Писать анализы и отчёты – дело, прямо скажем, не очень занимательное. Но без него в нашей профессии не обойтись. Вам в помощь – положительный опыт коллег в данном вопросе. Хорошие варианты грамотно составленных отчётов и анализов работ, по самым разным областям образовательного и воспитательного процесса, собраны на страницах этого тематического раздела.
Здесь представлены отчёты и анализы, составленные по итогам работы, как в рамках небольших детских коллективов, так и в масштабах всего образовательного учреждения в целом.
Показаны публикации 1-10 из 8858 .
Все разделы | Анализ работы, отчеты, из опыта работы
Опыт работы по формированию элементарных математических представлений Опыт работы «Формирование элементарных математических представлений у детей Дошкольного возраста через использование дидактических игр» Содержание Введение 3 Теоретическая часть 5 Практическая часть 8 Заключение 13 Литература 14 Введение Взрослые не перестают удивляться, как.
Аналитический отчёт о работе за учебный год в средней группе 2018–2019 абота средней группы «Капелька» осуществлялась по основной общеобразовательной программе МБДОУ «Детский сад № 30», по программе «От рождения до школы» под редакцией Н. Е. Вераксы, а также в соответствии с календарно-тематическим планированием для детей среднего.
Анализ работы, отчеты, из опыта работы — Содержание занятий физической культурой в разновозрастной группе 5–7 лет (из опыта работы)
Публикация «Содержание занятий физической культурой в разновозрастной группе 5–7. » Содержание занятий физической культурой в разновозрастной группе 5-7 лет Выполнил инструктор по физической культуре: Андросенко Зинаида Андреевна Цель и задачи: формировать двигательные умения и навыки; развивать физические качества; удовлетворять естественную биологическую.
Игрушки в жизни ребенка (из опыта работы) Игра, как самостоятельная детская деятельность формируется в ходе воспитания и обучения ребёнка, она способствует освоению ими опыта человеческой деятельностью. Игрушка, в данном случае, выступает в качестве своеобразного эталона тех предметов, узнать назначение которых и.
Обобщение опыта работы «Система работы по развитию у детей любви и заботы о родном городе» Огромные изменения произошли в нашей стране за последние годы. Как бы ни менялось общество, воспитание у подрастающего поколения любви к своей стране, гордости за неё, необходимо при любом строе. Этому учат подрастающее поколение все народы мира. Если мы хотим, чтобы наши дети.
Театрализованная деятельность: речь и театр (из опыта работы) Дошкольный возраст – это период активного развития речи, а ведущим видом деятельности в этом возрасте является игра. Следовательно, театрализованная деятельность одна из самых эффективных способов воздействия на детей. Внимание к развитию речи ребенка в дошкольном возрасте.
Анализ работы, отчеты, из опыта работы — Использование игровых приемов при формировании навыков фонематического анализа и синтеза у детей с ОНР
Статья «Использование игровых приемов при формировании навыков. » 
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИГРОВЫХ ПРИЕМОВ ПРИ ФОРМИРОВАНИИ НАВЫКОВ ФОНЕМАТИЧЕСКОГО АНАЛИЗА И СИНТЕЗА У ДЕТЕЙ С ОБЩИМ НЕДОРАЗВИТИЕМ РЕЧИ СТАРШЕГО ДОШКОЛЬНОГО ВОЗРАСТА Общее недоразвитие речи — различные сложные речевые расстройства, при которых у детей нарушено формирование всех компонентов.
Опыт работы «Организация детской деятельности в ДОУ с учётом требований безопасности» 
Одна из основных задач, стоящих перед воспитателями детского сада, это — организация всех видов деятельности детей таким образом, чтобы ничто не угрожало жизни и здоровью. Например, закрыть все острые углы. Но, если задуматься, мы каждый день работаем с опасными предметами -.
Нравственно-патриотическое воспитание дошкольников на примере подвигов земляков-героев (из опыта работы) 
Старинная мудрость: «Человек, не знающий своего прошлого, не знает ничего» В наше время очень важно уделять большое внимание нравственно-патриотическому воспитанию ребенка в стенах дошкольного образовательного учреждения. Уже в раннем возрасте в маленьком человечке закладывается.
Духовно-нравственное воспитание детей дошкольного возраста средствами народной культуры (из опыта работы) Я, Гусева О.А. МБДОУ Д/С №3. Разрешите приветствовать вас Преосвященнейший Владыка, все честные отцы, уважаемые участники конференции. Мое выступление посвящено «Духовно- нравственному воспитанию детей дошкольного возраста средством народной культуры основанной на православных.
Успешная работа коллектива ДОУ является следствием грамотного анализа педагогической деятельности.
Основной задачей поставленной перед руководителем ДОУ в этом виде деятельности является достижение высокой эффективности работы по воспитанию и обучению детей, достичь этого помогает всесторонний анализ.
Сам термин «анализ» подразумевает изучение отдельно элемента предмета, явления. Педагогический же анализ является системным изучением деятельности педагогов, средств и методов, используемых в педагогическом процессе.
- Оперативный вид позволяет ежедневно анализировать основные грани образовательного процесса. Главной задачей такого анализа является обобщение результатов наблюдения за месяц, год.
- Тематический анализ это исследование одной программной области (ФИЗО или ФЭМП) в работе педагогов ДОУ.
Главной целью педагогического анализа в ДОУ является изучение деятельности педагогов и сотрудников, своевременное обнаружение недостатков и пробелов в работе коллектива, обнаружение резервов и дополнительных возможностей педагогического роста.
Работа начинается с определения уровня достигнутых задач и целей, на основании результатов выявляются цели и пути решения новых и попутных задач. Завершается анализ обобщением и оцениванием достигнутых результатов.
источник
Анализ работы – методический процесс определения навыков, обязанностей и знаний, которые нужны для выполнения трудовых действий в организации.
Последовательность осуществления анализа работ:
1) определить рабочие задания, которые должны быть выполнены;
2) определить навыки, которые будут необходимы для выполнения этих заданий;
3) сгруппировать задания, для того чтобы сформировать рабочие места с учетом потребностей в навыках;
4) определить, сколько людей требуется для выполнения данного объема работ.
На первом этапе устанавливаются:
o условия, при которых выполняется работа
o какие физические и умственные задачи выполняет работник
o когда работа должна быть завершена
o каким образом должна быть завершена работа
o как работник выполняет работу
На втором этапе устанавливаются:
* объем общих и специальных знаний
* способность и склонность к труду
* выносливость, тип нервной системы
* уровень сознания и ответственности
* уровень социальной зрелости
Работа состоит из совокупности заданий, которые должны быть выполнены для того, чтобы организация достигла своих целей.
Должность складывается из набора заданий, выполняемых одним человеком, и возлагаемой на него ответственности.
§ Внутренний аналитик – сотрудник отдела кадров
Объектом анализа работ выступают:
а. рабочие процессы, трудовые операции
б. формы регистрации деятельности
в. персональная ответственность
2. компоненты трудовой деятельности
б. средства труда (механизмы, инструменты, оборудование)
в. результат труда (готовая продукция)
3. критерии качества и количества выполнения работы
б. стандарты выполнения работы
б. материальные и нематериальные стимулы
в. физические условия труда
г. организационный и социальный аспекты
5. индивидуальные требования, необходимые для выполнения работы
б. требуемое образование и обучение
Выбор конкретного метода происходит исходя из целей, которые стоят перед производимым анализом: * создается организация; * создаются новые виды работ; * модернизируются существующие виды работ ввиду применения новых технологий, методик, процессов или устройств.
§ Фотография рабочего места
§ Интервьюирование — проведение собеседования с теми работниками, которые сейчас выполняют эту (или подобную) работу
§ Дневники и рабочие журналы
§ Функциональный анализ содержания работ
Документальным итогом анализа работ становятся:
Должностная инструкция – документ, в котором сообщается информация относительно рабочих заданий, обязанностей и ответственности, связанных с конкретной должностью.
Основные разделы должностной инструкции: – название должности; – подотчетность: кому отчитывается, за что отвечает; – предназначение работы; – основные обязанности
Однозначность содержания и четкость требований должностной инструкции достигаются за счет особого стиля изложения.
Квалификационные требования содержат описания навыков и качеств, которыми должен обладать человек, чтобы выполнять указанные в должностной инструкции задания.
Перечень квалификационных требований должен отражать минимальный стандарт, предъявляемый к знаниям, навыкам, личным качествам сотрудника.
Информация, полученная в результате анализа работ и трудового потенциала предприятия ложится в основу кадрового планирования.
Планирование потребности в персонале
Планирование человеческих ресурсов – процесс выявления потребности организации в человеческих ресурсах и составления планов по удовлетворения этих потребностей.
Система кадрового планирования включает оценку наличных ресурсов, прогнозирование будущих потребностей в персонале на предприятии и разработку программы удовлетворения этих потребностей.
Процесс кадрового планированиясостоит из четких шагов, представленных на рис. 1.
Рис. 1.Процесс кадрового планирования
Прогноз потребности в персонале – это оценка количества и типов работников, которые понадобятся организации для реализации ее целей в будущем. Фактически представляет собой перспективную оценку спроса на рынке рабочей силы со стороны данной организации.
· количественная — это потребность в определенном числе работников различных специальностей
· качественная — это потребность в работниках определенных специальностей необходимого уровня квалификации.
Методики прогнозирования потребности в персонале:
§ Планирование на основе управленческих оценок — основывается на допущении, что непосредственный начальник лучше других осведомлен о потребности в рабочих местах своего подразделения. На каждом уровне управления предприятия определяется потребность в персонале, общая потребность определяется суммированием.
§ Планирование с нулевого уровня — обоснование потребности в конкретной должности «от противного»: предполагается, что рассматриваемая вакансия избыточна, и предпринимаются попытки обосновать целесообразность сохранения данной должности. Если обоснование не удовлетворительно, обязанности по данной должности распределяются между другими работниками.
§ Планирование с использованием математических моделей — как правило, выводится функциональная зависимость между объемом продаж и уровнем занятости на предприятии. В широком смысле моделирование позволяет воссоздать реальную ситуацию и ответить на множество вопросов, с ней связанных, не принимая решений, приводящих к реальным результатам.
Прогноз наличия персонала – определение возможности обеспечения предприятия сотрудниками с необходимыми навыками из определенных источников внутри предприятия либо за его пределами. Фактически представляет собой перспективную оценку состояния предложения на рынке труда.
Факторы, принимающиеся в расчет при прогнозировании наличия персонала:
v состояние существующих человеческих ресурсов
Текучесть кадров – увольнение работников, по причинам, не связанным с производственной необходимостью: по собственному желанию, за нарушение трудовой дисциплины…
— несправедливая оплата труда
— плохие перспективы карьерного роста
— высокая нестабильность внутренней среды компании
— отсутствие условий для обучения, развития, повышения профессионализма
— плохие отношения с руководством и/или коллегами
— обстоятельства личной жизни (переезд, уход за иждивенцами, беременность…)
При оценке кадровых перестановок оцениваются возможности преемственности.
Планированиепреемственности – процесс, в ходе которого на случай освобождения управленческой должности обеспечивается наличие квалифицированного сотрудника, способного занять эту должность.
Планирование преемственности предполагает создание специализированной базы данных на основании внутренней отчетности. Разрабатывается картотека, в которой предусматривается учетная карточка для каждой ключевой должности. Разделы учетной карточки:
o Наименование должности, ФИО лица ее занимающего, приоритет в планировании.
o Три основные потребности в развитии сотрудника, занимающего данную должность в текущий момент времени.
o Потенциально пригодные должности для данного сотрудника и его готовность к их занятию в календарных датах.
o Возможные замещения: перечень имен с указанием готовности претендентов в календарных датах.
На основании сопоставления прогноза потребности и наличия персонала может быть принято решение: 1) о прогнозируемом избытке работников; 2) о прогнозируемом недостатке работников.
(1) Корректировочные мероприятия по увеличению гибкости управления занятостью работников – в случае прогнозируемого избытка работников:
§ Ограниченный наем – образующиеся вакансии замещаются лишь в случае крайней необходимости, когда отсутствие работника сказывается на деятельности всей компании
§ Неполная занятость: сокращение часов работы либо разделение работы по одной должности между несколькими исполнителями
§ Увольнения (использование двухслойной структуры персонала)
(2) Корректировочные мероприятия по удержанию и привлечению работников – в случае прогнозируемого недостатка работников:
§ Изменение механизма подбора сотрудников
§ Изменение стандартов отбора
§ Повышение эффективности программ трудовой адаптации.
§ Пересмотр системы вознаграждения
§ Программы обучения для прежде неподходящих сотрудников компании для занятия вакантных должностей.
§ Реинжиниринг бизнеса, аутсорсинг
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:
Лучшие изречения: Как то на паре, один преподаватель сказал, когда лекция заканчивалась — это был конец пары: «Что-то тут концом пахнет». 8453 — 
| 8058 — 
или читать все.
195.133.146.119 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.
Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)
очень нужно
источник
Как сделать анализ работы
Прежде, чем приступать к проведению анализа работы, следует четко представлять значение и взаимосвязь следующих терминов: цель, задачи, направления деятельности, формы и методы работы и, собственно, анализ работы.
Целью работы является желаемый конечный результат
Задачи, которые ставятся и решаются в процессе деятельности, являются промежуточными целями, достижение которых предполагает получение конечного результата
Направления деятельности это пути решения поставленных задач
Формы и методы это те «Инструменты», с помощью которых библиотекарь решает поставленные задачи по различным направлениям деятельности (беседы, выставки, обзоры, литературные утренники, викторины, конкурсы, анализы чтения и пр.)
В отличие от отчета, анализ предполагает обязательное указание желаемых и полученных результатов проведенной работы (как положительных моментов, так и недостатков) и выводов с указанием завершения, изменения или необходимостью продолжения работы по каждому конкретному направлению
Главной целью работы школы вообще и библиотеки в частности является воспитание гармонично развитой личности, социально адаптированной к жизни (образованный, воспитанный, здоровый человек).
Исходя из этого, основными задачами работы библиотеки являются:
Содействие учебно-воспитательному процессу. Включает в себя следующие направления, которые могут быть поставлены как самостоятельные задачи:
- Информационная культура. Обучение навыкам поиска и использования информации Преодоление неуспешности в обучении Работа по поддержанию и сохранению родного языка Приобщение к ценностям общемировой культуры Воспитание культуры поведения
Патриотическое воспитание. Включает в себя следующие направления, которые могут являться самостоятельными задачами:
- Русская культура Семья Малая Родина Земля наш общий дом. Экология Защита своей Родины
Здоровый образ жизни.
Анализ работы начинается с перечисления задач, поставленных и решаемых в отчетном году. Самостоятельной задачей так же является методическая тема школы.
После перечисления задач следует перейти непосредственно к анализу проведенной за отчетный период работы.
Следует распределить выполненную работу по следующим направлениям деятельностн:
1. организация библиотечного фонда (основной фонд и фонд учебников);
2. работа с читателями (индивидуальная и массовая):
5. работа с массовыми библиотеками и другими организациями:
Для удобства проведения анализа предлагается в каждом направлении работы сгруппировать различные формы библиотечной деятельности в соответствие с решаемыми задачами. Таким образом, мероприятия, направленные на решение задачи «Преодоление неуспешности в обучении», будут представлены и в направлении «Работа с читателями» (беседы, обзоры литературы, тематические подборки, выставки, анализ чтения и пр.), и в «Работе с учителями» (обзоры методической литepaтуры и др.), и в «Работе с родителями» (выступления на родительских собраниях с анализом чтения детей и пр.)
Для подтверждения результатов проведенной работы можно привести таблицы или графики (диаграммы), демонстрирующие изменение количественных показателей в сравнении с прошлыми периодами. Данные таблицы (графики, схемы) должны сопровождаться комментариями, объясняющими и обосновывающими приведенные показатели.
Организация библиотечного фонда.
Полноценная деятельность библиотеки невозможна без грамотной и функциональной организации книжного фонда. В данном разделе описывается и анализируется работа с фондом, проведенная за отчетный период (оптимизация расстановки и изучение состава фонда, проводимые проверки и списание устаревшей, ветхой и утерянной литературы и т. д.) Также следует обосновать актуальность проведения данных конкретных действий, т. е. с какой целью проводилась эта работа.
Необходимо указать численное и качественное изменение фонда за прошедший год, а также, является ли эти изменение следствием проведенной работы.
Отдельно анализируется работа с фондом учебников. Следует обратить внимание на изменения, происходившие в количественном составе учебного фонда, а так же наличие и применение учебно-методических комплексов (УМК). Особо стоит остановиться на заполнении «Бланка — заказа на учебную литературу». Какая предварительная работа проводилась по изучению наличия учебной литераторы и потребностей школы.
Так же в данном разделе приводятся данные о состоянии, изменении и использовании каталогов и картотек.
Это самая главная н объемная часть анализа. В данном разделе следует сгруппировать всю проделанную в течение года работу с читателями в соответствие с поставленными задачами.
В начале приводятся основные показатели работы библиотеки, и делается сравнительный анализ с данными прошлых периодов. Сюда относятся:
Абсолютные показатели (из «Дневника работы библиотеки»)
Книгообеспеченность—среднее число книг (кроме учебников), приходящееся на одного читателя. Определяется путем деления общего количества книг на количество читателей
Посещаемость — среднее число посещений библиотеки одним читателем. Определяется путем деления общего количества посещений на число читателей.
Обращаемость —среднее число выдач одной книги. Определяется делением количества книговыдач на количество книг (документов), имеющихся в фонде библиотеки.
Читаемость — среднее число книг, выданных одному читателю. Определяется путем деления количества книг, выданных за отчетные период, на общее число читателей библиотеки.
При определении вышеперечисленных показателей следует учитывать специфику возрастных групп, характеризующуюся различной скоростью и интенсивностью чтения. Вследствие этого целесообразно вычислять показатели отдельно для начальной школы, учащихся 5-9 классов и для старшеклассников.
Все эти показатели в сопоставлении друг с другом определяют степень удовлетворенности читателей литературой и библиотечным обслуживанием, позволяют делать выводы о результативности работы школьной библиотеки.
Далее идет анализ непосредственно самой работы с читателями.
Как уже было сказано выше, рекомендуемся объединить проделанную работу по группам в соответствие с определенными задачами. Т. е. сначала говорится о деятельности, относящейся, например, к направлению «Содействие учебно-воспитательному процессу» и оценивается ее результативность, затем анализируется работа по «Патриотическому воспитанию» и т. д.
В этом разделе указывается и анализируется совместная работа с преподавателями различных дисциплин, классными руководителями по решению определенных задач и результативность этой деятельности (информирование о наличии и новых поступлениях методической и предметной литературы, подготовка и проведение общешкольных и классных мероприятий и пр.)
В данном разделе указывается и анализируется работа, проведенная с родителями (обсуждение проблем детского чтения, выступления на классных часах с обзорами детской литературы и анализом чтения учащихся, индивидуальные консультации, участие родителей в подготовке и проведении школьных и классных библиотечных мероприятий и пр.)
Работа с массовыми библиотеками и другими государственными, частными и общественными организациями
В данном разделе следует указать виды совместной деятельности с городскими массовыми библиотеками, клубами и пр. Так же можно отразить участие сторонних организаций в работе библиотеки (например, оказание спонсорской помощи)
В этом разделе указывается, каким образом библиотекарь повышал свою профессиональную квалификацию (обучение на курсах, изучение специальной литературы, знакомство с опытом работы коллег и пр.) Но нужно не только перечислить где и как были получены знания, но и указать, каким образом они были, или будут, применены на практике.
В конце каждою раздела делается вывод, в котором обобщается проведенная но данному направлению работа. указывается. какие результаты получены, что удалось сделать, что не получилось и почему.
Завершается анализ работы общим выводом. Здесь следует обобщить полученные результаты работы, дать оценку выполнения поставленных задач и наметить перспективные направления деятельности.
источник
1. Обзор
2. Характер анализа работы
2.1. Использование информации, полученной в результате анализа работы
2.2. Этапы анализа работы
3. Методы сбора информации для анализа работы
3.1. Введение
3.2. Интервью
3.3. Опросные листы
3.4. Наблюдение
3.5. Ежедневник/журнал респондента
3.6. Количественные методы анализа работы
4. Составление описания работы
4.1. Определение работы
4.2. Краткое описание работы
4.3. Отношения
4.4. Обязанности и ответственность
4.5. Полномочия
4.6. Стандарты исполнения
4.7. Условия труда и окружающая среда
4.8. Основные принципы описания работ
5. Применение в малом бизнесе
5.1. Практический подход
6. Описание спецификации работы
6.1. Спецификация для обученного персонала в сравнении со спецификацией для необученного персонала
6.2. Спецификация работы, основанная на субъективном мнении
6.3. Спецификация работы, основанная на статистическом анализе
7. Обзор главы
1. Обзор
В этой главе мы прежде всего объясним, что представляет собой анализ работы, •цель которого — определить, на что работа нацелена и какие люди должны быть наняты для ее исполнения. Мы также обсудим несколько методов анализа работы и разработки ее описания. Закончив изучение этой главы. Вы должны уметь объяснить важность анализа работы; обсудить основные методы сбора информации для анализа работы; составить описание работы.
2. Характер анализа работы
Создание организации приводит к возникновению рабочих мест, которые должны быть заняты. Анализ работы (job analysis) — это процедура, посредством которой определяются обязанности и характер работ, а также тип людей (в терминах знаний и умений), которых следует нанять. Анализ позволяет получить данные о требованиях к работе, которые затем используются при создании описания работы (job description) (в чем заключается работа) и спецификаций работы (job specifications) (каких людей на нее нанимать).
Как менеджеру по персоналу, Вам чаще всего придется собирать информацию одного или нескольких типов из приведенных ниже посредством анализа работы.
Рабочая деятельность. Прежде всего обычно собирается информация о реальных видах рабочей деятельности, таких, как чистка, шитье или рисование. Иногда такой список содержит описание того, как, почему и когда работник выполняет каждый из видов работ.
Человеческое поведение. Может быть включена информация о человеческом поведении, таком, как чувственность, общение, принятие решений и творческие навыки. Сюда должна быть включена информация относительно требований, предъявляемых непосредственно к человеку, в терминах затрат человеческой энергии, необходимости ходить на длинные дистанции и т. д.
Механизмы, оборудование, инструменты и другие приспособления, используемые в работе. В этот раздел следует включить данные, касающиеся производимых продуктов, обрабатываемых материалов, знаний, которые должны применяться (такие, как знание законов физики), а также оказываемых услуг (таких, как консультирование или ремонт).
Нормы производительности. Собирается информация о нормах производительности (в терминах количества, качества или затрачиваемого времени на каждый вид работы), нормах и критериях, по которым будет оцениваться работа.
Рабочее окружение. В этот раздел следует включить информацию, касающуюся таких аспектов, как физические условия работы, расписание работы, а также организационное и социальное окружение — например, люди, с которыми работнику придется общаться в процессе работы. Также в этот раздел может быть включена информация о финансовых и нефинансовых стимулах.
Требования к человеку. Обычно приводится информация, касающаяся таких требований к потенциальному работнику, как знания и умения (образование, обучение, опыт работы и т. д.) и требуемые личные характеристики (интересы, склонности, способности, физические данные и т. п.).
2.1. Использование информации, полученной в результате анализа работы
Информация, полученная при анализе работы, используется как основа в различных взаимосвязанных видах деятельности по управлению персоналом.
Набор и отбор
Анализ рабочего места позволяет получить информацию о том, какой вид деятельности соответствует данному рабочему месту и каковы требования, предъявляемые к потенциальному работнику, который должен будет работать на этом рабочем месте. Эта информация, касающаяся описания работы, места и ее спецификации, является основой Вашего решения о приеме людей.
Компенсации
Вам также требуется четкое понимание того, что является сутью работы, для того чтобы оценить затраты и назначить оплату. Оплата (зарплата и бонусы) обычно зависит от требуемых навыков, уровня образования, вредности и т.п. — от всех факторов, которые определяются при анализе работы. Наличие этих факторов позволяет классифицировать работы по категориям (секретарь третьей или четвертой категории, например) для получения данных относительно стоимости каждого вида работы.
Оценка исполнения
Оценка исполнения работы подразумевает сравнение реального качества выполнения работы каждым работником с желаемым. Часто именно при анализе работы производственные инженеры и другие эксперты определяют нормы производительности труда и перечень выполняемых работ.
Обучение
Вам также придется использовать информацию, полученную при анализе работы, для разработки программ обучения и повышения квалификации, так как анализ работы и основанное на нем описание работы показывают, какого типа навыки, а следовательно, и обучение требуются в данном случае.
Гарантии того, что все обязанности соответствуют данной должности
Анализ работы также достаточно полезен для обоснования того, что все должностные обязанности, которые должны в действительности выполняться, соответствуют данной конкретной должности. Например, при анализе работы производственного менеджера Вашей компании Вы можете обнаружить, что он отвечает за выполнение двух десятков различных служебных обязанностей, включая составление еженедельных планов производства, закупку сырья, контроль за ежедневной работой каждого управляющего первого звена и т. д., забывая, однако, об управлении запасами сырья и готовой продукции. При последующем анализе Вы обнаруживаете, что ни один из представителей производственных отделов также не отвечает за управление запасами. При анализе работы (основанном не только на сведениях, полученных от работников о их обязанностях, но и на Ваших знаниях того, что должны включать в себя обязанности, соответствующие данным рабочим местам) Вы обнаруживаете вид работы, за который никто не отвечает и который должен быть закреплен за каким-либо рабочим местом. Не закрепленные ни за одним рабочим местом должностные обязанности часто обнаруживаются при анализе работы. В результате анализ работы играет свою роль при решении проблем, которые могли бы возникнуть, например, если бы никто не отвечал за запасы.
Анализ работы включает в себя шесть этапов.
Этап 1
Определение цели, для которой будет использоваться информация, полученная при анализе работы. Начинайте с установления целей, для которых будет использоваться информация, так как это определяет вид информации и ее источники. Некоторые способы сбора информации, такие как опрос работников о сути работы и ответственности их, хороши для описания работы и подбора работников. Другие методы, используемые при анализе работы (такие как опросный лист для анализа должности, приведенный ниже), не позволяют получить пространную информацию для создания описания работы, но позволяют получить цифровой рейтинг для каждого вида работ, что может использоваться для сравнения одного вида работ с другим при определении размеров компенсации.
Этап 2
Сбор вспомогательной информации. Проанализируйте доступную вспомогательную информацию, такую как структура компании, технологические карты и описание работ.
Организационная структура показывает, как рассматриваемый вид работ соотносится с другими видами работ и его место в общей организационной структуре. В организационной структуре должны быть определены названия каждой должности, посредством связующих линий должно быть показано, кто кому подчиняется и кто с кем общается в процессе работы.
Технологическая карта позволяет подробнее представить ход выполнения работы, чем это можно сделать по структуре организации. Самая простая технологическая карта (например, показанная на рис. 3.1.) отображает «входы» и «выходы» рассматриваемой работы. В данном случае, например, предполагается, что служащий, отвечающий за управление запасами, получает материальные ценности в виде товаров от поставщиков, принимает заявки на материал от управляющих производством, предоставляет требуемое количество материалов этим управляющим и дает информацию о наличии запасов на складе.
Наконец, описание работы, если такое существует, может послужить хорошей отправной точкой для создания нового скорректированного описания работы.
.
Рис. 1. Технологическая карта для анализа выполнения работы
Этап 3
Выбор репрезентативной должности для анализа. Это необходимо, когда нужно проанализировать большое количество сходных видов работ и когда для этого требуется слишком много времени. Скажем, нужно проанализировать работу вех рабочих сборочного цеха.
Этап 4
Сбор информации для анализа работы. Ваш следующий шаг — это непосредственный анализ работы путем сбора информации о рабочей деятельности, требованиях к поведению наемного работника, условиях работы и личных качествах (таких, как черты характера и способности, необходимые для выполнения работы). Для этой цели Вы можете использовать один из нескольких методов анализа работы, о которых будет рассказываться далее в этой главе.
Этап 5
Анализ работы, проводимый менеджером совместно с ее исполнителем. Анализ работы позволяет получить информацию о сущности и функциях, выполняемых на данном рабочем месте. Эту информацию следует проверить совместно с работником, выполняющим эту работу, а также с его непосредственным руководителем. Проверка информации позволит определить, является ли информация фактически корректной, полной и легкой для понимания всеми заинтересованными лицами. Этот этап анализа может также помочь получить одобрение работником данных, собранных Вами при анализе работы, дав ему возможность подкорректировать Ваше описание его деятельности.
Этап 6
Разработка описания и спецификации работы. В большинстве случаев описание и спецификация работы представляют собой два реальных результата анализа работы. Описание работы — это документ, содержащий информацию о работе, выполняемой на данном рабочем месте и ответственности, а также об особенностях рабочего места, таких как условия труда и безопасность. Спецификация работы содержит информацию о личных качествах, чертах характера, навыках и образовании, необходимых для выполнения работы. Это может быть представлено в виде как отдельного документа, так и составной части описания работы.
3. Методы сбора информации для анализа работы
Ваш следующий шаг — это непосредственный сбор информации о должностных обязанностях, ответственности и деятельности работника на рабочем месте. Существует множество методов, которые Вы можете использовать для сбора этой информации. В этом разделе мы обсудим наиболее важные из них. На практике Вы можете использовать любой из приведенных методов или комбинировать наиболее соответствующие Вашим целям. Например, опрос может подходить для разработки описания рабочего места, тогда как опросный лист, используемый для анализа рабочего места, который мы обсудим позже, более подходит для определения стоимости работы и размера компенсаций.
Кто собирает информацию для анализа работы?
В сборе информации для анализа работы обычно участвуют сотрудники отдела человеческих ресурсов, работник и его непосредственный начальник. Сотрудник отдела человеческих ресурсов (это может быть менеджер по персоналу, специалист по анализу работы или консультант) может попросить изучить и проанализировать работу, а затем составить ее описание и спецификацию. Также требуется участие работника и его начальника, например, для заполнения опросных листов с перечнем работ, выполняемых на рабочем месте. И сотрудника, и начальника могут попросить просмотреть выводы, сделанные специалистом по анализу работы, которая выполняется на его рабочем месте, и перечень связанных с ней обязанностей. Таким образом, анализ работы подразумевает совместную работу специалиста, работника и его начальника.
Анализ работы и равные права на работу
Анализ работы играет важную роль в попытках работодателей следовать законодательству о равных правах на работу. Инструкции правительства и решения суда побуждают предпринимателей проводить тщательный анализ работы перед использованием определенных инструментов (например, тестов) для определения профпригодности. Основная причина заключается в следующем. Работодатель должен быть способен показать, что его инструменты для определения профпригодности и методики оценки эффективности труда действительно связаны с эффективностью труда на данном рабочем месте. Для того, чтобы выполнить эту задачу, требуется квалифицированный специалист по анализу работы. Наиболее распространенные методы сбора информации для анализа работы обсуждаются далее.
Для сбора данных, необходимых для анализа работы, используется три типа интервью: индивидуальное интервью с каждым работником; групповое интервью с группой работников, выполняющих одни и те же обязанности, и опрос руководящих работников, которые хорошо осведомлены об анализируемой работе. Групповые опросы проводятся в тех случаях, когда большое количество работников выполняют схожую или одинаковую работу, так как это быстрый и недорогой способ получения необходимой информации о работе. Как правило, на групповых опросах присутствует непосредственный начальник опрашиваемых работников, а если нет, то Вам следует опросить начальника отдельно, чтобы знать его взгляды на обязанности и ответственность на рабочем месте.
Какой бы из опросов Вы ни использовали, очень важно, чтобы респонденты ясно понимали причину проведения интервью, так как существует тенденция неправильного истолкования таких опросов, как «оценки производительности труда». Когда преобладает такое мнение, интервьюируемые могут не очень охотно описывать свою работу или работу своих подчиненных.
За и против
Интервью — возможно, самый распространенный способ определения обязанностей и ответственности, соответствующих рабочему месту, и его распространенность говорит о его преимуществах. Самое важное достоинство заключается в том, что опрос позволяет работнику рассказать о своем поведении и рабочей деятельности, которые иначе никогда бы не были обнаружены. Например, важные виды деятельности, возникающие только эпизодически, или неформальное общение (скажем, между управляющим производственного отдела и менеджером по сбыту), которые не отображены в оргструктуре компании, могут быть обнаружены опытным специалистом в процессе опроса. Кроме того, опрос может помочь объяснить необходимость и функции анализа работы. Опрос также позволяет открыто выразить респонденту его взгляды и жалобы, которые в противном случае могли бы остаться не замеченными управляющим.
Основная проблема, связанная с данным методом, — это искажение информации вследствие как прямой фальсификации, так и честного ошибочного понимания. Анализ работы часто используется как первая ступень в изменении заработной платы. Поэтому работники склонны преувеличивать некоторые свои обязанности и преуменьшать другие. Получение корректной информации может, таким образом, оказаться медленным и полезным процессом.
Типичные вопросы
Несмотря на недостатки, опросы широко используются. Они включают некоторые типичные вопросы.
В чем заключается выполняемая работа?
В чем заключаются основные должностные обязанности? Что конкретно Вы делаете?
Где Вы работаете, место Вашей работы?
Каковы требования к образованию, подготовке, навыкам (в тех видах деятельности, для которых это свойственно) и какие лицензии и сертификаты требуются?
В каких мероприятиях Вы принимаете участие?
Каковы Ваши обязанности и ответственность на рабочем месте?
Какие основные инструкции и нормы регламентируют Вашу работу?
Что конкретно влекут за собой мероприятия, в которых Вы принимаете участие?
Какова Ваша ответственность?
Каковы окружающие условия и условия работы?
Какова физическая нагрузка на Вашем рабочем месте?
Эмоциональная и интеллектуальная?
Каковы условия работы с точки зрения опасности для здоровья?
Есть ли какие-либо опасные или необычные условия работы, в которых Вам приходиться работать?
Кроме этих открытых вопросов существуют более структурированные (с набором ответов), которые, по общему мнению, предпочтительнее. Один из таких опросных листов, используемых при анализе работы, приведен далее. В него включены серии подробных вопросов, касающихся общих целей работы, ответственности за управление подчиненными, обязанностей на рабочем месте, а также требуемых образования, опыта и навыков. Такой лист может заполняться специалистом по анализу в процессе наблюдения за выполняемой работой или непосредственно самим исполнителем.
Рекомендации для проведения интервью
Есть несколько моментов, о которых следует помнить при проведении интервью для анализа работы.
Во-первых, если Вы проводите анализ работы, то Вы и непосредственный начальник должны работать совместно. Выявите работников, обладающих знаниями о работе, а также работников, на которых можно рассчитывать в плане объективности при описании своих обязанностей и ответственности.
Во-вторых, Вы должны установить взаимопонимание с интервьюируемым. Для этого необходимо знать его имя, говорить на простом понятном языке, кратко объяснять цели интервью и объяснить работнику, как он был отобран для интервью.
В-третьих, при проведении интервью разумнее всего следовать четкому плану опроса или использовать опросный лист со списком вопросов, в котором оставлено место для того, чтобы вписать туда ответы. Это поможет Вам продумать наиболее важные вопросы заранее, а все интервьюируемые (если их больше, чем один) ответят на все интересующие Вас вопросы. Однако, следует обеспечить некоторую свободу в ответах и сформулировать некоторые «открытые» вопросы, такие, как «Осталось ли что-нибудь, что мы не предусмотрели в наших вопросах?».
В-четвертых, если обязанности не выполняются регулярно (например, работник не выполняет один и тот же вид работы снова и снова много раз подряд в течение дня), Вам следует попросить работника перечислить свои обязанности в порядке их важности и частоты возникновения. Это поможет не упустить очень важные, но редко выполняемые обязанности, такие как срочные вызовы медсестры.
И, наконец, после завершения опроса просмотрите и проверьте данные. Обычно это делается посредством проверки информации с непосредственным начальником интервьюируемого и самим интервьюируемым.
Попросить работников заполнить опросный лист, в котором они опишут свои обязанности и ответственности — другой хороший метод получения информации для анализа работы.
Основной вопрос, который следует решить в данном случае, — это какова должна быть структура опросника и какие вопросы в него следует включить. В одних случаях опросники представляют собой чрезвычайно структурированный опросный лист. Каждому работнику предлагают списки из сотен различных обязанностей и заданий (таких, как «гибка и резка проволоки»). Его просят ответить, выполняет ли он каждое задание из списка, и если да, то как много времени обычно тратит на каждое из них. В других опросниках этот лист состоит из исключительно «открытых» вопросов и просит работника «описать основные обязанности, выполняемые на рабочем месте». На практике наилучший опросный лист представляет собой нечто среднее из этих двух крайних случаев. Как показано на рис. 3.2, типичный опросный лист для анализа работы состоит из нескольких «открытых» вопросов (таких, как «опишите Ваши основные обязанности на рабочем месте»), а также закрытых вопросов (касающихся, например, требуемого опыта работы).
ФАМИЛИЯ
НАЗВАНИЕ РАБОТЫ
ДЕПАРТАМЕНТ
НОМЕР РАБОТЫ
ФИО НАЧАЛЬНИКА
ДОЛЖНОСТЬ
1. КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ: Кратко опишите своими словами Ваши основные обязанности. Если Вы отвечаете за заполнение отчетов/протоколов, то заполните раздел 8.
2. СПЕЦИАЛЬНЫЕ КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ: Укажите все лицензии, разрешения, сертификаты и т, д., необходимые для выполнения Ваших должностных обязанностей.
3. ОБОРУДОВАНИЕ: Перечислите все оборудование, машины или инструменты (например, печатная машинка, калькулятор, автотранспортное средство, дрели, прессы и т, д.), с которым Вы должны работать в силу Ваших должностных обязанностей.
ОБОРУДОВАНИЕ СРЕДНЕЕ
КОЛИЧЕСТВО ЧАСОВ РАБОТЫ В НЕДЕЛЮ
4. РЕГУЛЯРНО ВЫПОЛНЯЕМЫЕ ОБЯЗАННОСТИ: Дайте общее описание должностных обязанностей, которые Вы регулярно выполняете. Пожалуйста, изложите данные обязанности в порядке убывания значимости и процента затрачиваемого на них времени в месяц. Укажите так много обязанностей, как это возможно, в случае необходимости приложите дополнительные листы,
5. КОНТАКТЫ: Требует ли Ваша работа каких-либо контактов с персоналом других департаментов (отделов), внешних организаций или агентств. Если да, пожалуйста, укажите обязанности, для выполнения которых необходимы данные контакты, и частоту их возникновения.
6. РУКОВОДСТВО: Входит ли в Ваши должностные обязанности деятельность, связанная с руководством, подчиненными? ( ) Да ( ) Нет. Если Да, пожалуйста, заполните дополнительный опросный лист для анализа рабочего места руководящих работников и приложите его к данной форме. Если Вы отвечаете за работу других, но при этом не осуществляете непосредственное руководство ими, пожалуйста, объясните.
7. ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ: Пожалуйста, опишите, какие решения Вы принимаете при выполнении Ваших регулярных обязанностей.
Каковы будут вероятные последствия, если Вы (а) примете неправильное решение или сделаете неправильный вывод или (б) неправильное действие?
8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЕДЕНИЕ ЗАПИСЕЙ: Перечислите отчеты или дела, которые Вы должны подготавливать или вести. Укажите в общем, для кого эти отчеты предназначены.
9. ЧАСТОТА УПРАВЛЕНИЯ: Как часто Вы должны консультироваться с Вашим непосредственным начальником или другим работником компании при принятии решений или определении правильного направления действий?
( ) Часто ( ) Иногда ( ) Редко ( ) Никогда
10. УСЛОВИЯ РАБОТЫ: Пожалуйста, опишите условия, в которых Вы работаете: в помещении, вне помещения, зона кондиционированного воздуха и т. д. Укажите все вредные и необычные условия работы,
11. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ ДАННОЙ РАБОТОЙ: Пожалуйста, укажите, какие, по Вашему мнению, необходимы минимальные требования для того чтобы удовлетворительно выполнять Вашу работу.
(а) Образование:
Минимальное количество оконченных учебных классов в школе.
Количество лет
Специализированное или общее
(б) Опыт:
Тип
Количество лет
(в) Специальное обучение:
ТИП КОЛИЧЕСТВО ЛЕТ
(г) Специальные навыки
Умение печатать: _______слов в мин.
Стенографирование ______ слов в мин.
Прочее:
12. ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ: Пожалуйста, приведите дополнительную информацию, которая не вошла ни в один из предыдущих разделов и которая, по Вашему мнению, могла бы оказаться важной при описании Вашей должности.
ПОДПИСЬ РАБОТНИКА ____________________ ДАТА
Рис. 2. Опросный лист для анализа рабочего места при разработке описания работы
Как структурированные, так и неструктурированные опросные листы имеют свои достоинства и не лишены недостатков. Опросный лист — это, во-первых, эффективный способ получения информации от большого числа работников; он дешевле, чем опрос сотен работников. Во-вторых, разработка опросного листа и его тестирование (например, проверка того, понимают ли опрашиваемые вопросы) могут оказаться дорогостоящими и требующими больших затрат времени процессами.
Непосредственное наблюдение полезно в тех видах работ, которые включают преимущественно видимые физические движения. Работа, выполняемая сторожем, работником на сборочном конвейере и бухгалтером — вот очевидные примеры. С другой стороны, наблюдение обычно не подходит, когда работа подразумевает трудно измеряемую деятельность (адвокат, инженер, проектировщик). Этот метод также мало полезен в тех случаях, когда работник должен выполнять важные действия, потребность в выполнении которых может возникать только эпизодически (например, работа медсестры скорой помощи). Непосредственное наблюдение обычно применяется совместно с опросом. Один подход — наблюдать работника на рабочем месте в течение всего рабочего цикла. (Цикл — требуемый интервал времени для завершения работы. Это может быть минута для работника на сборочном конвейере или час, день и дольше для более сложных видов работ.) На этой стадии Вы регистрируете все работы, выполняемые на рабочем месте, которые наблюдаете. Затем, собрав как можно больше информации, Вы проводите опрос работника. При этом просите его разъяснить вопросы, которые у Вас возникли и описать дополнительные работы, которые он выполняет, а Вы не заметили. Другой подход — во время выполнения работником задания проводить наблюдение и опрос одновременно. Однако, обыкновенно лучше попридержать вопросы до тех пор, пока наблюдение не будет закончено, так как это позволяет ненавязчиво наблюдать за работником. Это, в свою очередь, помогает снизить вероятность того, что работник станет волноваться и это каким-либо образом изменит его обычные действия.
3.5. Ежедневник/журнал респондента
Работников можно попросить вести ежедневник/журнал респондента (participant diary/logs) или составлять список заданий, которые они выполняют в течение дня. Для каждого мероприятия, в котором он принимает участие, работник записывает это мероприятие (и затраченное время) в журнал. Это позволит Вам получить очень полную картину работы, особенно если после этого провести опрос с участием работника и его непосредственного начальника. Работник, конечно, может попытаться преувеличить количество некоторых видов работы и преуменьшить количество других. Однако сама суть подробного, с указанием затраченного времени, журнала будет препятствовать этому.
Итак, интервью, опросные листы, наблюдение и ежедневник/журнал — наиболее популярные методы сбора информации для анализа работы. Они все обеспечивают достоверную информацию о том, что ответственный за данный вид работы реально делает на рабочем месте. Они могут использоваться для разработки описания и спецификации работы.
Комиссия Гражданской Службы США (U. S. Civil Service Commission) разработала методику анализа работы, предназначенную для того, чтобы создать стандартизированную процедуру, посредством которой различные виды работ можно будет сравнивать и классифицировать. Согласно этой методике, информация собирается на «бланке анализа работы». Здесь, как показано далее на рис. 3.3, сначала приводятся идентификационная информация и краткое описание работы.
ИДЕНТИФИКАЦИОННАЯ ИНФОРМАЦИЯ
ФИО занимающего должность:
Организация/Подразделение: Служба благосостояния
Название должности: Эксперт по предоставлению материальной помощи
Дата:
ФИО проводившего интервью:
КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ РАБОТЫ
Проводить опросы, заполнять заявления, определять соответствие, предоставлять информацию общественным организациям в отношении программы талонов на питание, направлять не удовлетворяющих требованиям посетителей в другие общественные организации
ЗАДАНИЯ*
1. Принимать решение о соответствии заявителя требованиям для выдачи талонов на питание, используя в качестве руководства нормативные документы
Требуемые знания:
— Знание содержания и значения пунктов стандартной формы заявления
— Знание руководящих документов программы по предоставлению талонов на питание Службы Общественного Здравоохранения
— Знание статуса программы по предоставлению талонов на питание Службы Общественного Здравоохранения
Требуемые навыки:
— Никаких
Требуемые способности:
— Способность читать и понимать сложные инструкции, такие как нормативные документы
— Способность читать и понимать множество процедурных инструкций как письменных, так и устных, и преобразовать их в соответствующие действия
— Способность применять арифметические операции: сложение и вычитание
— Способность переводить требования на язык, понятный обычному человеку
Физическая активность:
— Сидячая работа
Окружающие условия:
— Никаких
Типичные инциденты на работе:
— Работа с людьми, выходящая за рамки выдачи и получения инструкций
Сферы интереса:
— Передача информации
— Деловые контакты с людьми
— Работа на благо людей
2. Принимать решения, описывать и объяснять, с какими другими общественными организациями может связаться проситель с целью помочь и направить просителя в соответствующую общественную организацию, используя знания работника о доступных организациях и нуждах просителя
Требуемые знания:
— Знание функций различных организаций социальной помощи
— Знание различных общественных организаций и их места расположения
— Знание процедуры направления просителя
Требуемые навыки:
— Отсутствуют
Требуемые способности:
— Способность понимать нужды человека из устных объяснений
— Способность давать простые письменные и устные инструкции просителям
Физическая нагрузка:
— Сидячая работа
Окружающие условия:
— Отсутствуют
Типичные инциденты на работе:
— Работа с людьми, выходящая за рамки выдачи и получения инструкций
Сферы интереса:
— Передача информации
— Деловые контакты с людьми
— Работа на благо людей
*Данная работа может включать пять или шесть заданий. Для каждого задания укажите знания, навыки, способности, физическую работу, окружающие условия, типовые инциденты на работе и сферы интересов.
Рис. 3. Выдержка из заполненного бланка анализа работы Civil Service Commission
Затем специалист перечисляет конкретные задачи, решаемые на данном рабочем месте, в порядке их важности. Затем для каждого задания специалист указывает:
1. Требуемые знания (например, факты или принципы, с которыми исполнитель должен быть ознакомлен прежде, чем выполнять свою работу);
2. Требуемые навыки (например, навыки, необходимые для управления машиной или другим транспортным средством);
3. Требуемые способности (например, математические, способность рассуждать, решать задачи);
4. Физическая нагрузка (например, переноска тяжестей, необходимость таскать или толкать);
5. Все особенности рабочего места (вибрация, неадекватная вентиляция, перемещающиеся объекты или тесные помещения);
6. Типичные происшествия на рабочем месте (например, напряженная работа в опасных условиях, работа с людьми);
7. Области интересов работника (предпочтение, которое работник должен отдавать работе с «вещами и объектами» или «передаче данных», или «работе с людьми»).
Эти положения изображены на рисунке. В данном случае первое задание, указанное в списке для «эксперта по предоставлению материальной помощи», заключается в следующем: «принимать решение о соответствии заявителя требованиям для выдачи талонов на питание, используя в качестве руководства нормативные документы». Ниже этого задания приведены выводы эксперта, касающиеся
требуемых знаний «эксперта по предоставлению материальной помощи»;
всех специальных навыков и способностей;
видов физической деятельности, встречающейся в данной работе;
особенности рабочего окружения;
типичные инциденты на работе;
сферы интересов, которые соответствовали бы данному заданию.
Эксперт обычно использует собственное представление о данной работе, а также данные, полученные в процессе опросов, наблюдений, из журналов или опросных листов в процессе заполнения бланка анализа рабочего места.
Фактически любая работа может быть разбита на составляющие, каждую из которых затем анализируют с точки зрения требуемых навыков, и так далее. Методика предоставляет стандартный инструмент, с помощью которого различные виды работ можно сравнивать, сопоставлять и классифицировать.
3.6. Количественные методы анализа работы
Хотя большинство работодателей использует опросы, опросные листы, наблюдение или журналы для сбора информации, необходимой для анализа работы, есть много случаев, когда эти описательные методы не подходят. Например, когда необходимо для определения уровня оплаты сравнить виды работ. Тогда каждому виду необходимо присвоить определенное количество баллов. Такой «количественный» подход может оказаться наилучшим. Существует три наиболее популярных метода:
позиционный опросный лист для анализа должности,
процедура департамента труда и
функциональный анализ работы.
Позиционный опросный лист для анализа
Позиционный опросный лист для анализа (position analysis questionnaire (PAQ)) — это очень структурированный опросный лист. Он заполняется специалистом по анализу работы, который уже должен быть знаком с конкретной анализируемой работой.
Преимуществом PAQ является то, что он позволяет получить количественную оценку или выявить профиль любой работы в баллах, присваиваемых по пяти базовым позициям:
1) Принятие решений;
2) Профессиональные навыки;
3) Физическая нагрузка;
4) Управление транспортными средствами/оборудованием;
5) Обработка информации.
Другими словами, основным достоинством PAQ является то, что он позволяет классифицировать работы, т. е. дать количественную оценку каждой работе, основываясь на таких ее характеристиках, как требования к принятию решений, выполнению действий, требующих профессиональных навыков, физической нагрузки, управлению транспортными средствами/оборудованием и обработке информации. Таким образом. Вы можете использовать результаты, полученные с помощью PAQ, для того, чтобы сравнивать работы между собой и определять, например, какая из работ более престижная. Эта информация затем может быть использована для того, чтобы определить ставку или уровень заработной платы для каждой работы.
Процедура Департамента труда
Процедура Департамента труда США (Department of Labor (DOL)) также предназначена для того, чтобы предоставить стандартный метод, с помощью которого различные виды работ можно количественно оценить, разбить на группы и сравнивать между собой. В основе анализа работы Департаментом труда лежит оценка каждой работы с точки зрения того, что данный работник делает в отношении людей и предметов.
Функциональный анализ работы
Этот метод базируется на том же подходе, что и метод Департамента труда, но позволяет получить дополнительную информацию в отношении заданий, выполняемых в данной работе, ее целей и требований в отношении обучения. Функциональный анализ работы отличается от подхода Департамента труда по двум основным направлениям. Во-первых, функциональный анализ работы позволяет не только установить рейтинг данной работы по таким параметрам, как данные, люди и предметы, но и учесть следующие четыре изменения: меру, в которой для выполнения данного задания необходимы специальные инструкции; меру, в которой способность рассуждать и делать заключения необходима для выполнения данного здания; навыки вербального общения и языковая подготовка, требуемые для выполнение данного задания. Во-вторых, функциональный анализ рабочего места (functional job analysis) также позволяет определить стандарты качества выполнения работы, требования к профессиональной подготовке. Проведение анализа рабочего места посредством функционального анализа работы, таким образом, позволяет получить ответ на вопрос: «Какое обучение необходимо данному работнику, чтобы выполнить определенное задание на требуемом уровне?»
4. Составление описания работы
Описание работы — это письменный документ, в котором содержится информация о том, что реально делает работник, выполняющий данную работу, как он это делает и в каких условиях выполняется данная работа. Эта информация затем используется при составлении спецификации работы, в которой изложены знания, способности и навыки, необходимые для удовлетворительного выполнения данной работы.
Хотя и не существует типовой формы для составления описания работы, большинство описаний содержит следующие разделы:
1. Определение работы.
2. Краткое описание работы.
3. Отношения, ответственность и обязанности.
4. Полномочия.
5. Стандарты исполнения.
6. Рабочие условия.
7. Спецификация работы.
4.1. Определение работы
Раздел «Определение работы» содержит несколько видов информации. В строке «Название работы» указывается название работы, например, руководитель работ по обработке данных, менеджер по продажам или кладовщик. Раздел «Статус работы» позволяет быстро определить статус работы. Код работы позволяет легко ссылаться на все виды работ. Каждому виду работ в организации должен быть присвоен некий код; эти коды отображают наиболее важные характеристики работы, такие, как уровень оплаты, к которому данная работа относится. Дата — время, когда данное описание рабочего места действительно было составлено. Там же указывается, кем было составлено описание. Также в данном разделе отводится место для указания, кем данное описание было утверждено и к какой организационной единице (заводу/подразделению и департаменту/отделу) данная работа относится. Кроме того, указывается название должности непосредственного начальника. Раздел «Идентификация работы» также часто содержит информацию о ставках зарплаты или/и диапазоне зарплаты. Строка «Категория/Уровень» показывает категорию или уровень данной работы, если таковые имеются. Например, фирма может разделить секретарей на секретарей 1 категории, секретарей II категории и так далее. И, наконец, строка «Уровень оплаты» содержит информацию о конкретном уровне оплаты или диапазоне оплаты для данной работы.
4.2. Краткое описание работы
В разделе «Краткое описание работы» должно содержаться общее описание характера работы, включающее только основные функции и действия. Так, начальник отдела обработки данных «управляет всеми операциями обработки данных, контролем данных, а также требованиями по подготовке данных». Для менеджера по закупкам в разделе «Краткое описание работы» может содержаться следующая информация: «менеджер по закупкам осуществляет закупку, регулирует поставки, запасы и распределяет все материалы, необходимые для данного производства». Для работы начальника отдела почтовых отправлений в данном разделе может быть указана следующая информация: «начальник отдела почтовых отправлений сортирует и получает всю входящую почту и осуществляет обработку всей исходящей почты, включая точную и своевременную отправку данной почты».
Старайтесь не включать таких общих фраз как «по мере надобности выполняет другие поручения». Включение подобных фраз поможет начальнику расширить круг обязанностей работника. Однако некоторые эксперты однозначно утверждают, что «одну строку, которую довольно часто можно найти в подобных документах, никогда не стоит включать в описание работы. Это «заключительные фразы» типа «другие обязанности по мере надобности», так как это не точно определяет характер данной работы, а следовательно, и требования к людям, которые должны быть на нее наняты».
4.3. Отношения
В разделе «Отношения» описываются взаимоотношения работодателя с другими людьми внутри и вне организации. Для менеджера по персоналу этот раздел мог бы выглядеть следующим образом:
Подотчетен: вице-президенту по отношениям среди служащих.
Контролирует: клерка по человеческим ресурсам, проверяет администратора и одного секретаря.
Работает: со всеми менеджерами отдела и занимается исполнительным управлением.
Вне компании: агентства занятости, фирмы по вербовке рабочей силы, представители профсоюза, государственные и федеральные службы занятости и различные продавцы,
4.4. Обязанности и ответственность
В этом разделе представлен детальный список фактической ответственности и обязанностей, соответствующих рабочему месту. Каждая из основных обязанностей должна быть внесена в список в виде одного-двух предложений, описывающих ее. Например, обязанность «выбор, обучение и развитие подчиненных» может быть далее определена следующим образом: «развитие духа сотрудничества и понимания. «, «гарантии того, что члены рабочей группы получат специализированное обучение по мере необходимости. «, и «направленная подготовка, включающая обучение, демонстрации и/или консультации. «.
Вы можете использовать Словарь Департамента труда «Наименования Профессий» (Department of Labor’s Dictionary of Occupational Titles (DOT) ) с перечислением работ, соответствующих им обязанностей и ответственностей. Как показано далее на рис. 3.4, отрывок из словаря со списком обязанностей и ответственностей менеджера по человеческим ресурсам включает «планирование политики и следование ей во всем, что касается деятельности персонала», «набор, интервьюирование и отбор служащих на свободные места», а также «оценку заработной платы в рамках трудового рынка, чтобы определить конкурентоспособную ставку заработной платы».
166.117-018 МЕНЕДЖЕР, ПЕРСОНАЛ, альтернативное название:
Менеджер, человеческие ресурсы
Планирует и выполняет работу, касающуюся всех стадий деятельности персонала: набор, интервьюирование и выбор служащих на свободные места. Планирует и проводит новую ориентацию служащего, чтобы создать положительное отношение к целям компании. Ведет дела по охвату страхованием, пенсионному плану и операциям с персоналом, таким как: наем, продвижение, перемещение и увольнение. Исследует несчастные случаи и готовит отчет для выплаты страховок. Определяет размер компенсационных выплат. Проводит анализ заработной платы в пределах трудового рынка, чтобы определить конкурентоспособную ставку заработной платы. Готовит план действий персонала. Встречается с профсоюзными организаторами и наблюдателями для решения жалоб. Пишет отдельные замечания служащим с их обоснованием и проводит переговоры для определения дальнейших действий. Готовит доклады и рекомендует процедуры для сокращения прогулов и пропусков. Представляет компанию в слушаниях и исследованиях, связанных с персоналом. Заключает контракты с внешними поставщиками, чтобы обеспечить для работников услуги типа буфета, транспортировки или помочь им при переселении. Может готовить план действий персонала, используя компьютер. Может давать советы руководству и руководить испытаниями претендентов. Может контролировать служащих. Может хранить характеристики наемных работников для правительственных отчетов. Может заключить соглашение на переговорах между предпринимателями и профсоюзами об условиях труда с ПРЕДСТАВИТЕЛЕМ ДЕЛОВЫХ КРУГОВ, ПРОФСОЮЗ 187.167-018. GOE: 11.05.02 STRENGTH: S GED: R5 M5 L5 SVP: 8 DLU: 88.
Рис. 4. «Менеджер по персоналу». Описание из словаря «Наименований Профессий»
Следующий раздел должен определить пределы полномочий работодателей, включая ограничения принятия решения, прямое наблюдение со стороны персонала и бюджетные ограничения. Например, работодатель мог бы иметь полномочия одобрить просьбы о закупках на сумму до 500 долларов, предоставлять свободное время или разрешить отсутствие, контролировать дисциплину персонала отдела, рекомендовать увеличение жалованья, интервьюировать и нанимать новых служащих.
Некоторые описания работ содержат перечень стандартов исполнения. Они представляют собой стандарты, которых служащий, как ожидается, достигает, выполняя основные обязанности и неся определенную ответственность.
Создание стандартов — нелегкая задача. Однако большинство менеджеров скоро узнают, что говоря подчиненным «Старайтесь», Вы не обеспечиваете необходимого руководства для достижения наилучшего качества исполнения. Один из прямых путей установки стандартов состоит в том, чтобы закончить утверждение: «Я буду полностью удовлетворен Вашей работой, когда. «. Это предложение в законченном виде, за что установлена ответственность, внесенная в описание работы, должно обеспечивать создание стандартов исполнения. Например:
Обязанность: своевременное и безошибочное отправление по почте счетов, подлежащих оплате
1. Все полученные счета будут отправляться по почте в течение того же рабочего дня.
2. Все счета, для которых необходимо одобрение менеджеров отдела, будут получены не позже чем на следующий день.
3. Среднее количество ошибок отправления не будет превышать трех в месяц.
4. Отправление бухгалтерских отчетов будет произведено к концу третьего рабочего дня каждого месяца.
Обязанность: соответствие ежедневному производственному календарному плану
1. Рабочая группа производит не меньше 426 единиц продукции за рабочий день.
2. На каждом рабочем месте среднее число отклонений не превышает 2%.
3. При завершении работ среднее число сверхурочных работ не будет превышать 5% в неделю.
4.7. Условия труда и окружающая среда
Описание работы будет также включать в себя общие условия труда, соответствующие работе. Они могут включать в себя такие факторы, как уровень шума, опасные условия или высокая температура.
4.8. Основные принципы описания работ
Здесь представлены некоторые подсказки для создания Вами описания работы.
Ясность. Описание работы должно отражать этапы работы так хорошо, чтобы все обязанности были ясны.
Указание возможностей. Убедитесь, что указали возможности и характер (природу) работы, используя фразы типа «для отдела» или «как требует менеджер». Включите все важные отношения.
Определенность. Выберите наиболее определенные слова, чтобы показать:
1) вид работы;
2) степень сложности;
3) требуемые навыки;
4) степень стандартизированности проблемы;
5) степень ответственности рабочего за каждую стадию работы;
6) степень и тип материальной ответственности. Используйте действенные слова типа «анализируют», «собирают», «подбирают», «планируют», «изобретают», «выводят», «поставляют», «передают», «обслуживают», «поддерживают», «контролируют» и «рекомендуют». Работники более низких уровней организации имеют детально расписанные обязанности или задачи, в то время как работники более высокого уровня имеют более обширные обязанности.
Краткость. Точная краткая формулировка обычно лучше всего описывает цель.
Перепроверка. Наконец, чтобы проверить, соответствует ли описание основным требованиям, спросите себя: «Поймет ли новый служащий суть работы, если прочтет ее описание?»
5. Применение в малом бизнесе
Из-за отсутствия пользы от работы аналитиков или (во многих случаях) менеджеров по персоналу, большое количество владельцев малого бизнеса сталкивается с двумя препятствиями при проведении анализа работы и составлении ее описания. Во-первых (они часто концентрируются на других неотложных вопросах), они часто нуждаются в результатах более детального подхода, чем анкетирование. Во-вторых, всегда имеются разумные опасения, что при составлении описания работы они неосторожно пропустят обязанности, которые должны вменяться подчиненным, или обязанности, соответствующие определенным должностям, которые обычно ассоциируются с этими должностями. Владельцы малого бизнеса нуждаются в чем-то вроде энциклопедии, содержащей все возможные ситуации, с которыми они могли бы столкнуться, включая детальный список обязанностей, обычно соответствующих этим должностям. Такая «энциклопедия» существует, это — словарь «Наименования Профессий» (Dictionary of Occupational Titles (DOT)), упоминавшийся ранее.
Практический подход к анализу работы для малого бизнеса представляет, из себя следующие действия (шаги).
Данные для подготовки описания работы
Название работы
Отдел
Номер работы
Кем написано
Сегодняшняя дата
Применяемые DOT коды
I. Применяемое в словаре наименований профессий (DOT) определение (я):
II. Описание работы:
(Список наиболее важных или регулярных задач)
V. Обязанности по работе:
(Кратко опишите каждую обязанность служащего и, если возможно, как служащий выполняет ее. Укажите в круглых скобках в конце каждой обязанности приблизительное время, отпущенное на нее)
Б. Периодически выполняемые обязанности:
(Указать еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, и т. д.)
В. Обязанности, выполняемые нерегулярно:
Рис. 5. Анкета описания работы
Шаг 1. Решения относительно плана
Разработка по крайней мере основных руководящих принципов плана должна предшествовать составлению структуры организации или описанию работы. Что Вы ожидаете от Вашего дохода в следующем году и в следующие несколько лет? Какой продукции Вы отдаете предпочтение? Какие направления или отделы Вашей компании, по Вашему мнению, должны быть расширены, сокращены или объединены для планируемой Вами работы фирмы в течение следующих нескольких лет? Какие новые должности и, соответственно, специалисты Вам могут понадобиться для выполнения Ваших стратегических планов? Вопросы такого типа Вы должны задать перед началом работы.
Шаг 2. Разработайте структуру организации
Вашим следующим шагом должна стать разработка организационной структуры Вашей фирмы. Делая это, составьте схему, показывающую, кто подотчетен президенту и каждому из его подчиненных. Закончите схему, показав, кто подчиняется каждому из менеджеров и наблюдателей фирмы. Сначала составьте схему организации в настоящий момент. Затем, в зависимости от того, на сколь длительный срок Вы планируете, сделайте схему, показывающую, какой Вы хотели бы ее видеть в ближайшем будущем (скажем, через два месяца), и, возможно, две или три другие диаграммы, показывающие, каким Вы видите развитие Вашей организации в течение двух-трех лет.
Шаг 3. Используйте анализ работы/описывающую анкету
Целесообразно использование анкетного опроса, анализирующего работу для того, чтобы определить ее суть. Для сбора данных Вы можете использовать один из полных анкетных опросов. Наиболее простая и вполне удовлетворительная анкета опроса для составления описания представлена на рис. 3.5. Вы можете заполнять анкету на основании заранее затребованных данных, либо попросив Ваших наблюдателей или самих работников перечислить их обязанности (в нижней части анкеты), выполняемые ежедневно, периодически или нерегулярно. Пример того, как некоторые из этих обязанностей должны быть описаны наблюдателем и/или служащим, приведен на рисунке 3.6.
Пример названия работы: Клерк по обслуживанию заказчика.
Пример описания работы: Отвечает на вопросы и дает рекомендации заказчикам, отвечает за получение наличных заказчиком по чеку, ведет учет и восстановление потерянных кредитных карточек, рассматривает новые заявления на выдачу кредита, работает по обслуживанию заказчика в универмаге.
Пример одной обязанности служащего: Разрешает получение наличных по чекам; Разрешает получение наличных от персонала или оплату чеком по платежной ведомости (до указанной суммы) заказчиками, желающими расплачиваться чеком. Запрашивает документы, удостоверяющие личность, типа водительских прав, и исследует чек, проверяя дату, сумму, подпись, и индоссамент. Подписывает чек и посылает заказчика к кассиру.
Рис. 6. Пример данных для подготовки
6. Описание спецификации работы
Спецификация работы содержит описание работы и отвечает на вопрос «Какие человеческие качества и опыт необходимы, чтобы делать эту работу хорошо?» Ответ на этот вопрос покажет Вам, какого человека нужно вербовать и какую проверку он должен пройти. Спецификация работы может представлять собой как набор отдельных разделов описания работы, так и целый, полный документ. Часто она располагается на обороте описания работы.
6.1. Спецификация для обученного персонала в сравнении со спецификацией для необученного персонала
Предположите, что Вы искали обученного бухгалтера (или автомеханика). В этом случае Ваше внимание, вероятно, сосредоточится на таких факторах, как стаж, качество обучения и так далее. Следовательно, обычно не слишком трудно определить человеческий потенциал при найме уже обученного персонала. Но проблема гораздо сложнее, когда работников на рабочие места Вы ищете среди необученных людей (вероятно, с намерением обучить их по ходу работы). Здесь Вы должны определить физические качества, индивидуальность, сферу интересов или сенсорных навыков, которые подразумевают некоторый потенциал выполнения работы, или наличие способностей к обучению какой-либо работе. Например, предположим, что работа требует обработки деталей на электронной сборочной линии. В этом случае Вам наверняка хотелось бы, чтобы человек обладал ловкостью рук. Таким образом, Ваша цель состоит в. том, чтобы идентифицировать качества человека, которые могли бы показать, какой кандидат преуспеет на работе, а какой нет. Идентификация требований для работы производится на основе субъективного мнения или через статистический анализ.
6.2. Спецификация работы, основанная на субъективном мнении
Спецификация работы, основанная на субъективном мнении, составляется с учетом информации, которая получена от наблюдателей и менеджеров по персоналу. Основной процедурой здесь является ответ на вопрос: «Какие требования предъявляются к образованию, интеллекту, навыкам, и т. п. для того, чтобы делать эту работу хорошо?» Один из наиболее распространенных подходов к разработке спецификации работы, основанной на субъективной точке зрения, содержится в Словаре «Наименований Профессий». В нем приведены требования к работнику, разработанные аналитиками и профессиональными техническими советниками для каждого рабочего места. Каждое требование или характеристика были обозначены буквами следующим образом:
G (интеллигентность),
V (словарный запас),
N (численность),
S (пространственность),
Р (восприятие),
Q (конторское восприятие),
К (координация),
F (ловкость рук),
М (способность к руководству),
Е (координация «глаза-руки-ноги») и
С (кругозор).
Эти оценки отражают суммарные качества или способности, которыми обладают работающие в настоящее время люди.
6.3. Спецификация работы, основанная на статистическом анализе
Базирование Вашей спецификации работы на статистическом анализе представляет собой наиболее точный, но более трудный подход. В основном, здесь статистически определяется зависимость между некоторыми прогнозами или человеческими качествами типа роста, интеллекта или ловкости рук и некоторыми индикаторами или критериями эффективности работы (типа выполнения по оценкам наблюдателей).
Основной процесс состоит из пяти шагов:
1) анализ работы и решение о принятии мер для ее выполнения;
2) выбор характеристик персонала (подобно ловкости рук), которые, как Вы полагаете, будут способствовать успешному выполнению;
3) проверка кандидатов на наличие этих качеств;
4) проверка качества выполнения работы этими кандидатами;
5) проведение статистического анализа зависимости между характеристиками человека (ловкость рук) и качеством выполнения работы. Ваша цель состоит в том, чтобы определить, является ли прогноз верным.
Таким образом могут быть установлены характеристики человека, необходимые для выполнения работы. Этот метод, как уже отмечалось, более правильный, чем подход с субъективной точки зрения. Законодательство запрещает использование необоснованных критериев при оценке качества выполнения работы. (Стандарты, которые непосредственно или косвенно вводят отличия на основе пола, расы, религии, национального происхождения или возраста, могут послужить хорошей основой прогноза при условии их тщательного статистического изучения.
1. Разработка структуры организации приводит к появлению рабочих мест, которые нужно укомплектовать. Анализ работы — процедура, через которую Вы выясняете:
1) что за собой влечет эта работа;
2) какие люди должны быть наняты для работы. Этот процесс состоит из шести шагов:
1) решение о целесообразности использования информации об анализе работы;
2) сбор информации;
3) выбор позиций, которые нужно анализировать;
4) сбор данных для анализа работы;
5) рассмотрение информации с участниками;
6) разработка описания работы и спецификации работы.
2. Имеются пять основных методов сбора данных для анализа работы: интервью, прямое наблюдение, анкетный опрос, мнение участника, и процедуры Государственной Службы США. Они хороши для разработки описаний работы и спецификаций. Использование подхода Департамента Труда, функционального анализа работы, и PAQ обеспечивают количественные оценки каждой работы и поэтому полезны для классификации рабочих мест с точки зрения оплаты.
3. Описание работы должно отражать работу настолько хорошо, чтобы обязанности были ясны независимо от других описаний работы. Всегда спросите: «Сможет ли новый служащий понять суть работы, если он или она прочтет описание работы?»
4. Спецификация работы состоит из описания работы и ответа на вопрос «Какими человеческими качествами и опытом необходимо обладать, чтобы делать эту работу хорошо?» Это определяет то, каких людей нужно вербовать и на что их нужно проверять. Спецификация работы обычно основана на определенных предположениях менеджеров. Однако, более точный, статистический подход к разработке спецификации работы также может использоваться.
5. Анализ работы является одним из первых действий персонала, что влияет на его обязательства. Большинство людей не могут исполнять работу, когда не имеют способностей и навыков ее исполнения. Через анализ работы Вы определяете последствия, которые влечет эта работа и навыки и способности, которыми должны обладать кандидаты.
6. Вы можете использовать Словарь «Наименований Профессий (DOT) » для составления описания работы. Найдите и воспроизведите описания из DOT, касающиеся работы, которую Вы описываете. Используйте эти описания, чтобы «поставить точку» в Вашем собственном описании, в особенности при составлении перечня обязанностей, характерных для этого рабочего места.
Вопросы для обсуждения
1. Какие пункты обычно включены в описание работы? Какие пункты пропускаются?
2. В чем заключается анализ работы? Как Вы можете использовать информацию, обеспечивающую его?
3. Мы обсуждали несколько методов сбора данных — анкетирование, позиционный анализ и так далее.
Сравните эти методы, объясняя, что полезного есть в каждом. Составьте список положительных и отрицательных особенностей каждого.
4. Опишите типы информации, обычно встречающиеся в спецификации работы.
5. Объясните, как Вы провели бы анализ работы.
Источник: Десслер Гари. Управление персоналом / Пер. с англ. — М.: «Издательство БИНОМ», 1997. — 432 с.: ил. (Глава 3)
источник