Меню Рубрики

Как провести анализ локальных актов

Локальные нормативные акты представляют собой одну из разновидностей правовых норм. Они разрабатываются в рамках банка на основе законодательства РФ и адресуются в первую очередь акционерам и персоналу.

Главный локальный нормативный акт банка — его устав. Принятие банком устава в соответствии со ст. 14 Федерального закона «О банках и банковской деятельности» является обязательным условием регистрации кредитной организации и получения лицензии на осуществление банковских операций.

Локальные нормативные акты, регламентирующие порядок обеспечения банковской тайны (которая охватывается понятием коммерческой тайны), вытекают из содержания Федерального закона «О банках и банковской деятельности», обязывающего банк хранить тайну (ст. 26), ГК РФ (ст. 857).

Конкретные меры по организации охраны конфиденциальности информации предусмотрены ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». В их число входит принятие банком локальных нормативных актов:

а) определяющих перечень информации, составляющей коммерческую тайну;

б) ограничивающих доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

в) регулирующих отношения по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров.

Государство не ограничивает количества и видов внутренних нормативных актов банка. Процедура принятия локальных нормативных актов установлена Федеральным законом от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее в данном параграфе — Закон об АО).

Утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов управления и контроля организации, закон отнес к компетенции общего собрания акционеров (подп. 19 п. 1 ст. 48, п. 2 ст. 85 Закона об АО). Совет директоров наделен правом утверждения внутренних документов, за исключением тех, утверждение которых отнесено Законом об АО к компетенции общего собрания акционеров, а также иных внутренних документов общества, утверждение которых отнесено уставом общества к компетенции исполнительных органов (подп. 13 п. 1 ст. 65 Закона об АО).

Важнейшим требованием к локальному нормотворчеству является безусловное соответствие принимаемых в его рамках внутренних нормативных документов общим принципам и конкретным предписаниям действующего законодательства.

Формирование системы локальных нормативных актов банка следует начинать с разработки и принятия Положения о локальных нормативных актах. Указанный документ должен служить инструментом реализации указанных выше требований путем установления основанного на принципах российского законодательства единого порядка создания, основных требований к форме и содержанию локальных актов и процедуре их принятия в акционерном обществе (банке). Положение утверждается советом директоров банка. Типовая структура Положения включает в себя:

2) виды локальных нормативных актов, принимаемых банком;

3) порядок разработки локальных нормативных актов;

4) порядок принятия локальных нормативных актов;

5) порядок изменения и отмены локальных нормативных актов;

6) ввод в действие локальных нормативных актов.

В настоящее время банки сформировали собственную внутреннюю систему норм, обеспечивающих механизм исполнения общих принципов и положений правовых актов государства на уровне хозяйствующего субъекта. Наличие такой системы является важным элементом защиты безопасности банка.

Отсутствие внутренних нормативных актов, устанавливающих режим защиты информации ограниченного доступа, делает невозможной ее правовую защиту как собственником, так и государством.[8]

ПАО «Уральский банк реконструкции и развития» — один из крупнейших банков Уральского региона. Залогом успешной работы банка является постоянное стремление к развитию. Он активно внедряет новые технологии в свою деятельность, разрабатывает программы для предприятий различных масштабов и сферы деятельности, а также частных лиц.

При прохождении практики была изучена структура предприятия, основные направления, нормативно-правовые акты, регулирующие деятельность кредитной организации, объемы реализации банковских продуктов.

Прохождение учебной практики в банке помогло мне выполнить цели и задачи поставленные изначально.

источник

Появление внутренних кадровых документов в той или иной мере обусловлено требованиями законодательства. Но Трудовой кодекс РФ не дает сколь-либо определенного их перечня или четкого набора требований. Попробуем разобраться, что такое локальный нормативный акт и чем он отличается от остальных кадровых документов.

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства. Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.

ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).

Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.

Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
  2. Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).
  3. Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
  4. Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).
  5. Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
  6. Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
  7. Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда (раздел X ТК РФ).
  8. Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
  9. График отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков. В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.

Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.

После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.

Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ). В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть. В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.

Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа. Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.

Бланк локального нормативного акта содержит:

  • название организации согласно учредительным документам;
  • наименование документа (положение, правила и пр.);
  • номер документа, дата и место его утверждения либо документ, которым он был утвержден;
  • виза согласования, если документ согласовывался с вышестоящими организациями;
  • специальная отметка, если есть приложения к документу;
  • виза утверждения руководителем;
  • дата, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания и если это не прописано в документе, который утверждает ЛНА.

Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя под роспись знакомить работников с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Большинство кадровых документов сотрудник изучает в момент принятия на работу (ст. 68 ТК РФ).

В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:

  • на предприятии утвержден новый локальный нормативный акт, касающийся непосредственно этого человека;
  • изменившиеся условия труда работника требуют дополнительно урегулировать трудовые отношения.

Утвержденного порядка, как знакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:

  • оформить отдельный журнал ознакомления работников с локальными документами;
  • к каждому ЛНА в качестве приложения составить лист ознакомления;
  • в качестве приложения к трудовому договору подготовить перечень ЛНА, с которыми знакомится сотрудник.

В части локальных нормативных актов работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы. От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов. Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.

источник

Отчет о прохождении

Педагогической практики студента — магистранта

Выполнил: студент 1 курса (магистратура),

Руководитель педагогической практики: А.И. Рожков

Анализ локальных нормативных актов и Устава ГБОУ г Москвы средней общеобразовательной школы №2016.

Устав ГБОУ г. Москвы средней общеобразовательной школы № 2016 (редакция №3) принят Управляющим советом Школы и утвержден распоряжением Департамента образования г. Москвы в 2011 году. То есть необходимые изменения в Устав, согласно новому ФЗ «Об образовании», внесены не были. Согласно ч.2 ст. 25, а также ч.2 ст. 29 вышеуказанного федерального закона, копии Устава и локальных нормативных актов содержатся в сети Интернет на сайте школы: http://schu2016.mskobr.ru/.

Устав состоит из 12 глав, а именно:

2. Предмет, цели и виды деятельности учреждения

3. Организация образовательного процесса

4. Правила приема обучающихся, порядок и основания отчисления обучающихся

5. Имущество и финансовое обеспечение деятельности учреждения

6. Организация деятельности и управление учреждением

7. Права и обязанности участников образовательного процесса

8. Порядок комплектования персонала

9. Международная деятельность учреждения

10. Реорганизация, изменение типа и ликвидация учреждения

11. Порядок изменения Устава

12. Локальные акты Учреждения

Рассматривая Устав данного общеобразовательного учреждения на соответствие требованиям ФЗ № 273 «Об образовании», необходимо отметить следующее:

1. В нарушение ч.2 ст.25, Устав школы № 2016 не содержит информацию о типе образовательной организации. Отсутствует полная информация о видах реализуемых образовательных программ с указанием уровня образования и направленности (присутствует частично). Пункты 2 и 4 части 2 статьи 25 ФЗ 273 соблюдены.

2. Согласно ч.5 ст. 26, Устав школы содержит сведения о структуре, порядке формирования, срока полномочий и компетенцию органов управления образовательной организации, порядок принятия им решения и выступлений в 6 главе Устава.

3. Порядок принятия локальных нормативных актов, в силу требований ч.1 ст. 30, не определен. В главе 12 отсутствуют необходимые изменения, содержится только список локальных актов.

4. Не внесены изменения закрепленные в ч.3 ст 52. В Уставе отсутствуют права, обязанности и ответственность работников образовательных организаций, занимающих должности инженерно-технических, административно-хозяйственных, производственных, учебно-вспомогательных, медицинских и иных работников, осуществляющих вспомогательные функции.

ФЗ № 273 «Об образовании» содержит меньше требований к Уставу в отличие от старого Закона РФ « Об образовании». В соответствии с этим целесообразно убрать большую часть глав и внести изменения, указанные выше, до 1 января 2016 года. Также стоит отметить, что требования к Уставу, установленные Федеральным законом от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», полностью соблюдены.

Были изучены локальные нормативные акты, принятые образовательным учреждением, а именно:

1. Правила внутреннего трудового распорядка принятые в 2014 году.

2. Документ об утверждении сроков каникул в 2015-2016 году.

Требования ч.2 и ч.3 ст. 30 ФЗ «Об образовании», а также норм Трудового законодательства полностью соблюдены. Однако, «Правила внутреннего трудового распорядка» выложены в Интернет частично (всего 6 станиц) и не содержат полного объема данных, необходимых для более точного анализа. Также отсутствуют необходимые реквизиты (порядковый номер) в обоих локальных нормативных актах.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:

источник

Автор: Е. В. Давыдова

Какие документы считаются локальными нормативными актами? Какие виды локальных актов выделяются? Что относится к обязательным локальным актам? На какой срок они могут утверждаться? В каких случаях локальный акт необходимо согласовывать с представительным органом работников? Что считается таким органом? В каком порядке осуществляется согласование? Каковы требования к оформлению локальных актов и их хранению? В каком порядке в них вносятся изменения?

В предыдущем номере нашего журнала мы рассказывали о таких документах, регулирующих отношения между работниками и работодателем, как соглашения в сфере труда. А сейчас поговорим о документах не менее важных, но которые, в отличие от соглашений, есть в каждой организации – это локальные нормативные акты. Разрабатывает и утверждает локальные акты работодатель. Однако в некоторых случаях участие в этом принимают и работники – через их представительный орган или профсоюз. О том, какие требования предъявляются к локальным нормативным актам, как они разрабатываются, в каком порядке согласовываются, утверждаются и в каком порядке происходит ознакомление с ними работников, расскажем в статье.

Читайте также:  Какие анализы сдавать для уролога

Исходя из ст. 8 ТК РФ локальный нормативный акт (далее – ЛНА) можно определить как внутренний документ организации, принимаемый работодателем в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, при принятии ЛНА необходимо учитывать мнение представительного органа работников. При этом согласование должно осуществляться только в порядке ст. 372 ТК РФ. Иначе ЛНА не подлежат применению. Кроме того, положения ЛНА не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

ЛНА обязательны для применения как работниками, так и работодателями. За несоблюдение положений ЛНА работниками они могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. Нарушение же работодателем положений ЛНА чревато для него привлечением к административной ответственности и судебными разбирательствами.

К ЛНА относятся положения, порядки, инструкции и т. п. При этом по некоторым признакам ЛНА можно разделить на различные виды, которые представим в виде схемы.

К обязательным относятся ЛНА, наличия которых требует трудовое законодательство, в частности:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
  • документ, устанавливающий систему оплаты труда (положение об оплате труда) (ч. 4 ст. 135 ТК РФ);
  • документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);
  • документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
  • акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. 57, 101 ТК РФ);
  • акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
  • акт, устанавливающий порядок и условия прохождения работниками подготовки или получения дополнительного профессионального образования, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на учебу, переобучение или повышение квалификации (ч. 2 ст. 196 ТК РФ);

Нормы о режимах рабочего времени могут быть утверждены отдельным документом либо включены в ПВТР.

  • правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
  • уставы и положения о дисциплине, введенные федеральными законами (ч. 5 ст. 189 ТК РФ) (например, Дисциплинарный устав таможенной службы Российской Федерации, утвержденный Указом Президента РФ от 16.11.1998 № 1396).

Вместо того, чтобы создавать отдельные ЛНА, можно включить в соглашения, коллективные или трудовые договоры те или иные положения, например, о конкретных размерах платы за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ).

Помимо обязательных ЛНА, по желанию работодателя в организации могут быть разработаны собственные ЛНА, не предусмотренные законодательством. Например, положение о добровольном медицинском страховании.

Сроки действия ЛНА Трудовым кодексом не установлены, поэтому они могут быть бессрочными или принятыми на определенный период.

В силу ст. 12 ТК РФ ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие ЛНА, он применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

ЛНА либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи:

  • с истечением срока действия (если срок был установлен);
  • с отменой (признанием утратившими силу) данного ЛНА либо отдельных его положений другим ЛНА;
  • с вступлением в силу закона или иного акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

В статье 13 ТК РФ сказано, что принимаемые работодателем ЛНА действуют в отношении сотрудников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы.

И здесь возвращаемся к видам ЛНА в зависимости от сферы их действия. Как было отмечено, ЛНА не обязательно распространяются на всю организацию или всех работников организации. Например, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о персональных данных действуют в отношении всего персонала. А вот положение о структурном подразделении – только на работников этого подразделения.

Действие ЛНА может распространяться на определенные категории сотрудников. Например, ЛНА о выездном характере работы распространяется только на сотрудников, которым такой характер работы установлен, а положение о дополнительных отпусках – только на тех, кому отпуска предоставляются.

Как уже было сказано, в некоторых случаях при принятии ЛНА работодатель должен учесть мнение представительного органа работников. Прежде всего это случаи, прямо установленные Трудовым кодексом. Но они могут быть установлены и другими федеральными законами, нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Итак, мнение представительного органа требуется при принятии ЛНА, устанавливающих:

  • порядок проведения аттестации работников (ст. 81 ТК РФ);
  • перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
  • разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
  • систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ);
  • конкретные размеры повышения оплаты труда (ст. 147 ТК РФ);
  • конкретные размеры повышения платы за работу в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
  • введение, замену и пересмотр норм труда (ст. 162 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);
  • формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, перечень необходимых профессий и специальностей (ст. 196 ТК РФ);
  • порядок применения вахтового метода (ст. 297 ТК РФ), в том числе возможность увеличения продолжительности вахты с одного до трех месяцев (ст. 299 ТК РФ).

На практике таких ЛНА обычно меньше, поскольку в одном акте могут быть объединены несколько случаев, требующих согласования с представительным органом, например, положение, устанавливающее систему оплаты труда, может включать в себя и конкретные размеры повышения оплаты труда, в том числе в ночное время.

Правила внутреннего трудового распорядка, которыми определяется в том числе режим труда и отдыха работников организации, также могут регламентировать вопросы, требующие согласования с профсоюзом, такие как введение и отмена режима неполного рабочего дня (смены) или неполной рабочей недели ранее срока, на который они были установлены (ст. 74 ТК РФ), привлечение к сверхурочной работе в случаях, не предусмотренных ст. 99 ТК РФ.

Обратите внимание, что в силу вышеперечисленных положений Трудового кодекса некоторые ЛНА требуется согласовывать не с представительным органом работников, а с выборным органом первичной профсоюзной организации, в частности ЛНА, устанавливающие разделение рабочего дня на части и порядок применения вахтового метода. В связи с этим возникает вопрос: как осуществляется согласование, если в организации есть профсоюз, а нет представительного органа работников (и наоборот)?

Представителями работников в отдельно взятой организации в силу ст. 29 ТК РФ являются первичные профсоюзы. Если же такового нет или он не объединяет более половины работников данного работодателя и не уполномочена представлять интересы всех работников, на общем собрании работников может быть избран иной представитель или представительный орган (ст. 31 ТК РФ).

Отвечаем на поставленный вопрос: представлять интересы работников при согласовании ЛНА может и профсоюз, и иной представительный орган. И если выборный орган первичной профсоюзной организации отсутствует, интересы работников будет защищать иной представительный орган.

Сразу возникает еще один вопрос: если в организации нет ни того, ни другого органа, должен ли работодатель предложить работникам его создать для согласования ЛНА?

Поскольку профсоюз является добровольным объединением, для его создания необходимо в первую очередь волеизъявление самих работников и иных лиц, которые могут быть членами профсоюза. Аналогичный подход применяется к созданию иного представительного органа работников. Кроме этого, Трудовой кодекс не содержит норм, устанавливающих обязанность работодателя по созданию представительных органов, как и норм, ограничивающих право работодателя издавать ЛНА при отсутствии в учреждении профсоюза или иного представительного органа работников.

Соответственно, если работниками организации не образован профсоюзный или иной представительный орган, все ЛНА работодатель принимает самостоятельно.

Некоторыми нормативными правовыми актами рекомендовано при формировании локальных актов организации создавать рабочие группы из числа работников. В частности, Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.08.2008 № 425н[1] предложено при организации работы по формированию примерного положения об оплате труда федеральным государственным органам и учреждениям создавать рабочие группы из числа специалистов главного распорядителя средств федерального бюджета, руководителей и работников финансового, экономического, правового и кадрового подразделений подведомственных учреждений соответствующего типа и представителей профессиональных союзов, других независимых экспертов.

Прежде всего отметим, что порядок разработки и утверждения ЛНА работодатель определяет сам, закрепив его в соответствующем документе, которым также может быть ЛНА или другой документ (например, приказ).

А вот процедура согласования с представительным органом работников регламентирована ст. 372 ТК РФ.

Итак, работодатель перед утверждением ЛНА должен направить его проект и обоснование по нему в представительный орган работников.

Принятие ЛНА по согласованию с представительным органом работников в случаях, не установленных Трудовым кодексом, может предусматриваться коллективным договором, соглашениями (ст. 8 ТК РФ).

Получив эти документы, представительный орган не позднее пяти рабочих дней со дня их получения должен направить работодателю ответ с мотивированным мнением по проекту в письменной форме. Если данное мнение не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, у работодателя есть два варианта действий:

  • он может согласиться с мнением и принять акт, скорректировав его;
  • если его данное мнение не устраивает, в течение трех дней после получения мнения работодатель может провести с представительным органом дополнительные консультации в целях формирования взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт. Однако в таком случае представительный орган может обжаловать решение работодателя в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Кроме этого, представительный орган имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном гл. 61 ТК РФ.

На основании жалобы (заявления) представительного органа государственная инспекция труда в течение одного месяца со дня ее получения проводит проверку в организации. В случае выявления нарушения она выдает работодателю предписание об отмене указанного ЛНА, обязательное для исполнения.

Несмотря на то, что трудовым законодательством специальных требований к оформлению ЛНА не установлено, есть ряд нормативных документов, устанавливающих подобные требования. В первую очередь это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[2] (далее – ГОСТ).

Согласно ГОСТ для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который содержит:

  • наименование организации. Указывается в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;
  • наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);
  • дату регистрации (дата утверждения) и регистрационный номер документа;
  • место составления документа;
  • визу согласования, если ЛНА проходил согласование с представительным органом работников или другими органами;
  • отметку о наличии приложений. Она делается в конце документа (например, «Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 10 л. в 1 экз.») и на самом приложении в правом верхнем углу (например, «Приложение № 1 к Положению о персональных данных работников ГБУ «Центр социальной помощи» от 13.01.2015»).

Структура локального акта, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, должностная инструкция и т. д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Страницы документа нумеруются со второй страницы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Заключительный момент оформления – утверждение ЛНА руководителем организации. Гриф утверждения ставится в правом верхнем углу. Акт может утверждаться приказом работодателя или личной подписью руководителя организации. Приведем образец визы согласования и утверждения.

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Итак, утвержденный ЛНА следует зарегистрировать в соответствующем журнале с присвоением порядкового номера и указанием даты введения в действие. Напомним, что ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом акте.

В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Принимаемых на работу ознакомить с ЛНА нужно до подписания трудового договора. При этом необходимо учитывать, что с содержанием утвержденного ЛНА должны быть ознакомлены те работники, на которых он распространяется.

Ознакомление может осуществляться путем оформления листов ознакомления в виде приложения к ЛНА, журнала ознакомления или любым другим способом. Приведем примерный образец журнала ознакомления.

Оригиналы ЛНА хранятся в одном месте. Как правило, это отдел кадров или канцелярия. Для структурных подразделений организации целесообразно сделать копии.

Что касается сроков хранения, в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, ЛНА хранятся в организации постоянно.

Поскольку в трудовое законодательство периодически вносятся те или иные изменения, изменять следует и положения ЛНА. Делать это можно путем утверждения самих изменений, оформленных в такой же форме, как сами акты. Если изменений много, удобнее утвердить новый ЛНА, а старый отменить. Для этого необходимо издать приказ, образец которого приведем ниже.

Порядок изменения ЛНА будет тем же, что и при их принятии. Если ЛНА принимался с учетом мнения представительного органа работников, то и изменения в нем должны пройти процедуру согласования ст. 372 ТК РФ.

Если изменения положений ЛНА повлекут за собой изменение определенных сторонами условий трудового договора (оплаты труда, режима рабочего времени и т. п.), необходимо получить согласие работника, предварительно уведомив его об этом за два месяца. Если работник не согласен с такими изменениями, работодатель может внести их в одностороннем порядке, руководствуясь ст. 74 ТК РФ, если изменения вызваны изменением организационных или технологических условий труда в организации.

Не забудьте ознакомить работников с такими изменениями под роспись.

Итак, руководствуясь трудовым законодательством и практикой его применения, можно выделить несколько этапов разработки локальных актов: разработка проекта ЛНА, согласование ЛНА с должностными лицами организации в соответствии с внутренними инструкциями, учет мнения представительного органа работников (в предусмотренных законодательством случаях), утверждение ЛНА и, наконец, введение ЛНА в действие.

Читайте также:  Географический язык какие анализы сдать

И практически на каждом этапе существуют определенные требования, которые работодатель должен соблюдать. Так, при разработке ЛНА следует в первую очередь руководствоваться нормами трудового законодательства (а также соглашений и коллективных договоров) и помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным этими нормами. При согласовании с профсоюзом надо четко соблюдать процедуру, предусмотренную ст. 372 ТК РФ, а при введении в действие ЛНА учитывать, что если с принятием данного акта изменяются организационные или технологические условия трудового договора с работников, то в силу ст. 74 ТК РФ он может вводиться в действие не ранее чем через два месяца после ознакомления работников с их содержанием. Кроме того, вовремя ознакомьте работников с ЛНА и изменениями в них, обеспечив подтверждение такого ознакомления.

[1] «Об утверждении Рекомендаций по разработке федеральными государственными органами и учреждениями – главными распорядителями средств федерального бюджета примерных положений об оплате труда работников подведомственных федеральных бюджетных учреждений». [2] Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

источник

Работа с входящими, исходящими и внутренними документами. Составление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Передача документов на исполнение, контроль исполнительской дисциплины. Система электронного документооборота.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru

С 10 июня по 23 июня 2015 года, я проходила практику в Администрации города Екатеринбурга, в Комитете по товарному рынку.

Практика является важнейшим элементом на этапе обучения в колледже. Она обеспечивает закрепление и расширение знаний, полученных при изучении теоретических дисциплин, владение навыками практической работы, а также приобретение опыта работы в трудовом коллективе. Прохождение практики является одним из важнейших этапов обучения студента.

Цель — закрепить и расширить теоретические знания по делопроизводству, ознакомиться с правилами работы Администрации.

Анализировать локальные нормативные акты в Администрации города Екатеринбурга по организации данного делопроизводства.

Изучить составление и оформление организационно-распорядительных документов данной организации

Зарегистрировать документы в различных формах

Изучить передачу документов на исполнение, контроль исполнительской дисциплины

Выполнить работы по оформлению и формированию дел

Объектом прохождения практики является комитет по товарному рынку занимающийся предпринимательской деятельности

Предмет: Организация работы муниципальных предприятий торговли и общественного питания

I.Характеристика профессии «делопроизводитель»

На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет её в структурные подразделения

Ведёт картотеку учёта прохождения документационных материалов

Осуществляет контроль над исполнением документов

Отправляет исполненную документацию по адресатам

Ведет учёт получаемой и отправляемой корреспонденции

Систематизирует и хранит документы текущего архива

Ведет работу по созданию справочного материала

Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации

Делопроизводитель должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы. По поведению делопроизводства на предприятии: основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

II.Нормативно правовая база работы делопроизводителя

Нормативно правовая база делопроизводителя — это нормативные документы необходимые для организации труда делопроизводителя, для организации работы с документами, для осуществления документооборота, а так же для регулирования архивного хранения документов.

Нормативно-правовая база делопроизводителя включает в себя следующие законы:

ФЗ «О государственном гербе РФ» от 25 декабря 2000 года №2

ФЗ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест прохождения товара» от 23 сентября №35 20-1

ФЗ №63 «Об электронной подписи»

ФЗ №149 «Об информации информационных технологиях и о защите информации»

ФЗ №98 «О коммерческой тайне»

ФЗ №125 «Об архивном деле в РФ»

ФЗ №152 «О персональных данных»

ФЗ №59 «О порядке рассмотрения граждан РФ»

Делопроизводитель должен опираться:

Типовую инструкцию по делопроизводству в Федеральных органах исполнительской власти (от 08.12.2005 года)

Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительской власти (ПП РФ от 15.06.2009 года №477)

Перечень типовых управленческих документов образующих в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации с указанием сроков хранения

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

ГОСТРИСО № 9001-2000 «Системы менеджмента качества. Основные требования»

ГОС РИСО 15 489-1-2007 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»

Локальные нормативные акты: Коллективный договор, должностная инструкция, инструкция по делопроизводству

III.Характеристика документооборота. Работа с входящими, исходящими и внутренними документами

Документооборот — движение документов в организации с момента поступления или создания до завершения исполнения, помещения в дело либо отправки (ГСДОУ)

Принципы организации документооборота:

Прохождение документов должно быть оперативным

Каждое помещение документа должно быть оправданно

Прохождение документов их обработки должны быть единообразными

Документ-это зафиксированная на носителе информация, позволяющая её идентифицировать

В организации выделяют три группы документопотоков:

Входящие (документы из вышестоящих органов, органов власти и других организаций)

Исходящие (официальные документы, отправляемые из организации)

Внутренние (официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации)

Объем потока — это количество документов, которое проходит или обрабатывается делопроизводителем за какой-либо период.

Структура потока определяется разновидностью документов, авторством и другими характеристиками.

Режим потока определяется периодичностью движения документов через канцелярию, секретаря, делопроизводителя.

Учет документа осуществляется с целью получения данных для расчёта штатной численности персонала, делопроизводственной службы для корректировки загруженности подразделений отдельных исполнителей. Для определения необходимых технических средств и обработки документов.

Для организации делопроизводства может быть использована одна из форм организации с документами

Централизованная (обработка документов происходит в едином центре, а уже затем документы передаются в структурные подразделения)

Децентрализованная (документы обрабатываются в различных структурных подразделениях)

Смешанная (форма организации делопроизводства обрабатывается канцелярией остальные документы в структурных подразделениях).

Обработка входящих документов:

Поступление документа в организацию

Предварительное рассмотрение и распределение документов

Простановка входящего номера на документе

Передача документа на рассмотрение руководителем

Занесение основных сведений в РКФ

Формирование и оформление документа в дело

IV.Организация и охрана труда делопроизводителя

Важным вопросом в постановке делопроизводства является определение структуры делопроизводственной службы и ее должностного состава.

В зависимости от объема работ (объема документооборота организации) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений, например, секретариат (или несколько, если свои секретариаты имеют заместители руководителя учреждения экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.); бюро учетно-справочной работы (в нем могут быть группы регистрации, информационно-справочного обслуживания); отдел (бюро) контроля; отдел (бюро) писем приема граждан; группа печати и размножения документов; отдел автоматизации; архив и др.

В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведет один секретарь.

Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства также определяются исходя из функций и объем работ службы. Кроме того, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При отсутствии такового руководитель подразделения должен назначить одного из сотрудников отдела ответственным за ведение делопроизводства.

Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения организационно-правового положения службы, ее структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организационно-правовые документы: положение о службе делопроизводства и должностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства. Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус структурного подразделения, его компетенцию, структуру, должностной состав, функциональное содержание деятельности работников подразделения, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Положения, содержащиеся в организационно-правовых документах, строго обязательны для исполнения. Эти документы подлежат утверждению руководителем организации.

Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.

Управленческий труд обычно отличается малой двигательной активностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помещении. Все это вызывает быструю утомляемость и, естественно, отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроизводства, большое внимание должно уделяться устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.

Не меньшее значение имеет правильное освещение рабочих мест. Недостаток освещения часто является одной из причин утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. Искусственное освещение рабочих мест может быть общим (светильники расположены на потолке) или местным, когда на каждом рабочем месте имеется настольная лампа. Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.

При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.

К самостоятельной работе делопроизводителем допускаются лица в возрасте не моложе 18лет, прошедшие соответствующую подготовку, инструктаж и проверку знаний по охране труда, медицинский осмотр и не имеющие противопоказаний по состоянию здоровья.

При работе делопроизводителем соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, установленные режимы труда и отдыха.

При работе делопроизводителем возможно воздействие следующих опасных и вредных производственных факторов:

— нарушение остроты зрения при недостаточной освещенности рабочего места, а также зрительное утомление при длительной работе с документами и с компьютером:

— ионизирующие, неионизирующие излучения и электромагнитные поля при работе с компьютером;

— поражение электрическим током при использовании неисправных электрических приборов.

Делопроизводитель обязан соблюдать правила пожарной безопасности, знать места расположения первичных средств пожаротушения и направления эвакуации при пожаре.

При несчастном случае немедленно сообщить об этом Администрации учреждения. При неисправности оборудования прекратить работу и сообщить администрации учреждения.

В процессе работы соблюдать правила личной гигиены, содержать в чистоте рабочее место.

Требования безопасности во время работы

Строго выполнять последовательность работы с документами, установленную должностными обязанностями.

Соблюдать порядок и не загромождать рабочее место посторонними предметами и ненужными документами.

. При недостаточной освещенности рабочего места для дополнительного его освещения пользоваться настольной лампой.

При работе с использованием электрической пишущей машинки соблюдать меры безопасности от поражения электрическим током:

— не подключать к электросети и не отключать от неё пишущую ма­шинку мокрыми и влажными руками;

— не оставлять включенную в электросеть пишущую машинку с работающим электродвигателем без присмотра.

V.Анализ локальных нормативных актов Администрации города Екатеринбурга

При прохождении практики я работала с локальными нормативными актами.

В Администрации города Екатеринбурга локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции) определяют общие принципы работы организации, устанавливают режим труда и отдыха, должностные функции работников, систему оплаты труда и оценки персонала, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются Локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством, с учетом специфики и особенностей администрации. При этом работодатель должен использовать возможности своих полномочий в полной мере, но не превышать их пределы.

В первую очередь, к обязательным локальным нормативным актам относятся:

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила по обеспечению безопасных условий и охране труда;

Положение о нормированном рабочем дне;

Положение о порядке хранения персональных данных работника.

К локальным нормативным актам также относятся:

трудовой договор на каждого сотрудника;

приказы о приеме, переводе, увольнении работника;

иные приказы руководителя администрации

положение о структурном подразделении и т.д.

В администрации города Екатеринбурга Деятельность Управления регламентируется следующими локальными актами:

приказами и распоряжениями начальника Управления;

положением о доплатах, надбавках и премировании работников Управления;

правилами внутреннего трудового распорядка;

положением о доплатах и надбавках руководителям;

инструкциями по охране труда;

иными локальными актами, изданными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Локальные акты утверждаются начальником Управления.

Все вышеперечисленные локальные нормативные акты администрации соответствуют ГОСТУ.

VI. Составление и оформление организационно -распорядительных и информационно-справочных документов

Организационные документы — документы, которые регламентируют задачи и функции учреждения, организацию его работы: права, обязанности, ответственность структурных подразделений и должностных лиц.

Учредительные документы (устав организации; договор и др.)

Структура и штатное расписание работников

Правила внутреннего трудового распорядка

Положения о структурных подразделениях

Распорядительные документы — это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

Приказы по основной деятельности

Документы по личному составу

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества,

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных — соответствующими владельцами, коллектива­ми, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано).

Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных доку­ментов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации

Читайте также:  Какие анализы сдать при кровотечение

Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года8.

Приказ—правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нор­мативным актом управления, содержащим нормы права, реализую­щие определенные сферы общественных .отношений, и актом приме­нения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д.

Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа: стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.

Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей по­рядок работы с документами.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ.

Информационно-справочные документы — сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

К информационно-справочным документам относятся: справка, протокол, акт, заявление, записки, письма

Каждый документ должен иметь дату и регистрационный номер, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты оказывают влияние на юридическую силу документа, т.е. обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены правильно, т.е. в соответствии с требованиями государственного стандарта.

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Печать.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. [1]

VII.Регистрация документов в различных формах

Регистрация — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нём индекса с последующей записью учетных данных о документе в регистрационных формах.

Для регистрации документов традиционно используют три формы:

Регистрация подразумевает перенос основных сведений о документе (наименование документа; дата документа; краткое содержание; резолюция; присвоение регистрационного номера и т.д.)

Требования к регистрации документов

Все входящие документы регистрируются в день их поступления

Документы в организации регистрируются однократно

Все исходящие документы либо создаваемые регистрируются в день подписания либо утверждения

При передачи документа из одного структурного подразделения в другое, он повторно не регистрируется

Документы регистрируются в пределах групп в зависимости от названия вида документа, от авторства, от содержания

Документы подлежащие регистрации :

Документы, поступающие из вышестоящих органов

Важные письма других организации

Не регистрировать: поздравительные телеграммы, проекты, приглашения.

Регистрация документов системах электронного документооборота

1С: Документооборот 8″ позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

учет поступивших документов, печать штрих кодов и регистрационных штампов;

автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;

поддержка регламентированных сроков исполнения документов;

формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;

последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

VIII.Передача документов на исполнение, контроль исполнительской дисциплины. В системах электронного документооборота

Контроль исполнения — совокупность действий, обеспечивающая своевременное исполнение документов.

Цели контроля за исполнением:

Отслеживание хода исполнения. Занесение данных об исполнение в регистрационные карточные формы.

Анализ информации, полученной в ходе контроля. Предоставление информации руководителю.

Выработка предложений по работе с документами

Повышение исполнительской дисциплины.

Этапы осуществления контроля за исполнением документов:

Постановка документа на контроль

Предварительная проверка исполнения и регулирование хода исполнения.

Типовые: Определенны законодательством. Точный срок для каждого вида документов

Индивидуальные: Указаны в тексте самого документа. Определены резолюцией.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;

проверка доведения документа до исполнителя в срок;

напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;

внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;

информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;

внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);

составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.

Сроки исполнения документов

Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.

Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Исполнение документов, с длительным сроком исполнения

Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.

В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.

Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.

Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.

Контроль исполнительской дисциплины в системах электронного документооборота

Для просмотра и редактирования документов «1С:Документооборот 8 КОРП» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

«1С: Документооборот 8 КОРП.» обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.[2]

IX.Выполнение работ по формированию и оформлению дел

При прохождении практики в Администрации я работала с формирование и оформлением дел.

Формирование дел — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизацией внутри дела.

Оформление дела — это операции производятся для того чтобы подготовить дело к хранению в соответствии с правилами.

Я заполняла обложку дела и внутреннею опись дела, так же занималась брошюровкой дел. Формировала документы в дело.

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. 3

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.[3]

Формирование дел состоит из следующих операций: распределение документов по папкам (делам) и подшивка их в личное дело; расположение документов внутри дела в определенной последовательности; оформление дела.

Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном подразделении. Контролирует формирование дел служба делопроизводства.

Периодом формирования дел служит календарный год, но есть дела, которые ведутся на протяжении нескольких лет (дела, в которые, содержатся документы по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников).

В конце календарного года заводят столько папок, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел.

Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

— подшивку или переплет документов в дела

— составление внутренней описи документов дела

— составление листа-заверителя дела

— внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела

Частичному оформлению подлежат дела временного хранения (до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пере систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.

Порядок формирования и оформления дел в администрации

В Администрации города Екатеринбурга порядок формирования и оформления дел осуществляется отделом по делам архивов.

сектор комплектования муниципального архива и методической работы;

сектор комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга и информационного обеспечения.

Основными задачей отдела является:

Организация и обеспечение комплектования (формирования) муниципального архива архивными документами, включенными в состав Архивного фонда Российской Федерации, и другими архивными документами; организация и обеспечение комплектования архивными документами Архива Администрации города Екатеринбурга.

За время прохождения производственной практики в Администрации, я ознакомилась со структурой и деятельностью организации, с правилами внутреннего трудового распорядка, с правилами охраны труда и техники безопасности. Полностью и своевременно выполнила задания, предусмотренные руководителем практики от предприятия, закрепила и расширила теоретические и практические знания, приобрела навыки ведения самостоятельной и практической работы.

Получила практические навыки по организации планирования работы Администрации. Так же ознакомилась с локальными нормативными актами администрации по организации делопроизводства, с составлением и оформлением дел и др.

В заключении можно сказать, что весь период прохождения практики был насыщенным аналитической работой по различным пунктам деятельности администрации города. Эти сферы деятельности включали в себя организацию делопроизводства.

Список используемой литературы

распорядительный электронный документооборот

1.Электронная библиотека Режим доступа// http://www.bibliotekar.ru

2. Центр компетенции по делопроизводству Режим доступа// http://www.edou.ru/enc/razdel23

3. Центр компетенции по делопроизводству Режим доступа// http://www.edou.ru/enc/razdel31

4.Давыдова Э.Н. Делопроизводство: учеб-практик. руководство / Э.Н. 5.Давыдова, А.Е. Рыбаков. Мн., 2005.

6.Кирсанова М.В.СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ Третье издание

7.Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М., 2010.

Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.

дипломная работа [550,1 K], добавлен 16.10.2013

Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

курсовая работа [37,9 K], добавлен 29.10.2014

Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.

контрольная работа [442,2 K], добавлен 22.08.2013

Составление и оформление справочно-аналитических документов. Порядок движения документов: расчет документоооброта, блок-схема работы с входящими и исходящими документами. Положение о подразделении фирмы. Должностная инструкционная карта экономиста.

контрольная работа [31,5 K], добавлен 25.02.2014

Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

реферат [33,6 K], добавлен 11.12.2010

Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.

учебное пособие [37,5 K], добавлен 24.11.2010

Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов.

курсовая работа [279,8 K], добавлен 16.02.2015

Классификация информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Виды докладных и объяснительных записок, правила их составления.

контрольная работа [38,8 K], добавлен 18.08.2009

Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.

курсовая работа [45,0 K], добавлен 09.12.2012

Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.

контрольная работа [26,7 K], добавлен 26.05.2013

источник