Меню Рубрики

Как правильно подготовить анализ работы

Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?

Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.

Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.

Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов — от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит – устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай – он просто ждет, пока выполнится операция.

А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление статистической информации и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для оперативных сотрудников. Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.

Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.

Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай — разумный) вид.

В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способы заинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.

Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:

— обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;

— подтверждение квалификации того или иного сотрудника;

— демонстрация эффективной работы руководству;

— получение финансирования на следующий отчетный период;

— получение согласия на развитие направления (идеи);

— обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.

Известная формулировка – правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения – работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.

Если на предприятии нет разработанной формы отчетности, то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.

Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается. В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в виде диаграмм и графиков, которые облегчат восприятие. Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.

Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.

Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.

В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей – это пища для размышлений по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников. Примеры отчетов о проделанной работе говорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела». Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.

Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.

Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий отчетный период (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.

Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.

Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.

Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема — причины ее возникновения — постановка задач — решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.

В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело — разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.

К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.

Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».

Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.

Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:

— старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;

— ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;

— разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;

— составьте четкое и лаконичное резюме отчета.

Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы — начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.

источник

Автор: Адаменко Елена

Анализ работы — важный подготовительный этап процесса найма персонала. Составив описание работы (профиль должности), линейный руководитель приобретает эффективный практический инструмент, без которого не обойтись и при подборе кадров, и при планировании, и при ранжировании должностей для разработки систем оплаты труда…

Анализ работы ( job analysis ) — это процесс упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником: определение наиболее существенных характеристик рабочего процесса, его составных частей. Содержание работы описывается через конкретные функции и процедуры, требуемые для ее компетентного выполнения, и содержит характеристики работника (практические навыки, знания, способности, допустимые отклонения и т. д.). Характеристики, касающиеся содержания работы, преимущественно связаны с технологическими аспектами выполнения (обязанности, ответственность, методы выполнения работы и т. д.). Характеристики работника связаны с человеческим поведением, требуемым для успешного выполнения профессиональных задач.

Благодаря этому инструменту менеджер по персоналу и линейный менеджер могут:

  • выработать требования к претендентам на вакантную должность, определить критерии отбора;
  • установить нормы производительности для каждого конкретного рабочего места;
  • спланировать работу на отдельном участке, в структурном подразделении;
  • оценить производительность труда подчиненных;
  • выстроить систему стимулирования труда и т. д.

С самого начала нужно определить, для чего будет использоваться информация, собранная в процессе анализа: для оценки работы, для подбора кадров или для определения потребности в обучении.

До начала анализа работы нужно описать взаимосвязь работ, определить число автономных работ и точные границы задач, обязанностей и ответственности, входящих в состав каждой работы. Если в подразделении задействовано, например, 100 человек, делающих одну и ту же работу, достаточно один раз провести анализ, а затем — несколько подтверждающих наблюдений. Программа анализа зависит не от общего количества сотрудников, а от общего числа автономных и идентичных работ.

Учитывая важность полученных результатов для руководителей, остановимся более подробно на технологических вопросах проведения анализа работы. Он проводится в три этапа:

2) обработка и анализ полученной информации;

3) описание работы ( job description ) и разработка документации.

Первый этап — сбор информации. Используются такие методы сбора информации: интервьюирование, анкетирование, наблюдение.

Интервьюирование сотрудников — самый распространенный способ выяснения круга обязанностей и сфер ответственности, характеризующих данную должность. Интервью позволяет получить от работника информацию о его функциях и о тех проблемах, с которыми он сталкивается в процессе выполнения рабочих задач.

При проведении интервью важно:

  • точно определить целевую группу — людей, от которых будет получена объективная информация о работе;
  • составить план проведения интервью (список вопросов);
  • предложить сотруднику проранжировать выполняемые им обязанности по степени важности в порядке убывания;
  • проверить полученную от сотрудника информацию, сопоставив данные с ответами его коллег.

Вопросы, которые могут быть использованы при проведении интервью:

  • В чем заключается выполняемая Вами работа?
  • Каковы Ваши должностные обязанности? За что Вы отвечаете? Что конкретно Вы делаете?
  • Какие требования предъявляются к образованию, подготовке, навыкам сотрудников на данной должности? Необходимо ли дополнительное обучение?
  • В каких мероприятиях подразделения Вы принимаете участие? За какие результаты отвечаете?
  • Какие инструкции и нормы регламентируют Вашу работу?
  • Какая физическая, эмоциональная и интеллектуальная нагрузка требуется на Вашем рабочем месте?

Одним из условий эффективного применения метода интервьюирования при анализе работы является заблаговременное планирование. При подготовке также полезно заранее составить контрольные списки вопросов, предварительно разбив анализируемую работу на блоки по основным направлениям деятельности. Например, анализируя работу главного бухгалтера, при выделении этих направлений можно воспользоваться классификацией ключевых участков бухгалтерского учета: основные средства, сырье и материалы, труд и заработная плата и т. д.

Для участия в интервью нужно выбирать хороших специалистов, имеющих опыт работы в данной должности не менее одного года.

Полученную информацию необходимо занести в опросный лист ( пример в табл. 1 ). Затем нужно проанализировать ответы всех интервьюируемых.

Таблица 1. Опросный лист для проведения анализа работы

Ф.И.О. Должность
Подразделение

1. Краткое описание должностных обязанностей. Опишите своими словами Ваши основные обязанности. (Если Вы отвечаете за заполнение отчетов/протоколов, дайте развернутый ответ в пункте 7).

2. Специальные квалификационные требования. Укажите все разрешения, сертификаты, допуски и т. д., необходимые для выполнения Ваших должностных обязанностей.

Читайте также:  Как сделать анализы на дому

3. Оборудование. Перечислите все оборудование, машины или инструменты, с которыми Вы должны работать в силу Ваших должностных обязанностей.

Среднее количество часов работы в неделю

4. Регулярно выполняемые обязанности. Дайте общее описание должностных обязанностей, которые Вы регулярно выполняете. Пожалуйста, оцените значимость Ваших обязанностей и процент затрачиваемого на них времени в месяц. Укажите так много обязанностей, как это возможно. В случае необходимости приложите дополнительные листы.

Процент затрачиваемого времени

5. Контакты. Требует ли Ваша работа каких-либо контактов с сотрудниками других департаментов (отделов), внешних организаций. Если да, пожалуйста, укажите обязанности, для выполнения которых необходимы данные контакты, и их периодичность.

Обязанности, требующие контактов

С кем нужно установить контакты

6. Принятие решений. Пожалуйста, опишите, какие решения Вы регулярно принимаете при выполнении Ваших должностных обязанностей.

Каковы могут быть последствия, если Вы:

а) примете неправильное решение или сделаете неправильный вывод

б) совершите неправильное действие?

7. Ответственность за ведение записей. Перечислите отчеты, базы данных, сводки, справки или дела, которые Вы должны подготавливать или вести. Укажите, для кого эти материалы предназначены.

8. Управленческие консультации. Как часто Вы должны консультироваться с Вашим непосредственным начальником или другим работником компании при принятии решений или определении правильности направления действий?

9. Требования, предъявляемые данной работой. Пожалуйста, укажите, какие, по Вашему мнению, минимальные требования необходимы для того, чтобы удовлетворительно выполнять Вашу работу:

Опыт (количество лет работы по данной специальности и/или в данной должности)

10. Дополнительная информация. Пожалуйста, приведите дополнительную информацию, которая не вошла ни в один из предыдущих разделов и которая, по Вашему мнению, могла бы оказаться важной при выполнении работы на Вашей должности.

Подпись работника _________________

Анкетирование — опрос сотрудников в письменной форме. С помощью опросных листов можно охватить большую группу людей, затратив при этом относительно немного времени и денег. Однако следует учитывать, что при разработке анкет необходимо формулировать вопросы очень четко и ясно (они должны пониматься однозначно всеми участниками опроса), поскольку анкета, в отличие от интервью, не позволяет задавать уточняющих вопросов.

Наблюдение за рабочим процессом используется преимущественно в тех случаях, когда работа сотрудника состоит из повторяющихся (цикличных) действий. Чаще всего этот метод cбора информации применяется в условиях промышленного производства. За сотрудником, выполняющим повседневные обязанности, ведется наблюдение, данные фиксируются в подготовленном бланке ( образец в табл. 2 ). Такую работу целесообразно проводить несколько раз, в разные периоды времени, чтобы учесть максимальное количество функций, выполняемых работником. Эти наблюдения можно дополнить информацией, полученной с помощью опроса.

Таблица 2. Бланк наблюдения за рабочим процессом

Данные для подготовки описания работы

Должность ______________________ Подразделение ______________________
Ф.И.О. работника ______________________ Дата ______________________

I. Описание работы ( список наиболее важных и/или регулярных задач )

II. Подотчетен

III. Контролирует IV. Обязанности по работе

( краткое описание каждой из обязанностей работника, характеристика того, как они выполняются, с указанием необходимого количества времени, отведенного для каждой операции )

А. Ежедневные обязанности

Б. Периодически выполняемые обязанности

( указать еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и т. д. )

Периодически выполняемые обязанности

В. Обязанности, выполняемые нерегулярно

(ориентировочно) и/или условия

Лучшим подходом при проведении анализа работы является сочетание нескольких методов.

Второй этап — обработка и анализ полученной информации. На этом этапе линейный руководитель и менеджер по персоналу совместно обсуждают всю полученную информацию и анализируют ее. При обработке полученных данных целесообразно использовать статистические методы (например, подсчет в процентном соотношении частоты встречаемости признаков и т. д.). В крупных компаниях для упрощения обработки больших массивов информации, как правило, используются компьютерные социологические программы (например, «ОСА»).

Третий этап — описание работы. Описание работы — это документ, в котором содержится информация о том, какую работу реально выполняет сотрудник, как он это делает, в каких условиях работа выполняется.

Мы предлагаем следующую структуру документа «Описание работы»:

  • спецификация работы (ее цель и значимость для организации, главная задача, структура рабочего процесса, вид выполняемых работ, степень сложности, особенности профессиональной деятельности на данном рабочем месте и др.);
  • паспорт должности (статус; ответственность, обязанности и полномочия; направления деятельности; функциональные взаимодействия; система оплаты труда, поощрений и взысканий);
  • стандарты исполнения (эталоны, нормы профессиональной деятельности работника, которыми он руководствуется при выполнении должностных обязанностей и за соблюдение которых несет ответственность);
  • квалификационная карта (набор квалификационных характеристик и требований — образование, опыт, специальные знания и навыки, которыми должен обладать эталонный работник, занимающий эту должность);
  • карта компетенций (личностные характеристики человека, его способности к выполнению конкретных функций, ожидаемый (желательный) тип поведения и социальная роль).

Анализ и описание работы используются при определении необходимости найма тех или иных специалистов, а также определить критерии (обязательные и желательные) отбора кандидатов на вакантную должность. Это весьма трудоемкая и кропотливая работа, ее результаты лучше аккумулировать в базе данных. Такая база данных поможет подобрать профессионалов, грамотно составить план обучения, выстроить справедливую систему оплаты труда.

источник

Писать анализы и отчёты – дело, прямо скажем, не очень занимательное. Но без него в нашей профессии не обойтись. Вам в помощь – положительный опыт коллег в данном вопросе. Хорошие варианты грамотно составленных отчётов и анализов работ, по самым разным областям образовательного и воспитательного процесса, собраны на страницах этого тематического раздела.

Здесь представлены отчёты и анализы, составленные по итогам работы, как в рамках небольших детских коллективов, так и в масштабах всего образовательного учреждения в целом.

Показаны публикации 1-10 из 8865 .
Все разделы | Анализ работы, отчеты, из опыта работы

Консультация «Как научиться закаляться» Значение и механизм закаливания Закаливание — направленный процесс повышения устойчивости организма к неблагоприятному воздействию разнообразных природных факторов и условий. Оно приучает человека к различным трудностям, обусловленным резкими колебаниями температуры;.

Опыт работы «Вязаная игрушка как средство речевого развития детей раннего возраста» Выступление на МО воспитателей групп раннего возраста 4 декабря 2019 года состоялся семинар педагогов ДОУ на тему: «Создание условий в дошкольном учреждении для раннего развития детей и поддержки семьи». В семинаре приняли участие педагоги из разных детских садов. Обсудили.

Анализ работы, отчеты, из опыта работы — Опыт работы «Художественно-эстетическое развитие детей дошкольного возраста»

Публикация «Опыт работы «Художественно-эстетическое развитие детей дошкольного. » «Истоки способностей и дарования детей на кончиках пальцев. От пальцев, образно говоря, идут тончайшие нити — ручейки, которые питают источник мысли. Другими словами, чем больше мастерства в детском рисунке, тем умнее ребенок» (В.А.Сухомлинский) Художественно-творческие.

Обобщение опыта работы «Развитие речи дошкольников через дидактическую игру» Обобщение опыта работы на завершающем этапе «Развитие речи дошкольников через дидактическую игру» Здравствуйте уважаемые коллеги сегодня я представляю обобщение опыта Слайд № 1 (текст) Одним из важных приобретений ребенка в дошкольном детстве является овладение родной речью.

Опыт работы детского сада по театрализованной деятельности «Волшебный край!» — так когда – то назвал театр великий русский поэт Александр Сергеевич Пушкин. Хочется добавить – это волшебный край, в котором ребёнок радуется, играя, а в игре он познаёт мир. Театральное искусство, близко и понятно детям ведь в основе театра лежит игра.

Художественно-эстетическое развитие дошкольников в игровой деятельности (из опыта работы) МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ АЛТАЙСКАЯ СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 5 СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ДЕТСКИЙ САД «СКАЗКА» 659650 Россия, Алтайский край, Алтайский район, с.Алтайское, ул.Партизанская, 18. altaiskazka.ucoz.ru Конспект доклада на.

Анализ работы, отчеты, из опыта работы — Из опыта работы «Совершенствование педагогической работы с дошкольниками через систему здоровьесберегающих технологий»

Статья «Из опыта работы «Совершенствование педагогической работы с. » Здоровьесберегающая технология – это система мер, включающая взаимосвязь и взаимодействие всех факторов образовательной среды, направленных на сохранение здоровья ребёнка на всех этапах его обучения и развития. В концепции дошкольного образования предусмотрено не только.

Опыт работы по формированию элементарных математических представлений Опыт работы «Формирование элементарных математических представлений у детей Дошкольного возраста через использование дидактических игр» Содержание Введение 3 Теоретическая часть 5 Практическая часть 8 Заключение 13 Литература 14 Введение Взрослые не перестают удивляться, как.

Аналитический отчёт о работе за учебный год в средней группе 2018–2019 абота средней группы «Капелька» осуществлялась по основной общеобразовательной программе МБДОУ «Детский сад № 30», по программе «От рождения до школы» под редакцией Н. Е. Вераксы, а также в соответствии с календарно-тематическим планированием для детей среднего.

Содержание занятий физической культурой в разновозрастной группе 5–7 лет (из опыта работы) Содержание занятий физической культурой в разновозрастной группе 5-7 лет Выполнил инструктор по физической культуре: Андросенко Зинаида Андреевна Цель и задачи: формировать двигательные умения и навыки; развивать физические качества; удовлетворять естественную биологическую.

Успешная работа коллектива ДОУ является следствием грамотного анализа педагогической деятельности.

Основной задачей поставленной перед руководителем ДОУ в этом виде деятельности является достижение высокой эффективности работы по воспитанию и обучению детей, достичь этого помогает всесторонний анализ.

Сам термин «анализ» подразумевает изучение отдельно элемента предмета, явления. Педагогический же анализ является системным изучением деятельности педагогов, средств и методов, используемых в педагогическом процессе.

  • Оперативный вид позволяет ежедневно анализировать основные грани образовательного процесса. Главной задачей такого анализа является обобщение результатов наблюдения за месяц, год.
  • Тематический анализ это исследование одной программной области (ФИЗО или ФЭМП) в работе педагогов ДОУ.

Главной целью педагогического анализа в ДОУ является изучение деятельности педагогов и сотрудников, своевременное обнаружение недостатков и пробелов в работе коллектива, обнаружение резервов и дополнительных возможностей педагогического роста.

Работа начинается с определения уровня достигнутых задач и целей, на основании результатов выявляются цели и пути решения новых и попутных задач. Завершается анализ обобщением и оцениванием достигнутых результатов.

источник

Как сделать анализ работы

Прежде, чем приступать к проведению анализа работы, следует четко представлять значение и взаимосвязь следующих терминов: цель, задачи, направления деятельности, формы и методы работы и, собственно, анализ работы.

Целью работы является желаемый конечный результат

Задачи, которые ставятся и решаются в процессе деятельности, являются промежуточными целями, достижение которых предполагает получение конечного результата

Направления деятельности это пути решения поставленных задач

Формы и методы это те «Инструменты», с помощью которых библиотекарь решает поставленные задачи по различным направлениям деятельности (беседы, выставки, обзоры, литературные утренники, викторины, конкурсы, анализы чтения и пр.)

В отличие от отчета, анализ предполагает обязательное указание желаемых и полученных результатов проведенной работы (как положительных моментов, так и недостатков) и выводов с указанием завершения, изменения или необходимостью продолжения работы по каждому конкретному направлению

Главной целью работы школы вообще и библиотеки в частности является воспитание гармонично развитой личности, социально адаптированной к жизни (образованный, воспитанный, здоровый человек).

Исходя из этого, основными задачами работы библиотеки являются:

Содействие учебно-воспитательному процессу. Включает в себя следующие направления, которые могут быть поставлены как самостоятельные задачи:

    Информационная культура. Обучение навыкам поиска и использования информации Преодоление неуспешности в обучении Работа по поддержанию и сохранению родного языка Приобщение к ценностям общемировой культуры Воспитание культуры поведения

Патриотическое воспитание. Включает в себя следующие направления, которые могут являться самостоятельными задачами:

    Русская культура Семья Малая Родина Земля наш общий дом. Экология Защита своей Родины

Здоровый образ жизни.

Анализ работы начинается с перечисления задач, поставленных и решаемых в отчетном году. Самостоятельной задачей так же является методическая тема школы.

После перечисления задач следует перейти непосредственно к анализу проведенной за отчетный период работы.

Следует распределить выполненную работу по следующим направлениям деятельностн:

1. организация библиотечного фонда (основной фонд и фонд учебников);

2. работа с читателями (индивидуальная и массовая):

5. работа с массовыми библиотеками и другими организациями:

Для удобства проведения анализа предлагается в каждом направлении работы сгруппировать различные формы библиотечной деятельности в соответствие с решаемыми задачами. Таким образом, мероприятия, направленные на решение задачи «Преодоление неуспешности в обучении», будут представлены и в направлении «Работа с читателями» (беседы, обзоры литературы, тематические подборки, выставки, анализ чтения и пр.), и в «Работе с учителями» (обзоры методической литepaтуры и др.), и в «Работе с родителями» (выступления на родительских собраниях с анализом чтения детей и пр.)

Для подтверждения результатов проведенной работы можно привести таблицы или графики (диаграммы), демонстрирующие изменение количественных показателей в сравнении с прошлыми периодами. Данные таблицы (графики, схемы) должны сопровождаться комментариями, объясняющими и обосновывающими приведенные показатели.

Организация библиотечного фонда.

Полноценная деятельность библиотеки невозможна без грамотной и функциональной организации книжного фонда. В данном разделе описывается и анализируется работа с фондом, проведенная за отчетный период (оптимизация расстановки и изучение состава фонда, проводимые проверки и списание устаревшей, ветхой и утерянной литературы и т. д.) Также следует обосновать актуальность проведения данных конкретных действий, т. е. с какой целью проводилась эта работа.

Необходимо указать численное и качественное изменение фонда за прошедший год, а также, является ли эти изменение следствием проведенной работы.

Отдельно анализируется работа с фондом учебников. Следует обратить внимание на изменения, происходившие в количественном составе учебного фонда, а так же наличие и применение учебно-методических комплексов (УМК). Особо стоит остановиться на заполнении «Бланка — заказа на учебную литературу». Какая предварительная работа проводилась по изучению наличия учебной литераторы и потребностей школы.

Так же в данном разделе приводятся данные о состоянии, изменении и использовании каталогов и картотек.

Это самая главная н объемная часть анализа. В данном разделе следует сгруппировать всю проделанную в течение года работу с читателями в соответствие с поставленными задачами.

В начале приводятся основные показатели работы библиотеки, и делается сравнительный анализ с данными прошлых периодов. Сюда относятся:

Абсолютные показатели (из «Дневника работы библиотеки»)

Книгообеспеченность—среднее число книг (кроме учебников), приходящееся на одного читателя. Определяется путем деления общего количества книг на количество читателей

Посещаемость — среднее число посещений библиотеки одним читателем. Определяется путем деления общего количества посещений на число читателей.

Обращаемость —среднее число выдач одной книги. Определяется делением количества книговыдач на количество книг (документов), имеющихся в фонде библиотеки.

Читаемость — среднее число книг, выданных одному читателю. Определяется путем деления количества книг, выданных за отчетные период, на общее число читателей библиотеки.

При определении вышеперечисленных показателей следует учитывать специфику возрастных групп, характеризующуюся различной скоростью и интенсивностью чтения. Вследствие этого целесообразно вычислять показатели отдельно для начальной школы, учащихся 5-9 классов и для старшеклассников.

Все эти показатели в сопоставлении друг с другом определяют степень удовлетворенности читателей литературой и библиотечным обслуживанием, позволяют делать выводы о результативности работы школьной библиотеки.

Далее идет анализ непосредственно самой работы с читателями.

Как уже было сказано выше, рекомендуемся объединить проделанную работу по группам в соответствие с определенными задачами. Т. е. сначала говорится о деятельности, относящейся, например, к направлению «Содействие учебно-воспитательному процессу» и оценивается ее результативность, затем анализируется работа по «Патриотическому воспитанию» и т. д.

В этом разделе указывается и анализируется совместная работа с преподавателями различных дисциплин, классными руководителями по решению определенных задач и результативность этой деятельности (информирование о наличии и новых поступлениях методической и предметной литературы, подготовка и проведение общешкольных и классных мероприятий и пр.)

В данном разделе указывается и анализируется работа, проведенная с родителями (обсуждение проблем детского чтения, выступления на классных часах с обзорами детской литературы и анализом чтения учащихся, индивидуальные консультации, участие родителей в подготовке и проведении школьных и классных библиотечных мероприятий и пр.)

Работа с массовыми библиотеками и другими государственными, частными и общественными организациями

В данном разделе следует указать виды совместной деятельности с городскими массовыми библиотеками, клубами и пр. Так же можно отразить участие сторонних организаций в работе библиотеки (например, оказание спонсорской помощи)

В этом разделе указывается, каким образом библиотекарь повышал свою профессиональную квалификацию (обучение на курсах, изучение специальной литературы, знакомство с опытом работы коллег и пр.) Но нужно не только перечислить где и как были получены знания, но и указать, каким образом они были, или будут, применены на практике.

В конце каждою раздела делается вывод, в котором обобщается проведенная но данному направлению работа. указывается. какие результаты получены, что удалось сделать, что не получилось и почему.

Завершается анализ работы общим выводом. Здесь следует обобщить полученные результаты работы, дать оценку выполнения поставленных задач и наметить перспективные направления деятельности.

источник

Анализ работы – методический процесс определения навыков, обязанностей и знаний, которые нужны для выполнения трудовых действий в организации.

Последовательность осуществления анализа работ:

1) определить рабочие задания, которые должны быть выполнены;

2) определить навыки, которые будут необходимы для выполнения этих заданий;

3) сгруппировать задания, для того чтобы сформировать рабочие места с учетом потребностей в навыках;

4) определить, сколько людей требуется для выполнения данного объема работ.

На первом этапе устанавливаются:

o условия, при которых выполняется работа

o какие физические и умственные задачи выполняет работник

o когда работа должна быть завершена

o каким образом должна быть завершена работа

o как работник выполняет работу

На втором этапе устанавливаются:

* объем общих и специальных знаний

* способность и склонность к труду

* выносливость, тип нервной системы

* уровень сознания и ответственности

* уровень социальной зрелости

Работа состоит из совокупности заданий, которые должны быть выполнены для того, чтобы организация достигла своих целей.

Должность складывается из набора заданий, выполняемых одним человеком, и возлагаемой на него ответственности.

§ Внутренний аналитик – сотрудник отдела кадров

Объектом анализа работ выступают:

а. рабочие процессы, трудовые операции

б. формы регистрации деятельности

в. персональная ответственность

2. компоненты трудовой деятельности

б. средства труда (механизмы, инструменты, оборудование)

в. результат труда (готовая продукция)

3. критерии качества и количества выполнения работы

б. стандарты выполнения работы

б. материальные и нематериальные стимулы

в. физические условия труда

г. организационный и социальный аспекты

5. индивидуальные требования, необходимые для выполнения работы

б. требуемое образование и обучение

Выбор конкретного метода происходит исходя из целей, которые стоят перед производимым анализом: * создается организация; * создаются новые виды работ; * модернизируются существующие виды работ ввиду применения новых технологий, методик, процессов или устройств.

§ Фотография рабочего места

§ Интервьюирование — проведение собеседования с теми работниками, которые сейчас выполняют эту (или подобную) работу

§ Дневники и рабочие журналы

§ Функциональный анализ содержания работ

Документальным итогом анализа работ становятся:

Должностная инструкция – документ, в котором сообщается информация относительно рабочих заданий, обязанностей и ответственности, связанных с конкретной должностью.

Основные разделы должностной инструкции: – название должности; – подотчетность: кому отчитывается, за что отвечает; – предназначение работы; – основные обязанности

Однозначность содержания и четкость требований должностной инструкции достигаются за счет особого стиля изложения.

Квалификационные требования содержат описания навыков и качеств, которыми должен обладать человек, чтобы выполнять указанные в должностной инструкции задания.

Перечень квалификационных требований должен отражать минимальный стандарт, предъявляемый к знаниям, навыкам, личным качествам сотрудника.

Информация, полученная в результате анализа работ и трудового потенциала предприятия ложится в основу кадрового планирования.

Планирование потребности в персонале

Планирование человеческих ресурсов – процесс выявления потребности организации в человеческих ресурсах и составления планов по удовлетворения этих потребностей.

Система кадрового планирования включает оценку наличных ресурсов, прогнозирование будущих потребностей в персонале на предприятии и разработку программы удовлетворения этих потребностей.

Процесс кадрового планированиясостоит из четких шагов, представленных на рис. 1.


Рис. 1.Процесс кадрового планирования

Прогноз потребности в персонале – это оценка количества и типов работников, которые понадобятся организации для реализации ее целей в будущем. Фактически представляет собой перспективную оценку спроса на рынке рабочей силы со стороны данной организации.

· количественная — это потребность в определенном числе работников различных специальностей

· качественная — это потребность в работниках определенных специальностей необходимого уровня квалификации.

Методики прогнозирования потребности в персонале:

§ Планирование на основе управленческих оценок — основывается на допущении, что непосредственный начальник лучше других осведомлен о потребности в рабочих местах своего подразделения. На каждом уровне управления предприятия определяется потребность в персонале, общая потребность определяется суммированием.

§ Планирование с нулевого уровня — обоснование потребности в конкретной должности «от противного»: предполагается, что рассматриваемая вакансия избыточна, и предпринимаются попытки обосновать целесообразность сохранения данной должности. Если обоснование не удовлетворительно, обязанности по данной должности распределяются между другими работниками.

§ Планирование с использованием математических моделей — как правило, выводится функциональная зависимость между объемом продаж и уровнем занятости на предприятии. В широком смысле моделирование позволяет воссоздать реальную ситуацию и ответить на множество вопросов, с ней связанных, не принимая решений, приводящих к реальным результатам.

Прогноз наличия персонала – определение возможности обеспечения предприятия сотрудниками с необходимыми навыками из определенных источников внутри предприятия либо за его пределами. Фактически представляет собой перспективную оценку состояния предложения на рынке труда.

Факторы, принимающиеся в расчет при прогнозировании наличия персонала:

v состояние существующих человеческих ресурсов

Текучесть кадров – увольнение работников, по причинам, не связанным с производственной необходимостью: по собственному желанию, за нарушение трудовой дисциплины…

— несправедливая оплата труда

— плохие перспективы карьерного роста

— высокая нестабильность внутренней среды компании

— отсутствие условий для обучения, развития, повышения профессионализма

— плохие отношения с руководством и/или коллегами

— обстоятельства личной жизни (переезд, уход за иждивенцами, беременность…)

При оценке кадровых перестановок оцениваются возможности преемственности.

Планированиепреемственности – процесс, в ходе которого на случай освобождения управленческой должности обеспечивается наличие квалифицированного сотрудника, способного занять эту должность.

Планирование преемственности предполагает создание специализированной базы данных на основании внутренней отчетности. Разрабатывается картотека, в которой предусматривается учетная карточка для каждой ключевой должности. Разделы учетной карточки:

o Наименование должности, ФИО лица ее занимающего, приоритет в планировании.

o Три основные потребности в развитии сотрудника, занимающего данную должность в текущий момент времени.

o Потенциально пригодные должности для данного сотрудника и его готовность к их занятию в календарных датах.

o Возможные замещения: перечень имен с указанием готовности претендентов в календарных датах.

На основании сопоставления прогноза потребности и наличия персонала может быть принято решение: 1) о прогнозируемом избытке работников; 2) о прогнозируемом недостатке работников.

(1) Корректировочные мероприятия по увеличению гибкости управления занятостью работников – в случае прогнозируемого избытка работников:

§ Ограниченный наем – образующиеся вакансии замещаются лишь в случае крайней необходимости, когда отсутствие работника сказывается на деятельности всей компании

§ Неполная занятость: сокращение часов работы либо разделение работы по одной должности между несколькими исполнителями

§ Увольнения (использование двухслойной структуры персонала)

(2) Корректировочные мероприятия по удержанию и привлечению работников – в случае прогнозируемого недостатка работников:

§ Изменение механизма подбора сотрудников

§ Изменение стандартов отбора

§ Повышение эффективности программ трудовой адаптации.

§ Пересмотр системы вознаграждения

§ Программы обучения для прежде неподходящих сотрудников компании для занятия вакантных должностей.

§ Реинжиниринг бизнеса, аутсорсинг

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Увлечёшься девушкой-вырастут хвосты, займёшься учебой-вырастут рога 9895 — | 7724 — или читать все.

195.133.146.119 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

источник

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение «Кирилловская средняя школа имени Героя Советского союза Л.И.Головлева»

АНАЛИТИЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ВОЖАТОГО

Николаева Елена Леонидовна

Контроль за ходом работы, учет ее выполнения, оценка итогов эффективности проделанной работы – это составные части аналитической деятельности вожатого.

Ни один вопрос в теории и практике воспитания не вызывает столь острого интереса, как вопрос педагогического анализа.

Анализ – это всегда мысленное расчленение предмета на части, разложение его на элементы, но при этом производится оценочная характеристика каждого элемента, а суммарно это позволяет дать характеристику предмета в целом.

В повседневной жизни мы постоянно обращаемся к анализированию. Например, оценивая себя в зеркале, пробуя на вкус обед.

Педагогический же анализ – это изучение результатов воспитательной деятельности за определенный период. Но это не перечень сделанного за год, а определение того, что способствует или мешает эффективности работы.

Что же служит мотивом для педагогического анализа, если исключить случаи внешнего давления (административного)? Желание удостовериться в плодотворности профессиональной деятельности. Ведь целью любого анализа является определение:

результативности своей деятельности и деятельности детского коллектива в целом,

целесообразности проводимой педагогической работы,

эффективности используемых педагогических средств, степени их влияния на результаты деятельности,

достижений и недостатков в организации педагогической деятельности, их причины,

путей развития педагогического процесса и устранения причин обнаруженных недостатков.

Одним из самых сложных вопросов является вопрос – как осуществить анализ педагогической деятельности?

Как и всякий методический процесс, анализ предполагает последовательное соблюдение следующих этапов:

2. Выбор темы, направления, объекта анализа.

3. Составление четкой программы действий, выбор методов.

4. Собственно аналитическая деятельность.

5. Подведение итогов, обобщение.

7. Разработка методических материалов по результатам анализа.

Определив цель и предмет анализа, необходимо подобрать методы, которые помогут наиболее полно его осуществить. Существует ряд таких методов:

1. Анкетирование (открытое – неограниченные варианты ответов,

закрытое – варианты ответов определены заранее).

4. Наблюдение (открытое, скрытое).

7. Индивидуальное тестирование.

8. Коллективное собеседование.

9. Изучение портрета детской организации, детского школьного коллектива.

10. Создание специальных ситуаций.

Приступая к анализу, необходимо знать важнейшие мыслительные операции, пронизывающие аналитическую деятельность:

описание явления в целом, обобщенная характеристика предмета анализа в целом,

расчленение на составляющие части, выделение основных характеристик каждой части,

обобщение, позволяющее сделать выводы по результатам анализа,

предложения о возможных путях развития данного предмета анализа.

Поскольку за основу анализа чаще всего берутся задачи и их реализация, предлагается такой алгоритм:

1. Вывод о том, как в целом решена поставленная задача (факты, цифры, подтверждающие этот вывод).

2. Что делалось для решения поставленной задачи, какая работа проводилась, что и как повлияло на ее решение.

3. Выводы о наиболее эффективных педагогических средствах, неиспользованных возможностях и резервах, причинах снижения результативности педагогической работы, основных направлениях деятельности.

Существуют различные виды анализа:

1. Оперативный (проводится сразу после мероприятий).

2. Тематический (отдельные направления деятельности), аспектный.

5. Анализ по формам (КТД, этическая беседа, воспитательное мероприятие, занятие с активом и т.д.).

Все вышеизложенное имеет отношение к любому виду анализа. В то же время каждый из них имеет свои особенности. Наиболее часто старшие вожатые обращаются к анализу конкретных форм работы.

Общий анализ воспитательного мероприятия:

1. Актуальность темы и целей (соответствия основным событиям коллектива, возрастным особенностям и уровню воспитанности школьников).

2. Содержание мероприятия и его структура.

Начало — формирование психологической готовности учащихся к восприятию и участию в нем, положительных мотивов деятельности,

Основная часть — целенаправленность содержания, его соответствие возрасту и уровню воспитанности учащихся, новизна содержания, оптимальное сочетание рациональной и эмоциональной информации, логическая последовательность составных элементов,

Заключение — закрепление социально — значимых мотивов поведения и установки, соответствие главной цели мероприятия, постановка перед школьниками конкретной программы действий в соответствии с программой классного часа (любого другого мероприятия).

Целесообразность применения именно этой формы, соответствие формы содержанию мероприятия, возрасту учащихся и основным требованиям, предъявляемых к данной форме.

Активность, внимательность, заинтересованность, дисциплинированность, высокая степень подготовленности к мероприятию.

Эмоциональное состояние вожатого, эмоциональная выразительная речь, организаторские умения, педагогический такт, умение владеть аудиторией, концентрировать внимание, поддерживать дисциплину, вызвать интерес, создать необходимый психологический настрой, готовность к импровизации, достаточно высокая степень подготовленности воспитателя к мероприятию, глубокое знание и понимание проблемы, умение найти ее оптимальное решение.

6. Характеристика методов, технических средств, наглядности, атрибутов и ритуалов.

Соответствие содержанию, задачам мероприятия, уровню воспитанности и возрасту учащихся.

7. Организационный аспект деятельности.

Точность и четкость основных элементов структуры мероприятия: начала, основной части, заключения; оптимальность продолжительности мероприятия; целесообразное и яркое эстетическое оформление; соответствие хода мероприятия заранее продуманной программе; четкое распределение обязанностей между участниками.

8. Общая характеристика результативности:

создание положительного психологического климата, стиль общения.

9. Реализация намеченного плана.

Из всех видов анализов итоговый (за учебный год) – самый сложный. Целью анализа работы по итогам учебного года является оценка результатов педагогической деятельности за истекший период, нахождение лучших вариантов его дальнейшего развития, разработка и обоснование целей и задач на следующий учебный год.

Проанализировать весь ход педагогического процесса, его результаты и организацию очень трудно. Важно вычленить основные блоки, приоритетные направления деятельности. Как показала практика, наиболее удобный способ оценивания – «способ луковицы» – когда один за другим снимается верхний слой.

Схема анализа работы за учебный год:

1. Качественная характеристика детского коллектива.

Количество классов, качество их работы в течение года, уровень развития детских коллективов, лидеры, учащиеся, требующие к себе повышенного внимания, учащиеся, классы и классные руководители, на которых можно опереться в работе и т.д.

2. Особенности, своеобразие и направление данного учебного периода.

Какие цели и задачи ставились в прошедшем учебном году, какие были приобретены направления деятельности, какие исследования проводились, их цели и результаты.

3. Реализация идей, достижение целей, результат работы.

Достигнуты ли, если не достигнуты, то по какой причине, участие школы в городских мероприятиях, недостатки и достижения в работе старшего вожатого, какие условия и средства воспитания были задействованы.

Когда же целесообразно проводить анализ? Если речь идет об анализе итоговом, то целесообразнее его проводить в конце учебного года – в мае, а в сентябре – подкорректировать. Если же речь идет об анализе мероприятия, то при благоприятной ситуации, если позволяет время, можно сразу после завершения. Если ученики устали или возбуждены, или нельзя нарушить эмоциональный настрой, то явно требуется отсрочка. Анализ в этом случае можно провести на следующий день, через день, но, не слишком откладывая, чтобы разговор состоялся по свежим впечатлениям.

Подводя итог, можно сказать: систематический педагогический анализ позволяет выполнить основное требование, предъявляемое к педагогу, — повышение качества и эффективности работы.

источник

Отчет о проделанной работе позволит руководителю оценить качество и скорость работы секретаря. В статье — образцы отчетов о проделанной работе. Используйте пошаговую инструкцию, чтобы грамотно составить отчет.

Скачайте полезный образец

Руководитель ставит задачу, сотрудник ее выполняет — в этом суть трудового процесса. То, что задачу выполнили, фиксируют в форме отчета о проделанной работе. Каждый сотрудник периодически составляет такой документ. Частота предоставления отчетов и их форма зависят от внутренних правил компании.

Кому и зачем нужен отчет о проделанной работе? Он нужен руководителю. Этот документ позволяет оценить, насколько качественно и как быстро сотрудник выполняет задачу. Отчетные документы всех работников дают возможность составить общую картину работы компании и облегчают тактическое и стратегическое планирование.

Отчет нужен и самому работнику. Во-первых, грамотно составленный итоговый документ помогает выгодно представить руководству результаты своего труда. Во-вторых, отчет — полезный инструмент самоконтроля. В конце отчетного периода вы видите свои успехи и неудачи. Это укажет вам направления, по которым нужно развиваться.

Единого стандартного образца отчета о проделанной работе нет. Документ составляют в свободной форме. Она зависит от характера выполненных задач. Недостаток свободной формы заключается в том, что многие работники не знают, как написать отчет о проделанной работе. Сотрудник не получит адекватной оценки своей работы, если не владеет навыками грамотного составления отчета.

Нельзя заставить писать сотрудников правдивые отчеты, но можно научить их грамотно преподносить свои успехи и достижения. В составлении отчетного документа нет никаких сложностей. Нужно избегать ошибок, которые допускают многие.

Рассмотрим образец неправильно составленного отчета о проделанной работе за неделю и разберем типичные ошибки.

Кому: руководителю ООО «Коммуникативные технологии» Смирнову Ю.П.
От: секретаря ООО «Коммуникативные технологии» Петровой А.С.
Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 22.04.2019 по 26.04.2019

  • составлены письма в налоговую и трудовую инспекцию;
  • осуществлена подготовка к совещанию с представителями ООО «HR-консалтинг» (разосланы приглашения, произведен сбор необходимых материалов, подготовлен проект повестки совещания);
  • составлены ответы на запросы трудовой инспекции и ряда клиентов;
  • принято участие в конференции по проблемам оптимизации использования рабочего времени.

Дата: 26.04.2019.
Подпись: Петрова А.С.

Почему этот отчет плохой? После знакомства с таким документом у руководителя сложится впечатление, что секретарь не загружен работой. Кроме того, текст плохо читается — структура отчета оставляет желать лучшего.

В образце выше отсутствуют основные элементы хорошего отчета. В нем должны быть:

  • перечень задач, которые должен выполнить сотрудник;
  • конкретизация этих поручений;
  • анализ проделанной работы;
  • планы на следующий отчетный период;
  • предложения, что изменить, улучшить, оптимизировать.

Набор элементов структуры зависит от продолжительности отчетного периода. Отчет о проделанной работе за день или неделю не обязательно должен содержать анализ и предложения, однако в ежемесячном отчете о проделанной работе или в годовом отчетном документе эти элементы должны быть.

Кому: руководителю ООО «Коммуникативные технологии» Смирнову Ю.П.
От: секретаря ООО «Коммуникативные технологии» Петровой А.С.
Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 22.04.2019 по 26.04.2019

На отчетную неделю передо мной стояли следующие задачи:

  • подготовить письма: в налоговую инспекцию об уточнении налогового платежа и в трудовую инспекцию по жалобе Смирнова П.П.;
  • подготовить информационное обеспечение совещания с ООО «HR-консалтинг», разослать приглашения участникам, подготовить проект программы совещания;
  • принять участие в конференции по проблемам оптимизации использования рабочего времени, подготовить вопросы и предложения.

Все поставленные задачи были выполнены, а именно:

  • письма в налоговую и трудовую инспекцию подготовлены и отправлены;
  • информационные материалы к совещанию с ООО «HR-консалтинг» подготовлены, приглашения разосланы, проект программы совещания составлен.
  • .
Читайте также:  Как новорожденному сдать анализ мочи

Если нет иных требований, отчет о проделанной работе оформляют согласно ГОСТу 7.32-2001. ГОСТ регламентирует базовые требования к оформлению отчетного документа. В нем содержатся стандарты, определяющие способ форматирования, тип и кегль шрифта, интервалы, размер полей.

Как создать отчет в сервисе Sway и почему он удобнее Power Point

Какие могут быть требования к отчету о проделанной работе

Поскольку унифицированных требований к составлению документа нет, основная задача сотрудника — улучшить восприятие текста и повысить его читабельность. Для этого:

  • используйте в одном абзаце не более 5 предложений;
  • чередуйте длинные и короткие предложения;
  • разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу;
  • оставляйте место для комментариев к таблицами и графикам;
  • если отчет объемный, то в конце сделайте вывод.

Обратите внимание! Чтобы составить отчет о проделанной работе в командировке, используют специальный образец. Это унифицированная форма №Т-10а. Cкачайте готовую форму в начале статьи >>>

Шаг 1. Составьте черновой план документа. Отчет за короткий период не должен занимать более 1–2 страниц. Если вы отчитываетесь регулярно, подготовьте электронный шаблон документа для каждого случая:

  • образец ежедневного отчета о проделанной работе;
  • образец еженедельного отчета о проделанной работе;
  • образец отчета о проделанной работе за месяц.

Шаг 2. Составьте перечень поставленных задач. Если задач много, сгруппируйте их в смысловые блоки.

Шаг 3. Перечислите инструменты и ресурсы, которые использовали в ходе выполнения заданий — дополнительная рабочая сила, финансовые затраты, командировки, материалы.

Шаг 4. Представьте результаты работы. Опишите, насколько они соответствуют поставленным задачам. Если задача не выполнена, объясните причину. Дайте свою оценку ситуации. Сделайте выводы.

Шаг 5. Сформулируйте цели и задачи на следующий отчетный период.

Читайте также:  Виды экономического анализа какой прогноз

Шаг 6. Вставьте в текст таблицы, графики и диаграммы. Часто руководитель бегло просматривает отчетный документ. Постарайтесь сделать так, чтобы таблица или график давали возможность оценить вашу работу.

Шаг 7. Внимательно перечитайте текст, следите за грамотностью и стилем. Ключевые факты выделите жирным шрифтом или курсивом. Подготовьте электронный вариант документа и вариант для распечатки. Если вам потребуется отчитаться устно или в форме презентации, заранее подготовьте краткий вариант текста, включив в него самые важные пункты.

Отчет о проделанной работе помогает руководителю оценить качество и скорость выполнения задач сотрудником, а самому сотруднику — увидеть свои успехи и неудачи. Документ составляется в свободной форме, однако есть базовая структура отчета, которую рекомендуем соблюдать: перечень поставленных задач, результаты работы, анализ, предложения и вывод.

источник