Какие методы применяются для анализа ситуации

Ситуационный анализ – это комплексные технологии подготовки, принятия и реализации управленческого решения, в основе которых лежит анализ отдельно взятой управленческой ситуации. Методы ситуационного анализа призваны оказать ЛПР помощь в проведении анализа ситуации, установлении факторов, определяющих ее развитие, формулировке критериев и ограничений принятия управленческого решения. Фактически эти методы позволяют произвести сбор и обработку информации, необходимой для диагностики проблемы и формулировки критериев и ограничений принятия управленческих решений.

Методы ситуационного анализа предполагают генерацию экономических сценариев и детерминированное факторное моделирование реакции системы на сгенерированный сценарий, измеряемое по финансовым результатам системы. Всем сценариям в генеральной их совокупности присваиваются вероятностные веса. Таким образом, итоговый ожидаемый финансовый результат интерпретируется как математическое ожидание случайной величины показателя, распределенной в соответствии с исходным весовым распределением входных сценариев.

Метод ситуационного анализа в качестве объекта исследования использует новую ситуацию объекта управления. Типичными проблемами ситуативного характера являются, например, международные конфликты и кризисы. В случае рассмотрения проблем иного типа эффективны другие методы. Ситуационный анализ позволяет организовывать и направлять процесс активного сбора, оценки и переработки имеющейся первичной информации и воспроизводства новой, вторичной информации как аналитического, так и прогнозного характера. Ситуационный анализ проводится в три этапа (рис. 4.8).

Рис. 4.8. Этапы ситуационного анализа

На первом этапе назначают эксперта-руководителя ситуационного анализа, который отвечает на всех трех этапах за методологические, организационные и редакционные вопросы. Цель первого этапа – создание группой экспертов (максимум из шести человек) аналитического сценария ситуации как целостной динамической системы (подсистемы) с присущими ей внутренней структурой и внешними взаимосвязями.

Эта сценарно-редакционная группа вместе с ее руководителем уточняет формулировку темы (задания), разрабатывает и представляет на утверждение установочную записку и сценарий, анкеты для формализованного опроса экспертов, а также подбирает экспертов для второго этапа ситуационного анализа. Сценарий представляет собой разбиение исследуемой проблемы на ряд подпроблем, которые, в свою очередь, разбиваются на еще более частные подпроблемы и т.д. Каждая подпроблема любого уровня при разбиении должна члениться на множество непересекающихся подпроблем следующего уровня. В целом сценарий схематично представляет собой дерево с одним корнем (нулевой уровень). В идеальном случае (если в ходе коллективной экспертизы не появится необходимость переструктурирования проблемы) сценарий одновременно становится итоговым документом. Проблемы самого нижнего уровня формулируются как вопросы к экспертам. Совокупность вопросов, зафиксированная и утвержденная редакционной группой, представляется как анкета на втором этапе ситуационного анализа.

Второй этап, основной, начинается с вступительной речи руководителя-эксперта. Он напоминает основные правила проводимой экспертизы:

• • экспертиза неофициальна, поэтому каждый эксперт высказывает не точку зрения своей организации, а исключительно свое личное мнение как специалиста;
• • экспертиза анонимна в том смысле, что в итоговом документе высказанные точки зрения не соотносятся с конкретными фамилиями;
• • экспертиза конфиденциальна, поэтому содержание выступлений и сам факт проведения ситуационного анализа не подлежат разглашению ни устно, ни в открытой печати, а конспектирование в ходе коллективной экспертизы и вынос анкет формализованного опроса не разрешаются.

Затем эксперты поочередно выступают с десятиминутным «домашним заданием». Их выступления основываются на материалах (включая анкету), разосланных за несколько дней до второго этана. В ходе выступления эксперты озвучивают возникшие у них вопросы и обсуждают полученные ответы. Этот этап ситуационного анализа продолжается в зависимости от сложности проблемы один-два дня. Цель второго этапа – получение большого объема разноплановых экспертных оценок индивидуального и коллективного характера.

На третьем этапе ситуационного анализа, заключительном, редакционно-сценарная группа, включающая в себя по желанию руководителя и экспертов из основной группы, готовит заключительный аналитический документ. Руководитель ситуационного анализа утверждает его окончательную редакцию.

источник

Понятие ситуационного анализа.На этапе диагностики проблемы иформулировки критериев часто применяется ситуационный анализ. Ситуационный анализ — это комплексные технологии подготовки, принятия и реализации управленческого решения, в основе которых — анализ отдельно взятой управленческой ситуации.

Ситуационный анализ в противоположность технологиям стратегического управления исходит из конкретных ситуаций, проблем, возникающих в реальной деятельности организации, по которым должно быть принято управленческое решение.

Однако технологии ситуационного анализа позволяют не ограничиваться принятием управленческих решений в конкретной управленческой ситуации. Они позволяют, основываясь на более глубоком анализе ситуаций, установлении тенденций, закономерностей и факторов, определяющих их развитие, более обоснованно принимать долговременные управленческие решения, вплоть до корректировки стратегических целей организации.

Таким образом, если технологии стратегического управления ориентированы на движение управленческой мысли от общего к конкретному, то технологии ситуационного анализа — на движении от конкретного к общему [21, 25].

Основные составляющие ситуационного подхода:

■ изучение современных технологий ситуационного анализа;

■ предвидение последствий принимаемых решений;

■ интерпретация ситуации с выделением наиболее важных факторов (переменных) и оценкой возможных последствий их изменения;

■ принятие эффективного решения.

Одна из основных задач ситуационного анализа — установление не всех, а основных факторов, оказывающих существенное влияние на развитие ситуации, и отбрасывание тех факторов, которые существенного влияния оказать не могут.

Особенно актуально проведение ситуационного анализа при реше­нии сложных комплексных проблем, а также проблем, представля­ющих для организации особую важность.

Этапы ситуационного анализа.Следуя современному пониманию задач и возможностей ситуационного анализа, приведем описание его основных этапов, образующих единую технологию. При этом будем придерживаться следующей терминологии:

■ ситуация — это сочетание внутренних и внешних факторов, обстоятельств, условий, активных и пассивных действующих сил, требующее принятия соответствующих стратегических и важных тактических решений, определяющих деятельность организации, а также обеспечивающих предупреждение кризисных явлений. Предполагается, что ситуация развивается в соответствии с опре­деленными закономерностями («правилами игры») поддействием тех или иных внутренних механизмов и событий, происходящих вне организации;

■ направление — это область активной деятельности организации, в которой необходимо принятие важных управленческих решений или возможно возникновение кризисных ситуаций;

■ эталонная ситуация — типичная, характерная для данного направления ситуация, уже возникавшая ранее, по которой есть информация о принимавшихся решениях, действиях и результатах этих действий;

■ банк ситуаций — это систематизированная информация о ситуациях, хранящаяся, как правило, на машинном носителе, снабженная специальным инструментарием для эффективного хранения, поиска и актуализации (обновления)данных;

■ ЛПР — лицо либо орган, принимающие решения в анализируемой ситуации;

■ профильные проблемы — основные проблемы, которые оказывают влияние на развитие и оценку ситуации при ситуационном анализе;

■ оценочная система — включает информацию о факторах, определяющих ситуацию, об их сравнительной значимости, о шкалах для оценки значений факторов, пороговых значениях, решающих правилах;

■ индекс — обобщенный показатель, рассчитываемый с помощью оценочной системы и характеризующий состояние ситуации.

Основные этапы ситуационного анализа представлены на рис 3.1. Рассмотрим выделенные этапы подробнее.

Подготовка к ситуационному анализу.Подготовку к проведению ситу­ационного анализа целесообразно начинать с четкого определения ситуации принятия решения. Как известно, во многих случаях правильно поставленная задача — это половина успеха. А успех в данном случае — это прежде всего верно понятая ситуация и эффективное управленческое решение.

Необходимо, чтобы все специалисты, приглашенные к участию в проведении ситуационного анализа, однозначно и одинаково понимали цели проводимого анализа и стоящие перед ними задачи. Про­ведению ситуационного анализа может предшествовать подготовка необходимого информационного обеспечения, позволяющего лучше представлять ситуацию, ее сильные и слабые стороны, основные факторы, определяющие ее развитие. Иногда представляется целесообразной подготовка специальных аналитических отчетов для специалистов, участвующих в проведении ситуационного анализа, членов экспертной комиссии, сформированной для оценки ситуации и выработки альтернативных вариантов управленческих воздействий.

Современные технологии проведения ситуационного анализа, которые должны обеспечить достаточно полный и глубокий анализ ситуации и выработку обоснованных управленческих решений, требуют со­ответствующего методического, организационного, информационного, компьютерного сопровождения. Чтобы обеспечить проведение си-; туационного анализа в соответствии с современными технологиями,, необходимо наличие рабочей группы, которая должна обеспечить орга­низационное сопровождение процедур ситуационного анализа, его тех­ническую сторону.

Обеспечение методического, информационного сопровождения, а также содержательной части компьютерного сопровождения лежит на

аналитической группе, в состав которой должны входить как технологи по организации и проведению ситуационного анализа, так и аналитики — специалисты, профессионально работающие в той области, которой принадлежит объект ситуационного анализа.

Одна из основных задач аналитической группы — четкое определение и постановка задачи ситуационного анализа для специалистов, приглашенных к участию в его проведении. При этом должны быть четко сформулированы цели анализа ситуации, цели подготовки альтернативных вариантов и выработки рекомендаций для принятия стратегических и тактических управленческих решений. Определение целей и постановка задачи ситуационного анализа осуществляются аналитической группой в процессе совместной работы с лицом, принимающим решения.

На этапе подготовки к проведению ситуационного анализа аналитической группой определяются профильные специализации экспертов первого уровня, необходимые для оценки ситуации по тем направлениям ситуационного анализа, которые определены при постановке целей проводимого анализа. Определяются требования, предъявляемые к экспертам второго уровня.

На подготовительном этапе осуществляется также подбор экспертов первого и второго уровней — формирование экспертных комиссий для проведения ситуационного анализа с учетом их профессиональной подготовки.

Одна из основных задач этого этапа — подготовка информации о ситуации, внутренних и внешних факторах, смежных проблемах и т. д., влияющих на ее развитие. Целесообразна подготовка содержательного описания ситуации, в том числе с помощью ключевых слов, что может оказаться полезным при формировании информационных потоков в процессе проведения ситуационного анализа.

Анализ информации.Анализ поступившей информации о ситуации принятия решения начинается с поиска возможных аналогов. Инфор­мация об аналогах представлена в виде некоторого числа эталонных ситуаций. Эталонная ситуация характерна тем, что о ней достаточно много известно, в частности то, какие решения принимались, каковы были результаты принятых решений и какие решения приводят к цели.

Если возникшая ситуация — одна из эталонных, то известно, как в ней надо действовать. Поэтому подготовка и принятие решения в такой ситуации, как выработка соответствующих рекомендаций, особого труда не вызывают. Информация об аналогичной эталонной ситуации передается экспертной комиссии для подготовки окончательного заключения.

После того как факторы установлены, определяется их сравнительная значимость, т.е. степень их влияния на развитие ситуации. Может быть предусмотрено формирование индексов — специальных оценочных систем, предназначенных для оценки ситуации с точки зрения лица, принимающего решение, и стратегических целей развития ситуации.

Для того чтобы было обеспечено реальное использование сформированных для проведения ситуационного анализа оценочных систем, необходимо определения шкал, в которых предполагается измерение каждого из основных факторов, включенных в оценочную систему.

После определения основных факторов, определяющих развитие ситуации, их сравнительной значимости и шкал, в которых предполагается измерение каждого фактора, можно переходить к формированию решающих правил для оценки ситуации.

Пороговые значения в решающем правиле соответствуют различным уровням состояния ситуации — от критического (недопустимого) до наиболее предпочтительного.

Пороговых значений в решающем правиле может быть несколько. В зависимости от того, какое значение приняла зависимость, характеризующая состояние ситуации, и как оно соотносится с пороговыми значениями, анализируемая ситуация получает ту или иную оценку, могут быть даны те или иные рекомендации по целесообразности действий, которые стоит предпринять. Именно с использованием решающих правил определяются состояния ситуации, в которых необходимо применение тех или иных управляющих воздействий.

Одна из основных задач этого этапа ситуационного анализа — проведение анализа ключевых профильных проблем ситуации, включая оценку:

■ перспектив развития ситуации в рамках рассматриваемых проблем.

Результат такого анализа — более четкое представление проблем, возникающих в связи со сложившейся ситуацией.

Анализ профильных проблем ситуации, позволяющий при принятии управленческих решений достаточно полно представить основные проблемы, которые должны решаться руководством организации, позволяет перейти к анализу ситуации в целом.

Проведение анализа ситуации в целом также предполагает оценку:

■ слабых и сильных сторон ситуации в целом;

■ перспектив развития ситуации.

Задача этапа анализа ситуации считается выполненной, если в результате его проведения лицо, принимающее решение, получает четкое, достаточно полное представление о ситуации, необходимое для принятия важных управленческих решений.

Если, основываясь на ситуационном анализе, руководитель или ана­литическая группа смогут увидеть путь, обеспечивающий достижение стоящих перед организацией целей с наименьшими затратами ресурсов, это будет самый лучший результат проведения ситуационного анализа.

Завершает этап анализа ситуации оценка устойчивости ситуации к возможным изменениям внешней и внутренней среды, к наиболее вероятным изменениям показателей, характеризующих динамику развития ситуации.

Разработка сценариев возможного развития ситуации.Разработка сце­нариев начинается с содержательного описания и определения перечня наиболее вероятных сценариев развития ситуации.

Для решения этой задачи может быть использован метод «мозговой атаки». Определение перечня наиболее вероятных сценариев развития ситуации формирует основную направленность аналитической работы. Наиболее распространенные способы разработки сценариев, в том числе и те, которые будут приведены при рассмотрении методов прогнозирования, предполагают формирование перечня основных факторов, влияющих на развитие ситуации.

С использованием выявленных факторов формируются модели развития ситуации. При формировании моделей ситуации могут использоваться индексы, характеризующие ее состояние.

Различные варианты изменения значений факторов в соответствии с разработанными моделями приводят к различным вариантам изменения ситуации — различным сценариям ее развития. Естественно, что в первую очередь будут рассматриваться те изменения факторов, которые представляются экспертам наиболее вероятными. Ожидаемые изменения основных факторов, характеризующих развитие ситуации, служат основой для разработки прогноза. Прогнозные оценки изменения« основных факторов определяются экспертами. При определении динамики изменения значений факторов может использоваться метод построения экспертных кривых. Согласно этому методу эксперты последовательно указывают критические моменты времени, в которые могут произойти изменения тенденций развития ситуации, скачки в значениях факторов и т.д. После того как определены критические точки, экспертами определяются ожидаемые значения факторов в критических точках и ожидаемые тенденции изменения этих значений. Тем самым осуществляется разработка альтернативных сценариев развития ситуации.

Полученные результаты должны быть подвергнуты дополнительному анализу со стороны экспертов. Эксперты после досконального изучения динамики развития ситуации, высказываний суждений в защиту предлагаемого ими сценария развития ситуации, а со стороны оппонентов — возражений по поводу реальности того или иного варианта развития могут вносить коррективы. Разработанные варианты развития ситуации должны быть подвергнуты тщательному анализу с точки зрения выявления основных опасностей, рисков, сильных сторон, пер­спектив при развитии ситуации.

Результат работы экспертов на этом этапе — разработка экспертного прогноза изменения факторов и индексов, характеризующих ситуацию, представленного в виде наиболее вероятных сценариев развития ситуа­ции.

Этап завершается оценкой ожидаемой устойчивости ситуации для разработанных альтернативных сценариев ее развития.

Оценка ситуации. После того как определены наиболее вероятные сценарии возможного развития ситуации, выявлены основные опасности, риски, сильные стороны и перспективы, экспертами дается оценка с точки зрения возможности достижения целей, стоящих перед организацией.

Оценка развития ситуации на этом этапе дается как экспертами первого уровня в части профильных проблем, возникающих при ожидаемом развитии ситуации, так и экспертами второго уровня в части развития ситуации в целом с точки зрения достижения целей, стоящих перед организацией. Оценка ситуации может, в зависимости от предусмотренной процедуры, осуществляться экспертами индивидуально, а может — в процессе коллективной работы экспертной комиссии.

Параллельно с оценкой наиболее вероятных сценариев развития ситуации на этом этапе предполагается также генерирование предложений экспертами первого и второго уровней для выработки альтернативных вариантов стратегических и тактических решений в анализируемой ситуации.

Естественно, генерироваться должны именно те предложения, которые в максимальной степени могут обеспечить достижение целей, стоящих перед организацией. При генерировании предложений также рекомендуется использование метода «мозговой атаки» и другие методы организации и проведения экспертиз.

Если управленческие решения, принимаемые по результатам ситуационного анализа, представляют для организации большую важность, целесообразно проведение специальных экспертиз для сравнительной оценки альтернативных вариантов тактических решений по ключевым профильным проблемам ситуации и выбору наиболее предпочтительных из них.

Целесообразно проведение экспертиз по сравнительной оценке аль­тернативных вариантов стратегических и тактических решений для ана­лизируемой ситуации в целом и выбору из них наиболее предпочтительных экспертами второго уровня.

Основная цель проведения экспертиз на этом этапе — генерирование для дальнейшего рассмотрения и анализа обоснованных управлен­ческих решений и управляющих воздействий для достижения стоящих перед организацией целей.

Обработка данных и оценка результатов экспертизы.Разработка сце­нариев возможного развития ситуации требует соответствующей обра­ботки данных, в том числе математической. В частности, обязательная обработка данных, полученных от экспертов, требуется при коллективной экспертизе, когда необходимо определение результирующего мнения экспертов.

Обработка данных требуется при определении факторов, установлении зависимостей и индексов, характеризующих ситуацию. Математическая обработка данных требуется и при разработке прогнозов, когда строятся экстраполяционные зависимости, экспертные кривые, определяются наиболее вероятные тенденции изменения значений основных факторов и т.д.

Перечислим наиболее важные случаи, когда обработка данных необходима для определения результатов коллективных экспертных оценок в ситуационном анализе:

■ формирование экспертных комиссий;

■ отбраковка и систематизация информации;

■ формирование оценочной системы;

■ разработка экспертных прогнозов развития ситуации;

■ разработка альтернативных сценариев развития ситуации;

генерирование альтернативных вариантов стратегических и тактических решений;

■ сравнительная оценка альтернативных вариантов стратегических и тактических решений.

После того как предварительные данные экспертиз при ситуационном анализе получены, необходим их анализ.

Полученная экспертная информация анализируется сточки зрения согласованности мнений экспертов, участвовавших в экспертизе. Степень согласованности оценок экспертов позволяет судить о надежности результата экспертизы, а также получить содержательную интерпретацию основных точек зрения экспертов при наличии между ними расхождений.

При сравнительной оценке нескольких альтернативных вариантов возможного развития событий, управляющих воздействий и решений, с помощью которых они могут быть реализованы, возможно появление противоречий в оценках экспертов. Такие противоречия должны выявляться и по возможности устраняться.

В некоторых случаях целесообразной оказывается дополнительная проверка точности высказанных экспертами оценок. Оценка точности экспертных оценок бывает априорной, когда она проводится до наступления оцениваемого события, и апостериорной, если она проводится после наступления оцениваемого события.

Таким образом, обработка данных при анализе результатов экспертиз необходима:

■ для оценки согласованности экспертов;

■ оценки степени противоречивости экспертных оценок;

■ априорной и апостериорной оценки точности экспертных оценок.

Добиться повышения надежности полученных в результате экспертизы рекомендаций и предложений можно также путем сопоставления альтернативных вариантов стратегических и тактических решений, по­лученных с использованием различных методов обработки данных.

Если результаты обработки данных с помощью различных методов оказываются достаточно близкими, это повышает уверенность в надежности полученного результата. Если расхождения значительны, то имеет смысл установить причину возникших расхождений.

Полученные при обработке данных результаты, а также результаты оценки проведенных экспертиз используются при подготовке материалов для лица, принимающего решения (ЛПР), о проведенном ситуационном анализе.

Оценка результатов экспертизы, включая обработку данных при оценке качества экспертов, может использоваться и для расчета их рейтинга. На основании рейтинга экспертов принимаются решения о последующем привлечении экспертов к проведению ситуационного анализа.

Результат работы экспертов на этом этапе ситуационного анализа — оценка полученных при проведенном ситуационном анализе альтернативных вариантов управленческих решений, определение рекомендаций и предложений для ЛПР по результатам проведенной работы.

Подготовка аналитических материалов по результатам ситуационного анализа.Это заключительный этап. В нем подводится итог всей проде­ланной работы. Основная задача этого этапа в том, чтобы подготовить аналитические материалы, содержащие рекомендации по различным направлениям:

■ принятию стратегических и тактических решений в анализируемой ситуации;

■ контролю за исполнением решений;

■ сопровождению хода реализации принимаемых решений;

■ анализу результатов, включающему оценку эффективности принятых решений и их выполнения.

Вся работа по организации и проведению ситуационного анализа на всех этапах, его методическому и информационному сопровождению осуществляется аналитической и рабочей группами соответственно с поставленными перед ними задачами и делегированными им полномочиями.

Так, в частности, к числу задач, решаемых аналитической и рабочей группами, относятся:

■ разработка системы отслеживания критических ситуаций, требующих проведения ситуационного анализа;

■ создание мониторинга по отслеживаемым направлениям деятельности;

■ подбор, адаптация и разработка методов анализа и систематизации информации;

■ подбор и адаптация модуля статистического анализа данных;

■ определение и актуализация перечня отслеживаемых направлений деятельности;

■ определение эталонных ситуаций для каждого отслеживаемого направления деятельности;

■ формирование и актуализация банка ситуаций (как эталонных, так и проанализированных ранее);

■ формирование и актуализация банка экспертов;

■ подготовка инструментария (включая математический аппарат) для определения факторов, характеризующих развитие ситуации, и индексов оценки их состояния;

• определение и актуализация факторов, характеризующих состояние ситуации, оценка их сравнительной важности, разработка индексов оценки ситуации;

■ подбор и адаптация методов формирования оценочных систем;

■ подбор и адаптация методов организации, проведения и определения ■ результатов «мозговой атаки» по оценке ситуации, включая:

■схемы достижения стабилизации мнений и прекращения

■ определение выработанных альтернативных вариантов;

■ методы экспертного прогноза изменения показателей и индексов, характеризующих ситуацию;

■ методы разработки сценариев;

■ методы определения результатов коллективных экспертных

■методы оценки согласованности экспертных суждений и определения «коалиций» экспертов-единомышленников;

■ методы оценки качества экспертных заключений, включая

■ методы анализа чувствительности ситуации.

Эффективное использование ситуационного анализа для решения управленческих проблем, представляющих особую важность для орга­низации, невозможно сегодня без соответствующего компьютерного сопровождения.

Проведение ситуационного анализа на современном технологическом уровне требует разработки и использования банков данных (ситуаций, сценариев, экспертов, результатов ситуационного анализа поступившей информации) и специальных автоматизированных систем, предназначенных для обработки данных и сопровождения основных процедур ситуационного анализа. К числу таких систем относятся:

■ автоматизированные системы поддержки ситуационного анализа, основанные на методе аналогий;

■автоматизированные системы диагностики ситуаций, обработки статистической информации, многомерного шкалирования, факторного анализа, кластер-анализа;

■ автоматизированные системы оценки ситуаций;

■ автоматизированные системы экспертного оценивания, предназначенные для получения, обработки и анализа экспертной информации, и др.

Если при выработке управленческих решений в организации ситуационный анализ занимает значительное место и проводится регулярно, то целесообразно создание специальной организационной структуры, основной задачей которой будет обеспечение и сопровождение ситуационного анализа. В частности, может оказаться целесообразным создание центра ситуационного анализа или ситуационной комнаты.

Методы ситуационного анализа.В ситуационном анализе разработаны универсальные технологии, методы, приемы, которые могут быть полезны не только для одной отдельно взятой ситуации принятия решения, но и для целого класса ситуаций. При проведении ситуационного анализа используются специально разработанные технологии, базирующиеся в значительной степени на использовании современных методов получения, анализа и обработки экспертной информации.

Рассмотрим некоторые из них.

Кейс-метод.Пошаговый разбор ситуаций (кейс-метод) — эффективный способ анализа управленческих ситуаций [27]. В этом случае предлагаемые ситуации должны быть близки к проблемам, с которыми менеджерам приходится сталкиваться в жизни. Навыки, полученные в результате анализа, могут пригодиться в дальнейшей практической деятельности.

Анализ состоит из четырех шагов:

1) индивидуальная подготовка анализа;

2) неформальное обсуждение отдельными группами;

4) обобщение результатов обучения в конце занятия. Основные рекомендации при анализе кейса:

■ прочитайте изложение ситуации быстро, практически просмотрите ее, попытайтесь ответить на вопрос: «О чем идет речь и какая информация требует анализа?»;

■ прочитайте изложение ситуации очень внимательно и по ходу чтения выделите ключевые моменты;

■ сформулируйте основные, по вашему мнению, проблемы, которые должен решить менеджер;

■ прочитайте еще раз, выделяя необходимую информацию по каждой проблеме;

■ продумайте набор рекомендаций, которые подкреплялись бы анализом данных, представленных в ситуации.

Общая схема анализа ситуаций:

1) краткое изложение событий — краткий пересказ ситуации (в письменной форме), который помог бы человеку, не знакомому с самой ситуацией, понять суть происходящего;

2) проблема — краткая формулировка проблемы (задачи), стоящей в данный момент перед руководством компании или отдельным менеджером. Формулировка должна иметь вид законченного предложения, содержащего подлежащее и сказуемое. Как правило, это фраза типа: «Кто-либо должен что-либо сделать»;

3) характеристика действующих лиц — характеристика участников (описание их достоинств и недостатков) с использованием информации, почерпнутой из описания ситуации;

4) хронология событий — изложение происшедших событий так, что наиболее поздние по времени события находятся в начале хронологии, а наиболее ранние — в конце;

5) конфликт — ответ на вопрос, обострения какого рода противоречий послужили причиной конфликтной ситуации. Отдельное внимание следует уделить глобальной ситуации на предприятии, которая скрывается за небольшим, локальным конфликтом;

6) варианты решения проблемы — оценка всех возможных вариантов решения проблемы, определение достоинств и недостатков каждого из предложенных вариантов;

7) рекомендации — более подробное, чем на шестом этапе, рассмотрение и обоснование целесообразности выбранного варианта действий;

8) план по осуществлению выбранного варианта действий — изложение сути шагов, которые необходимо предпринять, чтобы успешно разрешить проблему.

Результатами обсуждения должны служить ответы наследующие вопросы:

■ кто в данной ситуации действующее лицо;

■ каковы его (ее) цели (скрытые, явные);

■ какие решения (скрытые или явные) я должен принять;

■ каковы проблемы, с которыми я сталкиваюсь;

■ какие возможности у меня есть и на какой риск я иду, будучи на месте главного действующего лица;

■ какими данными для принятия решения я обладаю;

■ какие альтернативные подходы к решению проблемы имеются?

«Мозговая атака». Метод «мозговой атаки» — один из основных, ис­пользуемых в организации и проведении экспертиз[22,25,41]. Значительная роль при осуществлении «мозговой атаки» принадлежит руководителю, возглавляющему заседание экспертной комиссии. В реальной производственной деятельности это может быть совещание, которое созвано руководителем для обсуждения той или иной возникшей проблемы и установления основных факторов, определяющих ее дальнейшее развитие с целью выработки и принятия управленческих решений.

«Мозговая атака» в ситуационном анализе, как правило, состоит из двух туров.

В первом туре происходит генерирование идей, а во втором — обсуждение выявленных идей, их оценка и выработка коллективной точки зрения.

Первый тур проводится так, чтобы каждый из присутствующих мог свободно высказать свое мнение о том, что, с его точки зрения, определяет развитие ситуации, в соответствии с какими закономерностями идет ее развитие, какие управляющие воздействия со стороны руководства организации могут оказаться эффективными и привести к цели. В этом туре руководителю необходимо поддерживать любое из высказываемых мнений, давая возможность высказавшему его более полно представить свою точку зрения и развить ее. При этом должна поддерживаться атмосфера доброжелательности, освобождающая высказывающегося от излишней скованности.

Любая высказанная идея должна быть обсуждена и не может объявляться ложной, даже если она представляется ведущему заседание заведомо бесперспективной. Если в процессе «мозговой атаки» в первом туре руководитель поддерживает лишь перспективные, с его точки зрения, идеи, то нередко это приносит худшие результаты.

Подчеркнем, что задача первого тура «мозговой атаки» при определении факторов, влияющих на развитие ситуации, состоит в том, чтобы получить возможно более полную картину о факторах, которые могут влиять на ситуацию.

Во втором туре необходимо из выявленных в первом туре факторов оставить лишь наиболее существенные. Для того чтобы сделать это обоснованно и выбрать среди них действительно определяющие, необходимо их критически оценить.

Здесь может быть использован так называемый метод суда [25]. Уча­ствующие в проведении второго этапа специалисты делятся на сторонников и противников высказанного мнения.

Сторонники пытаются привести необходимые доказательства пользы высказанной точки зрения, а противники — их опровергнуть. Руководитель, основываясь на результатах обсуждения, принимает окончательное решение о включении того или иного фактора в число действительно определяющих развитие ситуации.

Если в процессе проводимого ситуационного анализа окажется, что некоторые факторы были неоправданно причислены к числу основопо­лагающих, они будут исключены. Если же выявятся дополнительные существенные факторы, они могут быть также включены в число основных.

Двухтуровое анкетирование.Установление факторов, определяющих развитие ситуации, необязательно предполагает использование процедуры открытого обсуждения.

В ряде случаев более целесообразным оказывается использование метода двухтурового анкетирования, при котором предполагается индивидуальная работа специалистов по установлению наиболее важных факторов [25, 26].

В первом туре двухтурового анкетирования каждый из специалистов, приглашенных руководителем для участия в работе, заполняет специально разработанную анкету, в которой указывает факторы, определяющие развитие ситуации, и дает обоснование их отнесения к числу наиболее важных. Внесенные в анкету факторы ранжируются специалистом по степени их влияния на развитие ситуации.

Во втором туре проводится перекрестное рецензирование заполненных в первом туре анкет. Это означает, что анкеты, заполненные одним специалистом, оценивают другие и соглашаются либо не соглашаются со сделанными им оценками. Несогласие с мнением специалиста обязательно аргументируется. Специалисты, производящие оценку, также производят ранжирование представленных в анкете факторов.

Результаты второго тура обрабатываются аналитической группой, фор­мирующей на основании данных, представленных в анкетах, перечень факторов, которые, по мнению специалистов, определяют развитие ситуации. При этом учитываются результаты ранжирования факторов, указан­ных каждым из специалистов, а также оценивавшими его мнение другими специалистами. Аналитическая группа определяет также результирующее ранжирование факторов, указанных специалистами.

Вся полученная от специалистов информация после обработки ее аналитической группой поступает руководителю для принятия окон­чательного решения о факторах, определяющих развитие ситуации.

Факторный анализ. Воснове факторного анализа — предположение о том, что на основании статистических данных может быть получена аналитическая зависимость, отражающая степень влияния факторов и изменения их значений на плановые или фактические показатели, ха­рактеризующие ситуацию [25, 26].

Факторный анализ решает задачи определения:

■ факторов, необходимых для выявления всех существенных зависимостей, влияющих на развитие ситуации;

■ коэффициентов (называемых иногда нагрузками), характеризующих влияние каждого из выявленных факторов на показатели, отражающие состояние и развитие ситуации.

Применение метода факторного анализа позволяет на основе обработки статистической информации классифицировать факторы на существенные и несущественные, основные и неосновные, внутренние и внешние.

По результатам обработки статистических данных может производиться детализация либо, наоборот, укрупнение факторов.

Рассчитанные на основании обработки данных коэффициенты влияния каждого из выделенных факторов позволяют, с одной стороны,

определить ранжирование факторов по важности, т.е. расположить факторы в порядке убывания их важности, а с другой — получить формулу для расчета ожидаемых значений показателей, характеризующих ситуацию, при том или ином изменении значений факторов.

Благодаря полученным при использовании факторного анализа ре­зультатам можно более обоснованно оценивать ожидаемые изменения ситуации при тех или иных ожидаемых изменениях факторов вследствие наметившихся тенденций либо управленческих воздействий, целесообразность которых устанавливается в процессе использования технологий ситуационного анализа.

Многомерное шкалирование.Избыток информации о факторах, опре­деляющих развитие ситуации, нередко приводит к снижению качества проводимого ситуационного анализа. Основная задача метода многомерного шкалирования как раз и состоит в том, чтобы уменьшить число факторов, которые необходимо принимать во внимание при анализе и оценке ожидаемых изменений ситуации в результате тех или иных управленческих решений [22]. Напомним, что отказ от управляющего воздействия со стороны руководства организации — это также один из возможных вариантов управленческого решения.

Уменьшение числа факторов, которые необходимо принимать во внимание при ситуационном анализе, называется иногда понижением размерности задачи принятия решения.

Не менее важная задача, решаемая методом многомерного шкалирования, наряду с понижением размерности, — содержательная интерпретация получаемого набора факторов.

Исходной информацией при многомерном шкалировании могут служить оценка специалистами близости и различия различных вариантов развития ситуации. Они оцениваются с помощью различных значений показателей, характеризующих состояние ситуации. Исходное число предварительных частных критериев, как правило, превышает число действительно важных критериев. Отметим, что при использовании метода многомерного шкалирования факторы, действительно определяющие развитие ситуации, могут быть неизвестны. Они устанавливаются в процессе применения метода на основании математической обработки исходной информации.

Свое название метод многомерного шкалирования получил потому, что в результате преобразования исходной информации основные показатели, характеризующие изменение ситуации, оказываются оцененными по сравнительно небольшому числу факторов, измерены в сравнительно небольшом числе шкал. Каждый выделенный таким образом фактор получает со стороны специалистов, участвующих в проведении ситуационного анализа, содержательную интерпретацию.

Использование метода многомерного шкалирования способствует установлению наиболее существенных факторов, определяющих развитие ситуации.

«Мозговая атака» и двухуровневое анкетирование относятся к числу универсальных методов ситуационного анализа и могут использоваться не только для установления факторов, определяющих развитие ситуации, но и для решения других задач ситуационного анализа. Факторный анализ и многомерное шкалирование — два метода установления факторов, определяющих развитие ситуации, разработанные специально для решения этого класса задач.

К числу методов, которые также могут быть использованы в ситуационном анализе для установления факторов, определяющих развитие ситуации и степени их влияния на ее развитие, относятся методы формирования оценочных систем при многокритериальном оценивании, методы формирования обобщенных критериев (см. подробнее в главе, посвященной многокритериальному оцениванию) и др.

Другой важный момент — изучение механизмов взаимодействия факторов, воздействия подчас противоположно ориентированных сил, конкуренции и т.д.

Дата добавления: 2017-02-20 ; просмотров: 3310 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

источник

Ситуационный анализ дает возможность получить информацию о текущем положении объекта управления, основываясь на установлении основных факторов, которые влияют на динамику управленческой ситуации и характер оказываемого влияния.

Результаты ситуационного анализа используются при создании вариантов развития объекта управления, которые позволяют получить комплексное представление о положении объекта управления, а также путях его развития, и которое предшествует формированию стратегии. Ситуационный анализ предоставляет глубокое видение сложившейся управленческой ситуации, а также основных тенденций ее динамики, «правилам игры». Выделяя и проводя оценку ситуационных переменных, получаем данные для точного определения ожидаемой динамики развития управленческой ситуации с тем, чтобы выработать решения, которые учитывают динамику ее развития, соотношение сил и реальные возможности (рис. 1).

Рисунок 1 — Последовательность этапов ситуационного анализа

Подготовка к проведению ситуационного анализа подразумевает, прежде всего, четкость постановки задач и обеспечение нужной информацией аналитиков и экспертов, которые принимают участие в его осуществлении. Анализ информации о ситуации нужен для обеспечения использования методик анализа ситуации, который предполагает нахождение основных факторов, которые оказывают влияние на ее развитие для разработки вариантов ее наиболее возможного развития. Затем осуществляется экспертная оценка имеющейся управленческой ситуации, анализ полученных экспертизы данных и оценка итоговых результатов проведенного экспертного наблюдения. Заканчивается реализация ситуационного анализа подготовкой справочно-аналитических материалов для руководителей компании, в которых отражаются результаты, которые были получены в ходе ситуационного анализа.

Методики проведения ситуационного анализа, в отличие от методик SWOT-анализа, преимущественно используют специальные подходы для выявления факторов, которые влияют на развитие управленческой ситуации, а также степени их влияния. Согласно модели, которая представлена на рисунке 1, предлагается последовательное осуществление следующих этапов.

Подготовку необходимо начинать с четкого определения ситуации о принятии решения. Нужно, чтобы эксперты и специалисты, которые приглашенные для участия в проведении ситуационного анализа, одинаково и однозначно понимали цели и задачи осуществляемого анализа.

Перед проведением ситуационного анализа может проводиться подготовка нужного информационного обеспечения, которое позволяет лучше представить ситуацию принятия управленческого решения, основные факторы, влияющие на ее развитие. Оно может быть предоставлено в формате аналитического отчета и применяться при оценке ситуации и разработке альтернативных версий управленческих воздействий.

Для осуществления ситуационного анализа может быть создана рабочая группа, которая способна обеспечить его организационное сопровождение. Также может быть создана аналитическая группа в целях его методического обеспечения, оформления результатов ситуационного анализа и подготовки аналитических отчетов. Одной из основных задач аналитической группы является четкая постановка и определение задач для специалистов и экспертов, которые приглашены для участия в его проведении.

При осуществлении сложных экспертиз в аналитической группе могут быть определены эксперты первого уровня, выполняющие оценку ситуации по основным векторам проводимого анализа в целом, и эксперты второго уровня, выполняющие более детальную оценку по ряду аспектов, которым необходима профессиональная оценка.

Начинается с осуществления поиска возможных аналогов. Информацией об аналогах может являться информация об эталонных ситуациях, возникавших ранее, так как результаты осуществления принятых в них решений уже известны.

Если ситуация является одной из эталонных, то уже известно, как в ней необходимо действовать. Поэтому подготовка и принятие решения в данной ситуации большого труда не вызывает. Если появившаяся ситуация смежна с одной из эталонных ситуаций, то нужно оценить, какие различия имеются, и существенны ли они.

При большом объеме информации об исследуемой ситуации проводится экспертиза для отсева недостоверной или недостаточно содержательной информации. Необходимо исключить повторяющуюся информацию и составить классификацию поступившей.

Этап может заканчиваться подготовкой справочно-аналитического обзора об анализируемой ситуации и включать в себя следующую информацию:

• решения, которые принимались ранее в анализируемой ситуации и идентичные ей;
• механизмы их осуществления;
• осуществление контроля за ходом выполнения решений;
• сопровождение процесса их реализации;
• результаты оценки степени эффективности принятых решений и т.п.

Вся полученная информация используется на дальнейших этапах ситуационного анализа.

Если исследуемая ситуация не относится к числу эталонных, то определяются основные факторы, влияющие на ее развитие. В частности, для этого может быть использован метод «мозгового штурма». После того как установлены факторы, определяется степень их воздействия на развитие ситуации при помощи разрабатываемых специально систем оценки.

После того как определены базисные факторы развития ситуации и их весомость, могут быть определены правила оценки возможных вариантов развития ситуации. К примеру, если ожидаемый уровень прибыли находится в запланированном диапазоне, то нет необходимости в дополнительных управляющих воздействиях. В ином случае необходимо принять меры в целях более эффективной экономической деятельности организации.

Одной из основных задач этого этапа является проведение анализа профильных ключевых проблем ситуации, включая оценку существующих рисков и опасностей, и также перспектив в развитии ситуации.

Результатом этапа является более ясное представление о проблемах, которые необходимо решать предприятию из-за сложившейся управленческой ситуации.

Задача данного этапа считается выполненной, если по ее окончании руководитель имеет достаточно полную информацию о ситуации для возможности принятия решения о важных стратегических планах и путях выполнения стоящих перед компанией целей. Завершает этап анализа ситуации оценка устойчивости ситуации к вероятностным изменениям внутренней и внешней среды, а также оценка показателей, которые характеризуют динамику развития ситуации.

Используется метод «мозгового штурма». Сначала формируется список самых вероятных сценариев развития в анализируемой ситуации. На основании основных факторов, которые влияют на ее развитие, составляются сценарии. Каждому из вариантов изменения значений факторов соответствует определенный вариант изменения ситуации, то есть сценарий ее развития.

Первостепенно должны быть рассмотрены изменения значений тех факторов, которые признаны экспертами наиболее значимыми и вероятными. Ожидаемые изменения в значениях основных факторов являются основой для разработки плана по развитию ситуации, для чего, в частности, могут быть использованы методы экспертных кривых.

Согласно данному методу эксперты выделяют последовательно критические точки времени, в которые могут присутствовать тенденции изменения развития ситуации, вариация значений факторов и т.п. После того как выявляются критические точки вариации показателей, экспертами определяются ожидаемые значения данных факторов и тенденций к изменению данных значений в определенных точках.

Тем самым разрабатываются альтернативные сценарии развития ситуации. Получаемые результаты подвергаются дополнительному анализу. После анализа динамики развития ситуации экспертами могут быть внесены коррективы в составленные варианты ее развития.

Данный этап завершается оценкой ожидаемой устойчивости ситуации при реализации разработанных альтернативных сценариев ее развития.

Составляется оценка наиболее вероятных сценариев развития ситуации экспертами с точки зрения возможности по достижению целей, которые стоят перед компанией.

В зависимости от предусмотренной процедуры оценка может проводиться экспертами индивидуально либо в процессе коллективом экспертной комиссии.

Одновременно с оценкой наиболее вероятных сценариев развития ситуации на этом этапе предполагается формирование предложений возможных вариантов управленческих решений. Также здесь рекомендуется применение метода «мозгового штурма», хотя могут быть использованы и иные методы организации и осуществления экспертиз.

Целесообразно проводить сравнительную оценку возможных вариантов управленческих решений, которые могут быть приняты в исследуемой ситуации.

Основной целью экспертиз на данном этапе является разработка обоснованных управленческих решений и управляющих воздействий для достижения целей, которые стоят перед объектом управления.

Для формирования сценариев возможного развития ситуации нужно проведение соответствующей обработки данных, включая математическую. В частности, при проведении коллективной экспертизы обязательной является обработка результатов коллективного мнения экспертов:

• при структуризации информации;
• систематизации и отсеве информации;
• формировании оценочной системы;
• разработке экспертных прогнозов развития;
• разработке возможных сценариев развития ситуации;
• разработке альтернативных вариантов тактических и стратегических решений;
• сравнительной оценке возможных вариантов управленческих решений.

Обработка данных необходима при выявлении факторов и определении зависимостей, которые характеризуют ситуацию и тенденции ее изменений.

После того как предварительные данные результатов экспертиз получены, приступают к их анализу. Экспертная информация рассматривается с позиций согласованности мнений экспертов, участвовавших в экспертизе. Степень согласованности оценок экспертов позволяет судить о надежности результата экспертизы, а также содержательно интерпретировать основные точки зрения экспертов при расхождениях между ними.

Обработку данных при анализе и оценке результатов экспертизы могут использовать совместно с оценкой согласованности экспертов, в целях оценки уровня противоречивости экспертных оценок, а также апостериорной и априорной оценки уровня точности экспертных оценок.

Учитывая обработанные данные, а также результаты оценки экспертизы формируются материалы отчетов для руководства.

Данный этап — заключительный. Подводится итог выполненной работы. Его основная задача заключается в подготовке аналитических материалов, которые содержат ряд рекомендаций:

• по принятию управленческих решений в исследуемой ситуации;
• способам и методам их выполнения;
• контролю за выполнением решений;
• сопровождению процесса реализации принимаемых решений;
• анализу результатов, которые включают оценку уровня эффективности принятых решений и эффективности их выполнения.

Как правило, ситуационный анализ является весьма эффективным при его проведении с использованием технологий и специально разработанных методов. Данный анализ позволяет вырабатывать и принимать наиболее обоснованные управленческие решения, исходя из более глубокого анализа ситуации и динамики ее развития, а также позволяет предвидеть возможное появление кризисных ситуаций и принимать необходимые меры по их предотвращению.

Наиболее актуальным ситуационный анализ является в процессе решения комплексных проблем, которые представляют особую важность для организации при стратегическом планировании. Организация и осуществление ситуационного анализа, его информационное и методическое сопровождение могут быть закреплены за специально созданными аналитическими и рабочими группами, согласно поставленных перед ними задачами и делегированными полномочиями.

К числу этих задач, в частности, относятся:

• определение и актуализация перечня отслеживаемых направлений деятельности;
• создание мониторинга по анализируемым направлениям деятельности;
• определение выработанных альтернативных вариантов;
• формирование и актуализация банка ситуаций (как эталонных, так и проанализированных ранее);
• определение эталонных ситуаций для каждого отслеживаемого направления деятельности;
• подбор и адаптация модуля статистического анализа данных;
• подбор, адаптация и разработка методов анализа и систематизации информации;
• разработка системы отслеживания возникновения критических ситуаций, требующих проведения ситуационного анализа;
• формирование и актуализация банка экспертов;
• подбор и адаптация методов формирования оценочных систем;
• подбор и адаптация методов разработки сценариев;
• подготовка инструментария, включая математический аппарат, для определения факторов, характеризующих развитие ситуации, и индексов оценки их состояния;
• подбор, адаптация и разработка методов оценки качества экспертных заключений, включая оценку точности;
• определение и актуализация факторов, характеризующих состояние ситуации, оценка их сравнительной важности, разработка индексов оценки состояния ситуации;
• подбор и адаптация методов анализа чувствительности ситуации;
• подбор и адаптация методов организации, проведения и определения результатов мозговой атаки по оценке ситуации.

Эффективное применение ситуационного анализа для решения проблем управления, которые представляют особую важность для предприятия, не представляется возможным без соответствующего компьютерного обеспечения и специализированных автоматизированных систем, которые предназначены для обработки информации и сопровождения основных фаз ситуационного анализа.

К таким системам относятся автоматизированные системы поддержки ситуационного анализа, которые используют:

• метод аналогий,
• обработка экспертной информации при определении коллективных экспертных оценок
• автоматизированные системы оценки ситуаций,
• автоматизированные системы диагностики ситуаций,
• многомерное шкалирование,
• кластер-анализ,
• факторный анализ,
• обработка статистической информации,
• и т.д.

Если при разработке управленческих решений в компании ситуационный анализ проводится на регулярной основе, то необходимо создать специальную организационную структуру, которая будет заниматься сопровождением и обеспечением ситуационного анализа. Например, может оказаться необходимым формирование центра ситуационного анализа либо ситуационной комнаты.

источник