. Создание сводных таблиц

Для создания сводной таблицы можно воспользоваться средством Мастер сводных

таблиц и диаграмм. Чтобы получить доступ к этому средству, необходимо выполнить команду Данные → Сводная таблица.

Если выполнить эту команду, то появится первое из трех диалоговых окон (рис. 6). На этом этапе определяется источник данных.

Рис. 6. Диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 1 из 3

При работе с Мастером сводных таблиц и диаграмм в зависимости от местоположения исходных данных вид диалоговых окон этого мастера может быть различен. В этом разделе предполагается, что исходные данные находятся или на листе Excel , или во внешней базе данных.

1. Данные в списке Excel. Чаще всего анализируемые данные хранятся в базе данных рабочего листа, который называется списком . База данных, хранящаяся в рабочем листе, не может иметь больше 65 535 записей и 256 полей. В первой строке базы данных должны содержаться названия полей. Данные могут состоять из чисел, текста или формул.

2. Данные во внешнем источнике данных. Если для создания сводной таблицы используется внешняя база данных, то данные вводятся в рабочий лист с помощью отдельного приложения Microsoft Query , входящего в поставку Excel или Office . Можно использовать файлы dBASE , данные SQL -сервера или другие источники. Выбор источника данных осуществляется на втором шаге работы Мастера сводных таблиц и диаграмм .

3. Данные в диапазонах консолидации. Сводные таблицы можно также создавать на основе информации, находящейся в нескольких таблицах. Тогда создание сводной таблицы эквивалентно объединению информации из этих таблиц. В этом случае преимущество сводных таблиц перед методами консолидации заключается в том, что можно работать с объединенными данными, используя все средства и возможности сводных таблиц.

Читайте также:  Простата анализ какие надо сдать

4. Данные в другой сводной таблице. Excel позволяет создавать сводную таблицу из созданной ранее сводной таблицы. На самом деле это не совсем верно. Сводная таблица, которая создается, помогает анализировать исходные данные, использовавшиеся для построения первой таблицы (а не данные самой сводной таблицы).

Если активная рабочая книга не имеет никаких сводных таблиц, эта возможность недоступна.

Если необходимо создать несколько сводных таблиц, используя один и тот же набор данных, более эффективно (с точки зрения использования памяти) создать первую сводную таблицу, а затем использовать эту таблицу как исходную для последующих сводных таблиц.

Чтобы перейти к следующему этапу работы Мастера сводных таблиц и диаграмм , щелкните на кнопке Далее . На втором шаге этот мастер выдает запрос об источнике исходных данных. Вид диалогового окна будет зависеть от сделанного выбора в первом окне. На рис. 7 показано диалоговое окно, появляющееся в случае, если на первом этапе в качестве источника данных был выбран список на рабочем листе Excel .

Рис. 7. Диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 2 из 3

Если при выполнении команды Данные → Сводная таблица табличный курсор находился на одном из элементов списка, то Excel автоматически определит диапазон ячеек базы данных на втором этапе работы Мастера сводных таблиц и диаграмм . Чтобы открыть другой рабочий лист и выбрать диапазон ячеек, надо щелкнуть на кнопке Обзор . Чтобы перейти к третьему этапу, надо щелкнуть на кнопке Далее .

Последнее диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм показано на рис. 8. Здесь необходимо указать местоположение создаваемой сводной таблицы.

Рис. 8. Диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 3 из 3

Если выбрать переключатель Новый лист , то Excel вставит новый рабочий лист для сводной таблицы в текущую рабочую книгу. Если выбран переключатель Существующий лист , то сводная таблица появится на текущем рабочем листе (можно указать ее положение на листе).

Если в этом окне мастера щелкнуть на кнопке Параметры , то откроется диалоговое окно Параметры сводной таблицы (рис. 9), в котором можно определить параметры отображения данных в сводной таблице. Щелкните на кнопке ОК для возврата в диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм .

Рис. 9. Диалоговое окно Параметры сводной таблицы

Это диалоговое окно содержит следующие опции:

• Имя . Это поле позволяет определить название сводной таблицы. Excel по умолчанию назьшает их СводнаяТаблица1 , СводнаяТаблица2 и т.д.

• Общая сумма по столбцам . Установите флажок этой опции, если необходимо подвести общие итоги по столбцам.

• Общая сумма по строкам . Установите флажок этой опции, если необходимо подвести общие итоги по строкам.

• Автоформат . Если необходимо применить средство автоматического форматирования Excel , то установите этот флажок. Excel будет использовать автоматическое форматирование, даже если вы измените макет таблицы.

• Включать скрытые значения . Установите флажок этой опции, если необходимо включать скрытые элементы поля страницы в промежуточные итоги.

• Объединить ячейки заголовков . Установите флажок этой опции, если необходимо объединить ячейки для внешних заголовков строк и столбцов. В результате таблицу будет легче читать.

• Сохранять форматирование . Установите флажок этой опции, если необходимо сохранять любое ваше форматирование при изменении сводной таблицы.

• Повторять подписи на каждой странице печати . Установите флажок этой опции, если необходимо, чтобы заголовки строк печатались на каждой странице отчета сводной таблицы.

• Макет страницы . С помощью этой опции можно указать порядок следования полей страниц.

• Число полей в столбце . С помощью этой опции можно указать количество выводимых полей страницы в строке или столбце перед выводом следующей строки или столбца.

• Для ошибок отображать . Можно указать значение, которое будет выводиться

в ячейках сводной таблицы при возникновении ошибки.

• Для пустых ячеек отображать . Можно указать значение, которое будет выводиться в пустых ячейках.

• Печать заголовков . Установите флажок этой опции, если необходимо на каждой странице отчета сводной таблицы распечатывать заголовки столбцов.

• Сохранить данные вместе с таблицей . Если эта опция активизирована, то

Excel сохраняет дополнительную копию данных, которая называется «кэш сводной таблицы», вместе с рабочей книгой. Это позволяет гораздо быстрее пересчитывать сводную таблицу при ее изменении. Если на вашем компьютере не хватает оперативной памяти, снимите флажок этой опции, тогда обновление будет происходить немного медленнее.

• Развертывание разрешено . Если данная опция активизирована, то после двойного щелчка на ячейке сводной таблицы выводятся дополнительные сведения для этой ячейки.

• Обновить при открытии . Если эта опция активизирована, то после открытия книги сводная таблица будет обновлена автоматически.

• Сохранить пароль . При использовании внешней базы данных, которая требует пароля, эта опция позволяет сохранить пароль как часть запроса, после чего не требуется его ввод.

• Фоновый запрос . Если эта опция активизирована, то запрос к внешней базе данных будет выполняться в фоновом режиме, и вы сможете продолжить работу в Excel .

• Оптимизировать память . С помощью этой опции можно уменьшить общее количество памяти, которая используется при обновлении запроса к внешней базе данных.

Для создания макета сводной таблицы Excel предоставляет два способа:

• с помощью мастера сводных таблиц и диаграмм;

• самостоятельно на рабочем листе с использованием инструментов панели

Рис. 10. Панель инструментов Сводные таблицы

Создание макета сводной таблицы с помощью мастера

При щелчке в последнем диалоговом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм на кнопке Макет будет открыто диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — макет , показанное на рис. 11. В этом окне поля базы данных представлены в виде кнопок, которые расположены в столбце в правой части диалогового окна. Необходимо перетащить кнопки в соответствующие области макета сводной таблицы.

Макет сводной таблицы имеет четыре области:

• Строка . Значения поля, помещенного в эту область, используются в качестве заголовков строк в сводной таблице.

• Столбец . Значения поля, помещенного в эту область, используются в качестве заголовков столбцов в сводной таблице.

• Данные . Поле, для которого подводятся итоги в сводной таблице.

• Страница . Значения поля, помещенного в эту область, используются в качестве заголовков страниц в сводной таблице.

В каждую из этих областей можно перетащить любое количество полей, все поля использовать не обязательно. Неиспользованные поля не будут присутствовать в сводной таблице.

При перетаскивании кнопки поля в область данных Мастер сводных таблиц по умолчанию применит функцию СУММ , если поле содержит числовые значения, и функцию СЧЁТ — если поле содержит нечисловые значения.

Рис. 11. Диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм — макет

Для настройки отображения какого-либо поля нужно дважды щелкнуть на нем. Можно указать для конкретного поля функцию подведения итогов — подсчет количества значений или какую-либо другую. Можно также определить, какие элементы поля не показывать или пропустить. Однако эти настройки можно сделать и после создания сводной таблицы.

Если случайно перетащили поле не в ту область, то необходимо выведите его за пределы макета, чтобы удалить из области. На рис. 12 показано диалоговое окно после перетаскивания некоторых кнопок полей в сводную таблицу. Эта сводная таблица будет отображать сумму по полю Счет в зависимости от типа счета (поле строки Тип ) и клиента (поле столбца Клиент ). А поле Отделение будет использоваться в качестве поля страницы. Чтобы вернуться к диалоговому окну Мастера сводных таблиц и диаграмм , нужно щелкнуть на кнопке ОК .

Рис. 12. Готовый макет сводной таблицы

Создание макета сводной таблицы с помощью панели инструментов

В Excel можно создать макет сводной таблицы непосредственно на рабочем листе, используя для этого инструменты панели Сводные таблицы . Этот способ очень похож на вышеописанный, так как и здесь для создания макета надо просто поместить нужные поля базы данных в нужные области сводной таблицы.

Выполните два первых шага Мастера сводных таблиц и диаграмм . Укажите местоположение сводной таблицы во втором диалоговом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм и щелкните на кнопке Готово в этом окне. Excel отобразит в рабочем листе шаблон сводной таблицы, как показано на рис. 13.

Рис. 13. Готовый макет сводной таблицы

Перетащите кнопки полей с панели Список полей сводной таблицы в нужную область макета таблицы. Как только какое-либо поле будет помещено в область данных, Excel перейдет от представления шаблона к представлению сводной таблицы, хотя вы можете и дальше перемещать отдельные поля с панели инструментов в нужные области сводной таблицы. Поэтому имеет смысл помещать поля в область данных в самую последнюю очередь, когда заполнены все остальные области сводной таблицы.

Если вы сделали ошибку и поместили какое-либо поле не в ту область сводной таблицы, которую запланировали, просто перетащите это поле в нужную область или за пределы шаблона. Все поля остаются на панели Список полей сводной таблицы , даже если вы перетащили их в шаблон таблицы.

Для завершения создания сводной таблицы щелкните на кнопке Готово в третьем диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм , если таблица создавалась с помощью мастера, или поместите нужные поля в область данных, если сводную таблицу вы создавали самостоятельно без помощи мастера.

4. Работа со сводными таблицами

Созданная сводная таблица не является статистическим объектом. Ее можно изменять и настраивать, пока она не будет выглядеть так, как нужно. При работе со сводными таблицами очень полезна панель инструментов Сводные таблицы . Эта панель инструментов появляется автоматически при активизации рабочего листа, содержащего сводную таблицу.

Изменение структуры сводной таблицы

Сводная таблица, отображаемая на рабочем листе, имеет спикок полей. Любой элемент можно перетащить в другое место сводной таблицы. Перетаскивая элемент, можно также изменить порядок полей в областях строк и столбцов. Это действие повлияет на порядок вложения полей и может очень сильно изменить внешний вид таблицы.

Сводная таблица является специальным типом диапазона, и, кроме нескольких исключений, в нее нельзя вносить изменения. Например, нельзя вставлять или удалять строки, редактировать содержимое отдельных ячеек или перемещать сами ячейки. Если Вы попытаетесь сделать это, то Excel выдаст соответствующее предупреждение.

Чтобы удалить поле из сводной таблицы, просто щелкните на элементе поля и перетащите его за пределы сводной таблицы. Кнопка поля будет перечеркнута символом x. Отпустите кнопку мыши, и из таблицы будет исключено выбранное поле.

Если Вам необходимо добавить новое поле в сводную таблицу, выберите элемент этого поля на панели инструментов Сводные таблицы и перетащите его в нужную область сводной таблицы. Excel изменит сводную таблицу в соответствии с новым полем. Для вставки нового поля можно также использовать Мастер сводных таблиц и диаграмм. Выполните команду Данные → Сводная таблица. На экране появится третье диалоговое окно средства Мастер сводных таблиц и диаграмм. Щелкните на кнопке Макет и внесите изменение в макет сводной таблицы.

Обновление сводной таблицы

Сводные таблицы не содержат формул. Вместо этого Excel заново пересчитывает всю сводную таблицу каждый раз, когда ее изменяют. Если исходная база данных большая, то обновление сводной таблицы — весьма длительный процесс. Однако если база данных невелика, все изменения происходят почти мгновенно. Иногда требуется изменить исходные данные. Если Вы это сделали, то сводная таблица не изменится автоматически — ее необходимо обновить вручную. Для обновления сводной таблицы можно использовать один их следующих методов:

• Выберите команду Данные→ Обновить данные .

• Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной таблицы и выберите из появившегося контекстного меню команду Обновить данные .

• Щелкните на кнопке Обновить данные , которая расположена на панели инструментов Сводные таблицы

5. Настройка параметров полей сводной таблицы

Для полей сводной таблицы предусмотрено несколько опций. Чтобы получить доступ, просто дважды щелкните на кнопке поля или воспользуйтесь командой Параметры поля контекстного меню кнопки поля. На экране появится диалоговое окно

Вычисление поля сводной таблицы , показанное на рис. 14.

источник