Меню Рубрики

Как подготовить презентацию с анализом

Правила грамотной презентации:

— Представляйте одновременно только одну идею.

— Пусть люди «купят» эту идею, затем переходите к следующей.

— Будьте конкретны, избегайте обобщений.

— Реагируйте на эмоции участников. Вовлекайте их в диалог.

— Будьте логичны и последовательны.

— Используйте общий язык с вашими слушателями.

— Будьте внимательным слушателем.

Т. А. Солтицкая. Тренинг продаж. — СПб.: Изд-во С-Петерб. ун-та, 2002, с. 92.

Весь процесс подготовки и проведения презентации можно условно разбить на несколько этапов:

2. Определение целевой аудитории.

3. Составление плана проведения презентации.

4. Расчет затрат на проведение презентации.

5. Выбор форм отчетности по проведению презентации.

6. Заказ оборудования, одежды для персонала участвующего в презентации и рекламных материалов.

7. Подбор и инструктаж персонала.

Постановка задачи. Для начала необходимо четко сформулировать цель планируемой презентации. Это может быть внедрение на рынок нового товара, повышение известности торговой марки, стимулирование продаж, создание положительного имиджа организации и т.д. В зависимости от выбранной главной цели выстраивается иерархия вспомогательных и второстепенных целей и задач.

Определение целевой аудитории. Перед началом любой кампании продвижения, необходимо определить целевую аудиторию, на которую может быть ориентирован данный товар или услуга. Этот подход остается в силе и при подготовке к проведению презентаций. Правильно определив целевую аудиторию, можно достаточно точно предположить ее наклонности, интересы, читаемую литературу, посещаемые магазины и т.д. Конечно, всегда лучше выбирать целевую аудиторию на основе специальных маркетинговых исследований, потому что ошибки при выборе «на глаз» могут привести к попусту потраченным времени и деньгам.

Составление плана проведения презентации. Перед началом презентации товара нужно иметь график с точными сроками, временем проведения, местом проведения. Если проведение презентаций планируется в супермаркетах, магазинах, или около них, необходимо заранее согласовать с администрацией возможность и сроки, условия и форму проведения (обычно администрация охотно идет навстречу, т.к. это способствует повышению известности магазина и увеличению прибыли).

Наиболее подходящим временем для проведения презентации в магазинах является период с 16.00 до 19.00. Именно в это время основная масса людей совершает вечерние покупки. Время проведения презентаций на открытом месте определяется в зависимости от дня недели, места презентации, времени года и многих других факторов, различных для каждого конкретного случая.

Расчет затрат на проведение презентации. Для расчета затрат на проведение презентации необходимо определить время, в течении которого предполагается проводить сами мероприятия, количество персонала, участвующего в презентациях, количество расходных материалов (образцы, рекламные буклеты, сувениры и т.д.) и дополнительные расходы (транспорт, реклама в СМИ, штендеры, фирменная одежда, столы и т.д.).

Для этого подготавливаются специальные бланки отчетности, которые обычно охватывают определенный временной промежуток (день, неделю, месяц) и применяются для анализа презентаций как во время их проведения, так и после окончания.

Выбор форм отчетности по проведению презентации. Как и при любой другой деятельности, когда возникает необходимость тратить деньги, при проведении презентаций организуется учет затраченных финансовых средств. В зависимости от формы проведения презентации учитывается отработанное персоналом время, использованные расходные материалы, количество обслуженных людей (что обычно определяется по использованным расходным материалам), объемы продаж во время проведения презентации, динамика посещения мест проведения презентации по часам, дням, неделям и т.д. Для учета используются типовые бланки отчетности, разработанные для типовых презентаций, (для уникальных, разовых презентаций разрабатываются специальные бланки). Бланки заполняются во время проведения или сразу после окончания презентации (серии презентаций).

Заказ оборудования. В зависимости от места проведения презентации может понадобиться различное оборудование. Если презентация проводится в специально оборудованном бизнес-зале, там, скорее всего, уже имеются проекторы, микрофоны, специальное освещение и прочее необходимое оборудование. Если организация сама берется за подготовку и проведение презентации, то обо всех необходимых атрибутах презентации необходимо подумать заранее и обеспечить их наличие и работоспособность. Деловая презентация требует делового костюма ведущего.

Одежда для ведущих и промоутеров. Во время подготовки к проведению презентации необходимо позаботиться о внешнем виде промоутеров (от англ. promoting — продвигающий), для того чтобы они были видны издалека, чтобы на них обращали внимание и к ним подходили. Для этого желательно заранее заказать специальную одежду с логотипом торговой марки товара (который, по возможности, должен присутствовать на всем используемом оборудовании) и девизом рекламной кампании.

Цвет формы должен быть ярким и сочным (поэтому чаще всего используются контрастные цвета), в то же время он должен соответствовать особенностям цветового решения принятого в рекламной кампании. Униформа промоутеров обычно состоит из майки (толстовки) и бейсболки. Но если презентации предполагается вести в течении длительного времени, имеет смысл заказать полный комплект одежды. Это позволит сделать промоутеров более заметными. Если форма проведения презентации подразумевает также и оказание консультаций по товару, то для удобства клиентов желательно снабдить промоутеров бэйджами.

Рекламные материалы. В ходе подготовки презентации необходимо заранее подготовить рекламную продукцию, которая поможет провести намеченные мероприятия с наибольшей эффективностью. Сюда входят рекламные буклеты и листовки, отражающие всю информацию о товаре. Наряду с передачей информации буклеты и листовки можно использовать для различного рода акций, побуждающих покупателя к совершению покупки, начиная от купонов на получение скидки и заканчивая лотереей.

Эффективность проведения презентации напрямую зависит от количества присутствовавших на ней людей, поэтому желательно еще в процессе подготовки к проведению презентации изготовить наглядные рекламные материалы. Это могут быть плакаты, штендеры, специальное оборудование. Их полезно использовать как до начала презентации, размещая в местах, где будет проходить презентация, листовки с анонсами предстоящих мероприятий, так и во время ее проведения, устанавливая штендеры с рекламной информацией. Всегда привлекают внимание, собирая аудиторию, размещенные в месте проведения презентации всевозможные стенды, стойки, зонтики, флаги и т.д.

Подбор персонала. При подготовке к проведению презентации, одним из наиболее важных моментов является поиск и привлечение промоутеров, потому что именно этим людям предстоит доверить имидж своего товара и деньги, которые будут потрачены. Сам персонал можно набрать из числа сотрудников организации, которая проводит презентацию, что достаточно эффективно, если речь идет о сложных технических изделиях, когда необходимо дать квалифицированную информацию по характеристикам товара. Для товаров массового спроса лучше воспользоваться услугами специализированного рекламного агентства.

Так как свои эмоции от общения с промоутером потенциальный потребитель переносит на презентуемый товар, необходимо при подборе персонала обращать особое внимание на общительность, коммуникабельность, внешний вид людей, которые будут участвовать в презентации, а также в зависимости от особенностей рекламируемой продукции учитывать возраст, пол, рост и т.д.

Перед началом проведения презентации проводится инструктаж персонала. Промоутерам и ведущим необходимо объяснить цель их работы, выдать всю необходимую информацию по представляемому товару, определить режим их работы, ознакомить с графиком проведения презентаций, заранее проиграть различные варианты поведения, что позволит промоутерам в процессе работы правильно реагировать на те или иные ситуации, особенно конфликтные (когда предвзятый клиент задает каверзные вопросы, мешает работе и т.д.).

Через небольшой промежуток времени после начала серии презентаций необходимо вновь собрать промоутеров. К этому времени у них возникнут вопросы, появятся предложения. Желательно обсудить с ними всю информацию и возникшие технические вопросы. Часто бывает, что для достижения наибольшей эффективности работы промоутеров, их нужно разместить на более видном месте или перевести в другой магазин (если, например, в настоящее время в данном магазине нет всего ассортимента товара), таких вопросов бывает много.

Проведение презентации. Когда пройдены все подготовительные этапы, можно перейти непосредственно к проведению презентации. Место для проведения презентации товаров массового спроса обычно выбирается непосредственно у продаваемого товара. Часто покупатель в ходе презентации решает совершить покупку, поэтому необходимо, чтобы товар был всегда «под рукой», а для этого держать связь с ответственным менеджером продавца. В рамках презентаций можно формировать определенное общественное мнение, вырабатывать фирменный стиль, создавать или продолжать корпоративные традиции. Профессиональный подход к проведению презентаций позволяет добиться максимальных результатов при минимальных затратах.

Анализ результатов. После завершения презентации (цикла презентаций) необходимо проанализировать полученные результаты. Для этого потребуются бланки отчетности, о которых уже говорилось выше.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

источник

Очень часто наши клиенты сталкиваются с тем, что им предстоит проводить какую-то очень серьезную презентацию, например «Презентация стратегии развития компании» или «Презентация SWOT -анализа» для высшего руководства, или «Презентация предложения для крупного клиента». Проведение предварительного анализа презентации позволяет в короткий срок проверить ее качество, найти и исправить критические ошибки, повысить объективность и убедительность самой презентации, а также вставить в нее такие ключевые тезисы, с которыми ваши слушатели просто не смогут не согласиться.

Когда вы готовите презентацию самостоятельно, особенно в условиях нехватки времени и когда вы очень сильно зависите от результатов проведения данной презентации, то шансы сделать действительно качественный продукт достаточно сильно снижаются. Если у вас есть возможность, привлеките к анализу презентации хотя бы нескольких своих коллег, т.к. 2-3 дополнительных мнения позволят уже увидеть и исправить те недочеты, на которые вы просто не обращали внимания.

Но если вы хотите быть полностью уверены в качестве вашей презентации, то мы настоятельно рекомендуем воспользоваться нашей услугой «Анализ презентаций клиентов», которые проводят наши квалифицированные тренеры.

Какие виды презентаций стоит анализировать при участии тренера?

— Презентации для руководства

— Презентации для акционеров и владельцев бизнеса

— Презентации грядущих изменений в компании

— Презентации для сотрудников

Чем поможет бизнес-тренер при анализе презентации:

— Бизнес-тренер поможет уточнить цели презентации

— Сформулировать ключевые тезисы и аргументы для презентации

— Выстроить логичную и эффективную структуру презентации

— Провести анализ текста презентации

— Проверить порядок слайдов

— Повысить эффективность оформления слайдов

— Помочь подготовить эффективное начало и завершение презентации

— Дать вам эффективные и полезные советы в зависимости от того, где и для кого вы будете проводить презентацию!

Кроме того, вы можете заказать консультацию бизнес-тренера по подготовке и проведению презентаций. Это даст Вам возможность вместе с тренером отрепетировать саму презентацию, сделать подачу материала более яркой, интересной и довести ваше выступление до совершенства! Например, один из самых действенных способов анализа проведения презентации — это записать вашу репетицию на видео и вместе с тренером внести необходимые изменения.

А также, в рамках консультации бизнес-тренер для вашего же блага может побыть для вас недовольным клиентом или слушателем, и натренировать вас отвечать на самые каверзные возражения, какие только возможны в ходе презентации!

Хватит переживать по поводу предстоящей презентации! Вы не одиноки! Воспользуйтесь помощью наших бизнес-тренеров, и закажите анализ вашей презентации, если она для Вас действительно важна! После анализа текста вашей презентации вам больше никогда не придется ее заучивать. Вы будете держать в памяти основные тезисы, и с легкостью продолжать свою презентацию с любого места, даже если кто-то вас отвлечет!

Мы помогаем в подготовке презентаций любого масштаба, от презентаций для клиентов в ходе переговоров (на аудиторию 2-4 человека), до презентаций для коллективов работников предприятий, численностью в несколько тысяч человек, когда огромная аудитория внимает каждому вашему слову!

Вы помните, сколько времени у Вас осталось до предстоящей презентации? Свяжитесь с нами, ведь при подготовке дорога каждая минута!

источник

Мы живем в удивительное время. Мир стремительно меняется, и к 2020 году цифровая вселенная вырастет в десятки раз. Станет еще больше разнообразного контента, воспринимать его нашему перегруженному мозгу будет все сложнее.

Чтобы справиться с таким наплывом информации, нужно учиться ее правильно структурировать и презентовать.

Как создать эффективную презентацию и каких ошибок избежать в процессе?

Правило 1. Вовлекайте с помощью контента

На одной из лекций меня спросили: «Александр, какой вы видите успешную презентацию?». Я долго думал, искал аргументы, ведь успех в этом деле состоит из множества факторов.

Прежде всего — интересный, структурированный и удачно поданный контент.

Такой, чтобы во время презентации слушатель заглянул в телефон лишь с одной целью — фотографировать слайды, а не проверять ленту Facebook.

Чтобы у него горели глаза и появилось желание создавать.

Но как понять, готова ли аудитория, интересно ли ей, насколько она вовлечена?

Для начала нужно смириться с важным фактом: люди не ходят думать и напрягаться. И, скорее всего, им наплевать на вашу презентацию. Однако то, как вы презентуете и что они увидят, сможет изменить их мнение.

Дейв Паради — специалист по презентациям, провел на своем сайте исследование.

Он задал людям вопрос: что им не нравится в презентациях? На основе тысяч ответов людей он сформировал два важных замечания для любого спикера.

Правило 2. Не читайте текст со слайдов

69% респонедентов ответили, что терпеть не могут, когда спикер повторяет текст, размещенный на слайдах его презентации. Вы должны своими словами объяснять информацию на каждом из слайдов. В противном случае рискуете, что ваша аудитория просто уснет.

Правило 3. Не «мельчите» 🙂

48% людей не переносят слишком мелкий шрифт в презентации. Вы можете придумать гениальный текст для каждого слайда, но весь ваш креатив пойдет насмарку, если этот текст невозможно будет прочитать.

Правило 4. Шутите и будьте искренними

Уилл Стефан на TED-x умеет посмеяться над собой даже во время важных презентаций.

Посмотрите. Сделайте вывод. Улыбнитесь. Зал оценит вашу легкость в общении и простоту речи.

Правило 5. Используйте правильные шрифты

В 2012 году The New York Times проводил эксперимент под названием «Вы оптимист или пессимист?».

Его участники должны были прочесть отрывок из книги и ответить «да» или «нет» на несколько вопросов.

Цель эксперимента: определить, влияет ли шрифт на доверие читателя к тексту.

Участвовали сорок тысяч человек, которым показывали один и тот же абзац, набранный разными шрифтами: Comic Sans, Computer Modern, Georgia, Trebuchet, Baskerville, Helvetica.

Результат таков: текст, написанный шрифтами Comic Sans и Helvetica, не вызвал у читателей доверия, а вот шрифт Baskerville, наоборот, получил согласие и одобрение. По словам психологов, это связано с его формальным видом.

Правило 6. Визуализируйте

Все мы по-разному воспринимаем информацию. Говоришь человеку: сделай красивую презентацию. В своей голове рисуешь конкретный пример.

И даже не догадываешься, что в его мыслях красивая презентация выглядит совсем по-другому.

Поэтому лучше показать пять картинок, чем один раз объяснить все на словах.

Перед выступлением вам нужно подобрать четкие иллюстрации вашего ключевого послания. Не важно, что вы продаете — ланч-боксы, свои консультации или страхование жизни.

Покажите своей аудитории пять картинок

Правило 7. Упрощайте

Большинство людей думает, что делать презентацию на белом фоне — скучно и непрофессионально. Они убеждены, что стоит изменить цвет — произойдёт «магия» и клиент сразу примет заказ. Но это заблуждение.

Мы стараемся «приукрасить» слайд большим количеством объектов, хотя можем объяснить его суть одним словом или картинкой.

Используя иллюстрации и минимум текста, мы помогаем донести наши мысли слушателям и захватываем их внимание.

Меньше — не значит скучнее. Дизайну однодолларовой банкноты более 150 лет, и из года в год она становится только лучше.

Ее постоянно визуально меняют, оставляя на купюре лишь самое важное. Сегодня банкнота прекрасна в своей простоте.

Правило 8. Репетируйте свое выступление

Если у вас нет времени на то, чтобы подготовить презентацию, почему клиент должен уделять ей время? Как вы выйдете в зал? Что скажете в первую очередь? На вашем ноутбуке будет десять процентов заряда, и где вы рассчитываете найти розетку? Прорепетируете ли вы несколько сценариев и свою речь?

Ответ на все вопросы один: к важным встречам и презентациям нужно готовиться. Недостаточно создать презентацию с крутым контентом и картинками, нужно уметь её подать. На выступлении вас должны понять, услышать и принять.

Представьте: приходит человек в зал и начинает метаться — то 1-й слайд, то 7-й, потом обратно к 3-му. Переживает, волнуется, забывает. Поймете ли вы что-нибудь? Не думаю.

Люди очень хорошо чувствуют других людей. Когда вы не готовы, не уверены — это видно на расстоянии. Поэтому мой совет: минимум три раза прорепетируйте свою презентацию перед зеркалом.

Встречают по обложке

Представьте, вы пришли на встречу, поразили всех классной презентацией, добавили в друзья на фейсбуке того, кому «продавали», а у вас на аватарке цветочек или череп.

Во-первых, это странно. Во-вторых, через две недели, когда вы напишете человеку в мессенджере, он не вспомнит вашего лица.

Откройте мессенджер. Если на аватарке увидите буквы или человека, который повернут к вам спиной, вспомните ли вы лицо собеседника без его имени?

Какой бы классной ни была ваша презентация в PowerPoint, если у вас на аватарке будет картинка в плохом разрешении — про презентацию забудут.

Помните, что ваш профиль на фейсбуке продаёт в то время, пока вы спите. На него заходят, читают, ищут что-то интересное. Визуальное оформление вашей страницы очень важно.

Могу я попросить вас сделать одну вещь? Загрузите на фейсбук свою аватарку на белом фоне и сделайте обложку, на которой будет ваша фотография и краткое описание, чем вы занимаетесь.

Со временем вы поймете, что «встречают по обложке», и получите конкретный результат от коммуникации.

Презентация почтой: 5 лайфхаков

Презентация перед аудиторией существенно отличается о той, которую вам нужно отправить почтой.

На что я советую обратить внимание перед отправкой презентации клиенту:

Все техники, которые я описал в статье, работают. Используйте их, внедряйте в презентации, становитесь лучше, чем вчера.

Пять книг, которые я советую прочесть каждому, кто хочет делать эффектные презентации:

источник

В данной статье мы поговорим о презентациях, которые создаются для рассказа о проделанной работе и защиты проекта перед начальством или заказчиком. Такие выступления встречаются довольно часто в повседневной жизни. К ним можно отнести большинство презентаций по учебе, когда студенты защищают свои проекты / курсовые / дипломы, презентации выполненной работы заказчику (особенно это характерно для компаний из сферы услуг) или рассказ инвесторам о том, на что расходуются их средства. Такие презентации также встречаются в компаниях, поэтому в процессе подготовки таких работ можно использовать все советы из нашей предыдущей статьи.

Достаточно часто требования по структуре (хотя бы общие) уже где-то есть. Для презентаций перед заказчиком они могут содержаться в договоре, где прописаны все основные задачи и этапы работ. Структура ученических презентаций также часто прописывается в различных положениях о курсовых работах, дипломах и т.д. Если такие общепринятые документы существуют, то лучше следовать их структуре, потому что зрители смогут достаточно легко ориентироваться в презентации. Это огородит вас от поспешных вопросов из зала и поможет быстрее отвечать на вопросы в конце презентации.

Если такого документа нет, то постарайтесь сделать структуру максимально логичной. Презентация должна представлять собой полноценную историю и содержать вступление, основную часть, кульминацию и заключение. Во вступлении можно сказать несколько слов о команде проекта и описать цели работы. В основной части раскрываются проблемы, которые необходимо решить. Кульминация обычно является самой объемной частью. В ней описываются решения поставленных проблем и результаты. Заключение обычно содержит основные выводы и перспективы для дальнейших работ.

Достаточно часто ставится вопрос о количестве выступающих в процессе презентации (если работа делалась в группе). Наиболее простым вариантом мне кажется делегирование этой обязанности какой-то одному члену команды. Если спикеров будет несколько, им будет очень сложно удержать внимание аудитории на чем-то одном. С другой стороны, участие нескольких человек является необходимым если существуют какие-то специфичные этапы работ, которые сможет объяснить только специалист в данной области. В таком случае стоит подумать прежде всего об аудитории: есть ли там люди, которые обладают достаточной квалификацией для того, чтобы понять этого специалиста или может быть будет лучше рассказать об этих этапах простым языком и без участия специалиста, чтобы всем было понятно. Специалист сможет ответить на все вопросы по своей работе уже в конце выступления.

В большинстве случаев такие презентации проводятся вживую, т.е. слайды играют лишь вспомогательную роль для выступающего человека. Это влечет за собой множество нюансов, от которых будет зависеть читаемость слайдов. Если информации будет слишком много, то, во-первых, она будет очень мелкой и ее будет плохо видно, а во-вторых, аудитория всегда сможет прочитать текст быстрее, чем это сделает выступающий. Эти факторы ведут к абсолютной бесполезности либо слайдов, либо выступающего.

Избежать такой ситуации достаточно просто: нужно оставить на слайдах только самую важную информацию, которая будет сжато доносить основные мысли автора или визуально подкреплять его слова. В отличие от презентаций для самостоятельного изучения, такие слайды для выступлений могут быть совершенно непонятны людям, которые увидят их без самого выступающего, потому что они используются в контексте его слов.

Если даже слайды не перегружены информацией, зритель все равно сможет просканировать эту информацию быстрее, чем расскажет о ней автор. Это может привести к неправильным выводам, потере внимания и общему угасанию интереса к выступлению. Для предотвращения такой ситуации есть один замечательный прием: постепенное появление информации. Чтобы долго не разбираться с настройками анимации и не сделать только хуже, существует гораздо более простая реализация данного приема. Сначала делается слайд в своем финальном виде, пусть он будет содержать обычный маркированный список из пяти пунктов. Затем слайд копируется, копия помещается перед данным слайдом и на ней удаляется пятый пункт. Теперь при просмотре этих слайдов друг за другом создается впечатление, что это один и тот же слайд, на котором просто появляется последний пункт. Такой эффект достигается благодаря тому, что все остальные элементы данных слайдов остаются на тех же местах. Аналогично можно поступить со всеми остальными пунктами, чтобы в итоге получилось пять слайдов с нарастающим количеством информации.

Читайте также:  Какой анализ сдается для поджелудочной железы

В предыдущих статьях мы уже говорили про визуализацию данных и какую пользу она приносит. Для презентаций результатов работы есть несколько типичных конструкций, которые можно визуализировать. Любая визуализация должна быть очевидной, чтобы зрителям не приходилось долго разбираться в том, что изображено на слайде. Например, для визуализации различных проблем часто используются айсберги. Верхушка такого айсберга показывает очевидные проблемы, которые лежат на поверхности, а его подводная часть – менее очевидные варианты или причины данных проблем. Таких аналогий достаточно много и всегда можно придумать что-то простое и понятное.

Отдельного внимания заслуживают диаграммы процессов. В презентации результатов работы они используются очень часто, чтобы показать порядок предпринятых действий. Такие процессы всегда можно описать словами, но гораздо нагляднее выглядит вариант с диаграммой, которая описывает все основные этапы и переходы между ними. Внешний вид таких диаграмм ограничивается лишь фантазией автора, но всегда важно помнить о том, что они должны легко восприниматься аудиторией и быть не перегруженными элементами (если диаграмма получается сложной и упростить ее никак не получается, то можно использовать прием постепенно появляющихся элементов из прошлого пункта для поэтапного рассказа о происходящем на диаграмме).

Помимо диаграмм достаточно часто используются фотографии рабочего процесса. Они позволяют показать, что команда занималась серьезными вещами, много работала и постепенно продвигалась к конечному результату. Особенно эффектно выглядят фотографии из серии «было-стало» с промежуточными фотографиями основных этапов работы.

Очень важным моментом такой презентации являются результаты, которых вы достигли. Для создания большей значимости работы обобщите в конце презентации все основные выводы, даже если они уже упоминались ранее. Ищите варианты дальнейшего развития вашей работы, это всегда ценится. Если вы сделали какой-то проект и презентуете его заказчику – рассмотрите дополнительные фишки, которые можно применить к этому проекту. Это поможет удержать клиента и покажет вашу заботу о нем. Если это презентация по учебному проекту – расскажите о возможностях для дальнейших исследований. Так вы подчеркнете свой интерес к данной теме и осведомленность в данном вопросе.

Покажите, что вложили в презентацию много сил. Это усердие будет отражаться на мнении аудитории о вас и вашей работе. Не надо, разумеется, говорить, что вы потратили много сил и времени на подготовку к выступлению, если оно будет на высоком уровне – это и так будет очевидно.

Если у вас остались какие-то вопросы по данной теме или по презентациям в целом – обращайтесь к нам в студию презентаций Slidary, мы ответим на все вопросы и поможем сделать все наилучшим образом.

источник

Презентация (с латинского «представление») – одно из средств маркетинговых коммуникаций, целью которого является рекламное продвижение товаров, услуг, компании на рынке.
Презентация – форма деловых коммуникаций, направленная на демонстрацию конечному потребителю возможностей фирмы, товара, услуги, с рекламной демонстрацией их свойств, преимуществ, особенностей и формирование положительного образа, направление действий.

Отличительные признаки презентации:
1. На презентации фигурирует информация, «материализованная» в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия и т.д.
2. Презентации чаще всего устраиваются не только для журналистов, но и для других целевых аудиторий рекламного воздействия (потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих и т.п.), которые должны воспринимать презентуемое непосредственно.
3. Полномасштабная презентация требует больших интеллектуальных, организационных и материальных затрат.

Основная цель презентации:
облегчение процесса восприятия информации о товаре/услуге/фирме с помощью запоминающихся образов, о каком бы виде презентаций (продажа, демонстрация, доклад и т.д.) мы бы ни говорили.

Задачи презентации:

  • позиционирование бренда в целевых аудиториях
  • отстройка от конкурентов
  • создание имиджа компании, который обладая «привлекательными для целевой аудитории характеристиками и особенностями», будет помогать компании добиваться целей деятельности
  • дать достоверную информацию потенциальным и реальным клиентам и деловым партнерам о своем продукте, услугах, деятельности компании
  • убедить покупателя отдать предпочтение именно этим товарам, услугам и маркам, посещать именно эти развлекательные комплексы и т.д.
  • направить действия потребителя и деловых партнеров, т.е. использовать свои ограниченные денежные ресурсы именно на тот товар (услугу), который фирма продвигает на рынок – отдать предпочтение именно им.

Выполнение всех этих задач должно, с одной стороны, подчеркнуть позиционирование и уникальность бренда, а с другой – быть привлекательными и интересными целевой аудитории.

Разнообразие презентаций определяется их целями, особенностями аудитории, исполнителем и другими факторами.

Типы презентаций:

Для каждого типа презентации можно разработать типовой набор средств методического, программного, технического и прочего обеспечения, что снижает трудоемкость подготовки презентаций и повышает ее эффективность.
Основные типы презентаций в зависимости от различных оснований деления:
По стилю подачи информации выделяют:

1.1. Презентация в классическом стиле.
Основной стиль выступления – монолог, который сопровождается графическими пояснениями (запись текста, формул, рисование графиков, схем). Лектор должен иметь хороший почерк, уметь красиво располагать информацию на доске, обладать художественными способностями. Ориентация на классическую презентацию позволяет с успехом выступать повсюду. Основная трудность потеря внимания слушателей в то время, когда лектор пишет информацию на доске.

1.2. Презентация с использованием проекционного оборудования.
Применение проекционного оборудования оказывает сильное воздействие на эмоциональный настрой аудитории, помогает докладчику добиться понимания слушателей. В моменты, требующие особо высокой концентрации и быстрой реакции, череда убедительных образов способна значительно помочь человеку: демонстрация сложных процессов на большом экране помогает глубже понять природу явления, а показ критических ситуаций – оценить информацию и принять решение.

По форме подачи информации выделяют:

2.1. Презентация со статической формой подачи материала.
Примером данного типа является классическая лекция или доклад, в ходе которых иллюстрационный и поясняющий материал представлен на доске.

2.2. Презентация с динамической формой подачи материала.
Примером является мультимедийная презентация. Ученые сделали вывод, что впечатление от презентации улучшилось в среднем на 16% при использовании динамических средств и только на 6% — при сопровождении той же презентации статическими визуальными средствами. Использование динамической формы подачи материала позволяет постоянно активизировать непроизвольный вид внимания аудитории и поэтому является более эффективной с точки зрения запоминания информации слушателями.

В зависимости от специфики содержания выделяют:

3.1. Стандартная презентация.
Целесообразно организовывать, если перед компанией стоит задача распространить строгую деловую информацию о себе, например, о новых назначениях, о финансовой ситуации в компании и т.п. В этом случае внимание аудитории необходимо привлечь именно к информационной части программы, и яркие, креативные детали будут неуместны. Стандартные презентации организовывают неизвестные, только выходящие на рынок компании. В этом случае организаторы предпочитают не рисковать, поскольку любой креатив в данном случае может сформировать ложный имидж компании

3.2. Концептуальная презентация.
Ее проведение имеет смысл, когда необходимо усилить интерес со стороны постоянной аудитории, для которой часто проводятся подобные мероприятия. Использовать креативную концепцию можно и для привлечения внимания новых потребителей, в том числе той «труднодоступной» части аудитории, которая не читает специализированную прессу и не посещает тематические выставки. И, наконец, если компания хочет приобрести дополнительные каналы коммуникации, скажем, непрофильные СМИ, то без нетрадиционных приемов здесь также не обойтись.
Сюда же можно отнести презентации-шоу, которые проводятся в целях развлечения гостей, и официальная часть в данном случае занимает совсем мало места. Подобные мероприятия проводятся, прежде всего, для поддержания положительного имиджа компании в глазах как клиентов и партнеров, так и своих собственных сотрудников.
К креативным презентациям можно отнести и выездные мероприятия, которые проводятся в целях выделиться на фоне конкурентов и привлечь особое внимание целевой аудитории. Выездные мероприятия могут продолжаться несколько дней и обычно сопровождаются развлекательной программой (пейнтбол, картинг и т.п.). Это позволяет донести необходимую информацию до адресатов, при этом несильно их перегружая.
Такие мероприятия хорошо запоминаются, одновременно являются формой поощрения ключевых клиентов и считаются одними из наиболее эффективных.

В зависимости от объекта представления выделяют:

4.1. Презентация компании.
Преследует цель формирования у потребителя определенного образа, имиджа фирмы. Важное значение при презентации компании является не только донесение информации по таким аспектам, как название компании, вид деятельности, продукт, партнеры и поставщики, клиенты, но и выделение отличия компании от других фирм существующих на данном сегменте рынка. При этом должна быть выдержана основная линия – имидж фирмы должен учитывать ценности, культурные традиции, потребности и ожидания общественности.

4.2.1. Проводимые в рамках локального рандеву с потенциальным клиентом или дистрибьютором.
Рассчитаны на конкретного человека, ей обязательно должна предшествовать работа по сбору информации об этом человеке, о его проблемах. Это делается как до рандеву, так и непосредственно в его начале. Маркетолог должен разговорить человека, заставить его поделиться с ним его насущными проблемами и затем провести для него презентацию, ориентированную на то, как он сможет решить свои проблемы с его помощью.

4.2.2. Проводимые в зале с демонстрацией образцов и прочего и широким кругом приглашенных лиц.
Обычно ориентирована на людей, лично не знакомых выступающим. Ее задачей является не только передача новой информации о компании, ее продуктах и маркетинг-плане, но и показать приглашенным на нее, что то, о чем им говорили на рандеву, действительно существует и эффективно, рассеять сомнения относительно надежности компании. Поэтому презентация будет эффективной только в том случае, если маркетолог до того, как пригласить на нее новичка, проведет для него свою презентацию в рамках рандеву.

4.2.3. Представляющие товар-услугу и обучающие бизнесу (сетевой маркетинг).
Данная презентация проводится с целью создания и поддержания энтузиазма новых дистрибьютеров, разрешения их проблем, вопросов и сомнений независимо от того, есть у них приглашенные или нет. Такая презентация – это яркая, красочная обложка, призванная привлечь внимание, вызвать интерес и желание воспользоваться предлагаемыми возможностями или, по крайней мере, получить дополнительную информацию.

Цели всех типов вышеперечисленных презентаций различны, но у них есть один общий фактор. При проведении любой презентации ее организаторы пытаются склонить слушателей выполнить просьбу, ответить на призыв к действию. При этом неважно, идет ли речь об одобрении предложения, подписания контракта, выписывании чека или ужесточения режима работы.

При разработке данного мероприятия необходимо учитывать так называемые 5 «С» презентации, определяющие ее результативность. Каждая из 5 «С» презентации имеет особое значение. Чем больше уделяется внимания и времени данному алгоритму, тем результат будет более эффективен:

1. Структура презентации
Это компоненты, из которых она состоит:

  • привлечение внимания
  • вводная часть
  • основная часть
  • обзор
  • заключение (побуждение).

Если какая-либо из перечисленных частей отсутствует, эффективность презентации снижается. Если же нарушения допущены сразу в нескольких частях, то презентация перестает действовать.

2. Содержание презентации
включает многоаспектную характеристику объекта продвижения

3. Стиль презентации
Стиль презентации может быть различным: высоким, деловым, дружественным и т.п. Как правило, стиль определяется следующими факторами:

  • внешний вид участников
  • манера подачи материала
  • атмосфера, которая царит в поме­щении
  • тема пре­зентации.

4. Сопровождение презентации
К этому аспекту относится все, что окружает презентацию, все ее внешние составляющие: организация зала, расстановка столов и стульев, оптимальное количество приглашенных; использование флип-чартов, досок, ноутбуков, слайдов. Все это значительно влияет на эффект презентации.

5. Ситуативное управление презентацией
предполагает установление контакта с аудиторией.

Техника подготовки успешной презентации достигается за счет последовательной отработки трех этапов:

  • планирование презентации;
  • подготовка и проведение репетиции перед презентацией;
  • проведение презентации.

Работу по каждому из этапов следует разделить на два направления — технологическое (организационное) и содержательное.

Рассмотрим технологические особенности подготовки и проведения презентации на первых двух этапах.

Первый этап «Планирование презентации»:

1.1 Определение цели презентации
Единственным надежным способом сделать презентацию эффективной является постоянная нацеленность организаторов и докладчиков на достижение цели. Четкая формулировка цели, ее соотнесение с ожидаемыми результатами (донести до аудитории основную мысль, убедить слушателей, научить, мотивировать свое мнение) создают предпосылки для более легкого ее достижения.
В рамках презентации необходимо подвести плохо информированных слушателей к пониманию, сомневающихся– к уверенности, а упрямых – к выполнению определенных действий. При этом понимание, уверенность и действие – это не три отдельных цели, а три стадии достижения единой, общей, конечной цели. Как показывает практика, слушатели не начнут действовать, если сначала не поймут, о чем рассказывают, и не поверят в то, что говорят.

1.2. Анализ аудитории и содержание презентации зависят от целей, интереса и уровня знаний аудитории

Чтобы призыв к действию захватил внимание слушателей, настроение аудитории должно соответствовать целям говорящего. компанию, свое выступление и презентацию с позиции аудитории. Необходимо владеть следующей информацией: количество слушателей; базовое образование; пол; возраст; информированность о теме презентации; ожидания аудитории; социальная категория; значение презентации для данной социальной категории.
Особой проблемой является степень мотивирования клиентов, их вовлеченности в презентационный процесс. Мотивирование следует определять как процесс вовлечения клиента в сферу интересов организатора презентации с целью продажи товара.
Главное средство мотивирования клиента – это формирование положительного впечатления о товаре, внедрение позитивного образа товара в его сознание.
Вторым по значимости и силе воздействия является умение организаторов презентации присоединиться к потребностям клиента. Клиент, впечатленный заботой, должен проявить интерес к товару и дать организаторам возможность подробнее рассказать о нем.
Разработка презентации продукта, соответствующей потребностям клиента может основываться на табл. 1.

Табл. 1.
Соотнесение эффектов товара и потребностей по Маслоу

Эффект товара

Удовлетворяемая потребность покупателя

Речевой модуль (готовая фраза для презентации товара)

Функциональное предназначение товара (кофе, например)

Базовая физиологическая потребность

Торговая марка (кофе марки «Чибо»)

Потребность в принадлежности к определенной социальной группе

Упаковка товара (стеклянные банки разных размеров с цветными пластиковыми крышками и наклейками)

Ассортимент (разные сорта «Чибо»

1.3. Определение типа презентации и ее основных моментов
Тип презентации определяется ее целями, особенностями аудитории, исполнителем, а также рядом других факторов. По типу презентация может быть стандартная, концептуальная, презентация компании или товара и т.д.
При определении ключевых моментов презентации необходимо учитывать, что слушатели помнят от 5 до 7 разных позиций, а это требует более качественного отбора главных идеи. Важно также исключить из сценария презентации все второстепенное, неважное, так как забирая на себя часть зрительского внимания, эти моменты будут мешать гостям сосредоточиться на основных продающих моментах.

1.4. Выбор места презентации
В зависимости от того, какие задачи ставит перед собой компания, и от того, какой вид презентации она выбирает, места проведения можно разделить на два типа:

  • места для стандартных (т.н. «строгих») мероприятий — банкетные залы, конференц-залы, бизнес центры, имеющие большой опыт проведения конгрессных мероприятий. Преимущества: высокий уровень менеджмента, банкетных служб, хорошо обученный персонал, полная техническая оснащенность. При использовании данного варианта довольно большие расходы на проведение презентации обычно оправдывают себя за счет сэкономленных времени и усилий сотрудников компании, которые обычно тратятся на решение всевозможных организационных проблем и случайностей.
  • места для концептуальных мероприятий. У компаний, которые в рамках проведения имиджевых рекламных мероприятий нуждаются не в традиционных местах для проведения презентаций, а в чем-либо более неожиданном и оригинальном, есть возможность прибегнуть к услугам необычных, креативных заведений. Это могут быть музеи, рестораны, дворцы культуры и другие заведения, стилистика которых вписывается в концепцию мероприятия. Основное преимущество – неординарность и отсутствие необходимости проектировать и изготавливать материалы для внутреннего оформления помещений. Ограничение — низкий уровень менеджмента. Например, рестораны или музеи могут допустить ряд серьезных ошибок при проведении презентации потому, что сталкиваются с такой задачей впервые, это – не их профиль.

1.5. Время проведения презентации
При организации презентации заранее определяются сроки ее проведения, рассылаются приглашения (не позднее чем за 4 дня до проведения), составляется программа. Явка гостей на презентацию находится в прямой зависимости от времени ее проведения. Например, утреннее время плохо подходит для проведения презентаций. Лучше выбрать послеобеденное время в 15-16 часов, когда большая часть дел приглашенными уже сделана и можно спокойно послушать выступающих, обменяться мнениями с другими гостями, остаться на фуршет.

1.6. Проработка меню приема
Если презентация не представляет собой традиционный банкет, необходимо избегать заказа закусок, для которых требуются тарелки, ножи и вилки. Идеальный вариант – закуски, которые можно брать руками или салфеткой, разносимые на подносах официантами. Из напитков следует, по нашему мнению, остановить выбор на шампанском, вине и коньяке, а также большое количество безалкогольных напитков. Однако, сегодня организаторы в первую очередь стремятся донести до приглашенных полную информацию о компании и наладить диалог с потенциальными клиентами.

1.7. Составление списка приглашенных и их оповещение.
При выполнении данной задачи необходимо:

  • пригласить на презентацию как можно большее число заинтересованных лиц;
  • до презентации обязательно установить контакт с ключевыми клиентами и получить их согласие на участие в презентации;
  • пригласить представителей средств массовой информации и информационных агентств, заблаговременно разослав по факсу или электронной почте пресс-релизы.

Второй этап. Подготовка и проведение репетиции перед презентацией

Переход ко второму этапу разработки презентации предполагает содержательную, технологическую и графическую обработку информации о представляемом объекте. Это, в свою очередь требует выполнения следующих задач:

2.1. Формирование структуры выступления
Структура проведения презентации должна иметь единую и достаточно жесткую схему. Презентация обязательно должна содержать следующие ключевые моменты:

1 . Краткая схема проведения презентации компании

  • название компании;
  • вид деятельности компании;
  • продукт компании;
  • история и география компании;
  • партнеры и поставщики, клиенты компании;
  • сервис компании;
  • инновационная деятельность компании (отличия от других).

2. Краткая схема презентации товара:

  • продукт и область применения;
  • основные модели или варианты.

Основные черты и преимущества

  • основные особенности (иллюстрации);
  • преимущества каждой особенности для потребителя.
  • область применения с конкретными примерами.

Характеристики

  • технические характеристики товаров;
  • условия предоставления услуг.

Доступность

  • сроки поставки;
  • места покупки и заказа.

2.2. Разработка методики изложения материала и подбор иллюстрационного оформления
Изложение материала может производиться в любой логической последовательности, соответствующей основной цели

  • от общего к частному
  • метод извлечения выводов
  • метод сравнения
  • метод «Да,…но»
  • метод «Крещендо» и т.д.

Организаторы вправе выбрать любой логический метод, но прежде, чем сделать этот выбор, необходимо тщательно изучить аудиторию.
В качестве основного визуального компонента презентации, визуального компонента могут быть использованы:

  • предмет презентации;
  • образец, модель;
  • рисунки на доске, на бумаге;
  • слайды;
  • слайды и ролики.

При подготовке поддерживающих материалов наибольшее внимание следует уделить иллюстрациям в виде слайдов и роликов. Как известно, информация запоминается наиболее эффективно, когда подкрепляется визуально (50% усвояемости информации). Если же при этом организаторы презентации инициируют вопросы и стимулируют проговаривание материала, то приблизительно 70% информации может быть закреплено в долговечной памяти слушателей.
При подготовке слайдов рекомендуется, по-нашему мнению, исходить из правила «7 пунктов». Оно означает, что на таком слайде должны быть текст из 7 строк (или менее), схема из 7 блоков (или менее), рисунок из 7 деталей (или менее). Большее количество пунктов затрудняет понимание и запоминание иллюстративного материала. Аналогично одно из известных правил рекламы гласит: клиент запоминает только первых семь слов.

2.3. Выбор программных средств реализации
Современные программы создания презентаций, в основной своей массе ориентируются именно на мультимедиа. Наиболее интересным примером может служить программа PowerPoint.
Программа PowerPoint позволяет создавать сложные программные надстройки за счет использования Visual Basic. Встроенная поддержка Интернет и другие разнообразные усовершенствования сделали эту программу лидером в мире мультимедийных презентаций, а наличие русскоязычной версии позволило решить все проблемы, связанные с применением англоязычного интерфейса.

2.4. Разработка сценарного плана презентации
Перечень разработанных слайдов и программные особенности их реализации отражаются в сценарном плане, а порядок следования слайдов определяет навигационная структура презентации. В сценарном плане целесообразно фиксировать время показа каждого фрагмента презентации, например, каждого слайда. Пример фрагмента сценарного плана приведен в табл. 1.
Наличие анимационных эффектов оживляет материал, облегчает его восприятие. Выбор конкретных анимационных эффектов осуществляют с учетом их особенностей. Так, например, «анимация по щелчку» дает возможность адаптировать скорость навигации по презентации к темпу изложения, который определяется в значительной степени аудиторией. Анимационный эффект «возникновение» позволяет постепенно выводить на экран иллюстрационный материал, что позволяет сосредоточить внимание слушателей в каждый момент времени на самом главном аспекте излагаемого тезиса.

Табл. 1. Пример фрагмента сценарного плана презентации

Название
слайда

Инструментарий
Power Point

Особенности
реализации

источник

На дополнительном занятии по русскому языку в рамках подготовки к ЕГЭ можно предложить ученикам не совсем обычный подход к изучению теории.

Цель работы: провести лабораторную работу в форме анализа презентации, привлечь внимание учеников к аналитической работе, учить планированию работы, отбору необходимого материала, повторить правила создания презентации.

Особенность подхода — педагогическая направленность: участникам предстоит подготовить презентацию для учеников определенного возраста без опоры на требования программы по литературе, но с опорой на особенности восприятия в соответствии с возрастом. Возможно применение готовых работ на фрагментах уроков в 5-9 классах.

Подготовительный этап: оформление стенда с распечаткой презентации, задание – ответ на вопрос «Что не так в этой презентации?» (Ответ возможен при условии, что ученики хорошо знают требования к презентации или вывешиваются основные требования).

Условия проведения: наличие компьютера на каждую рабочую группу, теоретическая подготовка учеников по созданию презентаций, умение работать со справочной литературой, знание средств художественной выразительности.

Ученики рассказывают о своих наблюдениях за содержанием презентации, делают выводы, предлагают изменения.

— Что необходимо иметь в виду, чтобы создать презентацию для учеников этих классов?

— Какие книги, справочники по педагогике, психологии нам понадобятся?

— Сколько кадров должна включать в себя презентация? От чего зависит количество кадров?

— Какие знания и умения вам необходимы, чтобы сделать презентацию обучающей?

Основные разделы темы
  1. Повторение теории по теме презентации (парцелляция).
  2. Знакомство с возрастными особенностями восприятия презентации.
  3. Разработка плана презентации (количество и приблизительное содержание кадров).
  4. Коррекция презентации.

(Возможен вариант создания новой презентации без опоры на предложенный вариант)

Условное распределение ролей в группе:

  • создатель (проверяет соответствие оформления кадров правилам создания презентаций),
  • оформитель (подбирает оформительский материал в соответствии с задачей),
  • теоретик (разрабатывает содержание кадров),
  • практик (проверяет грамотность текстов).

Учащиеся работают в группе, но выполнение ролей необходимо для того, чтобы каждый участник понимал свою меру ответственности в общем деле.

Консультационная деятельность учителя.

Пункты задания Удалось Не совсем удалось или вовсе не получилось
1. Повторение теории по теме презентации (парцелляция).
2. Знакомство с возрастными особенностями восприятия презентации.
3. Разработка плана презентации (количество и приблизительное содержание).
4. Коррекция презентации.
(Возможен вариант создания новой презентации без опоры на предложенный вариант)

— Чем трудна для вас была эта работа?

— Понятен ли вам материал презентации?

— Какие качества характера необходимы для подобной работы?

— Комфортно ли работать в группе?

-Что в работе группы еще не отлажено?

— Каких знаний по подготовке презентации вам не хватает?

— Хотите ли вы опробовать свою презентацию на уроке?

— Считаете ли вы необходимым продолжить работу над презентацией для ее демонстрации в классе? Что именно вы хотите изменить?

источник

Презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью. Анализ эффективности презентаций «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARS incorporated», СОАО «НСГ». Критерии оценки презентации в связях с общественностью.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

КАФЕДРА ФИЛОСОФИИ И СОЦИАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

теория и практика связей с общественностью

Анализ эффективности презентаций как специальных мероприятий в связях с общественностью

Глава 1. Презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью

1.1. Презентация в связях с общественностью

1.4 Основы подготовки и проведения презентаций

Глава 2. Анализ эффективности презентаций «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARS incorporated», СОАО «НСГ»

2.1. Критерии оценки презентации в связях с общественностью

2.2. Описание презентаций «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARS incorporated», СОАО «НСГ»

2.3. Оценка эффективности презентаций «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARS incorporated», СОАО «НСГ»

2.4. Рекомендации по совершенствованию процесса подготовки и проведения презентаций в связях с общественностью

Презентации — широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в разных сферах, вызывающая особый интерес, поскольку располагает простором для интересных и нестандартных решений. В настоящее время различные организации часто проводят презентации, поэтому оценка эффективности такого типа мероприятия является актуальной.

В связях с общественностью презентация проводится в целях управления общественными отношениями. Центральной темой выступает образ фирмы или организации. От проведения презентации зависит достижение поставленных задач, ее результат. Поэтому важно организовать и провести презентацию максимально эффективно.

Для подготовки теоретического материала в данной работе использовались такие авторитетные источники, как Лэни Арредонто «Искусство деловой презентации», Татаринова Г.Н. «Управление общественными отношениями», а также Чумиков А.Н. «Связи с общественностью».

Целью данной работы является анализ посещенных презентаций с точки зрения их эффективности и разработка предложений и рекомендаций по совершенствованию процесса их подготовки и проведения.

1). Определение роли презентаций в связях с общественностью;

2). Ознакомление с видами презентаций, основами ее подготовки и проведения;

3). Описание и анализ эффективности посещенных презентаций, опираясь на теоретический материал;

4). Разработка собственных предложений, способствующих повышению эффективности презентаций.

Таким образом, объектом исследования являются презентации «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARS incorporated», СОАО «НСГ».

Предмет исследования — презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью.

Глава 1. Презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью

1.1. Презентация в связях с общественностью

Связи с общественностью являются неотъемлемой частью современного гражданского общества. Это «смазка для демократии», как говорила Индира Ганди. На международном уровне такой вид деятельности именуется Public Relations (PR), но в России был избран профессиональным сообществом и прижился перевод — «связи с общественностью» (СО). Существует множество определений данного понятия, классическим из которых по праву считается то, которое принадлежит Сэму Блэку: «ПР — это искусство и наука достижения гармонии посредством взаимопонимания, основанного на правде и полной информированности».

Связи с общественностью довольно многогранная деятельность, что, бесспорно, является плюсом, так как позволяет работать в различных сферах. Это могут быть некоммерческие организации, политика, бизнес, органы власти, СМИ или шоу-бизнес. Ключевым понятием в связях с общественностью является базисный ПР-субъект, то есть та организация (или физическое лицо), в чью пользу (по чьему заказу) осуществляется управление общественными отношениями, чьи интересы гармонизируются с общественными.

Любая организация обладает самыми разными характеристиками, что позволяет обнаружить в ней различные стороны. Поэтому задачей связей с общественностью является преподнесение базисного ПР-субъекта определенной стороной в контексте определенной ситуации. Это не подразумевает использование ложной информации, так как на неправде невозможно двигаться бесконечно, подобная цепочка рано или поздно разорвется. Более того, в связях с общественностью господствует незыблемое правило — не лгать, ведь правды всегда хватит.

В деятельности связей с общественностью имеются профессиональные методы достижения определенных целей. Одними из таких, к примеру, являются специальные мероприятия или специальные события. Это акции, «создаваемые» события, целью которых является привлечение внимания общественности и средств массовой информации. Специальные мероприятия бывают разные, в зависимости от целей и задач. Они проводятся компанией в целях формирования позитивного имиджа организации и привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности, продуктам, товарам или услугам. Тульчинский Г.Л. PR фирмы: технология и эффективность. СПб., 2001. С.-126.

К подобным событиям можно отнести церемонию открытия, прием, круглый стол, дискуссию, посещение, пресс-тур, пресс-конференцию, корпоративную вечеринку и, конечно, презентацию. Последнее вызывает особый интерес, поскольку располагает простором для интересных и нестандартных решений.

«Если представление одного лица другому происходит, как требуют правила, при посредничестве третьего лица, то в сфере связей с общественностью знакомство людей и организаций строится иначе, обычно они сами представляют себя на публике. Это и называется презентацией», пишет А.В. Кочеткова. Кочеткова А.В. Теория и практика связей с общественностью. СПб., 2006. С.-76. Презентации — широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в разных сферах. Презентация может проходить самостоятельно или в рамках большого мероприятия, выставки, ярмарки. В связях с общественностью презентация проводится в целях управления общественными отношениями.

Презентация как специальное событие в связях с общественностью обладает определенным набором свойств, отличающих ее от презентаций иных сфер деятельности. Особенно ПР-презентацию следует отличать от презентации рекламного характера. Во втором случае центром внимания (целью) будет продвижение нового товара или услуги, а в ПР-презентации центральной темой должно быть целое — образ фирмы или организации, связанные с ним цели. Более того, ПР-презентация всегда является частью работы, этапом в реализации определенной концепции. Татаринова Г.Н. Управление общественными отношениями. СПб., 2004. С.-206.

Презентация — это организованная встреча группы людей с целью представления чего-либо нового, недавно созданного.

Дословно «презентация» означает «представление». Проводятся презентации с целью наиболее ярко преподнести общественности последние достижения фирмы. Основные цели презентации заключаются в следующем:

1. Оповещение о событии, достойном внимании аудитории;

2. Вовлечение аудитории в деятельность, программу, которые служат целям и задачам организации или структуры, проводящей презентацию;

3. Содействие целям и задачам фирмы, организации, политической программы и т. п. Инициирование конкретных действий целевой аудитории, соответствующих идеям презентации, замыслу обращения.

Роджер Хэйвуд выделяет некоторые возможности базисного ПР-субъекта на презентации. В реальном случае эти возможности можно классифицировать как цели Хэйвуд Роджер Все о Public Relations: как добиться успеха в бизнесе, используя связи с общественностью. М.,1999. С.-212. :

1. Улучшить известность компании;

2. Привлечь потенциальных покупателей;

3. Укрепить отношения с существующими покупателями и др.

Таким образом, общая стратегия презентации строится сначала на внушении доверия к фирме, организации, а затем выступающие переходят к убеждению в целесообразности определенных акций, действий и поступков, предлагаемых в обращении.

Другими словами: стратегия презентации — это единство оповещения, приобщения и содействия.

В презентации принимают участие руководители или неофициальные представители тех структур, которые выходят на связи с общественностью. Они являются организаторами и хозяевами мероприятия. Вторая группа участников — приглашенные гости (журналисты, коллеги, друзья). И третья — специалисты по связям с общественностью, ответственные за проведение данной презентации.

Посвящены презентации могут быть самым различным событиям. К примеру, открытию нового субъекта общественных отношений (после процедуры всякого рода оформлений, согласований, создания всей необходимой документации и т. п.). Новым субъектом обычно выступает фирма, производственное предприятие, официальная структура (ведомство, департамент, министерство) и т. п. Также поводом для презентации могут стать реальные результаты деятельности официальных или коммерческих структур (новая программа деятельности, новые правила или законы, выход в свет книги, премьера в театре, открытие благотворительного аукциона и т. д.), освоение нового вида услуг или определенная дата в истории фирмы. В любом случае презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать. В ходе презентации предполагается организация общения участников, которая несет полезную информацию и является своего рода шоу, а также сопровождается угощением гостей.

ПР-презентацию можно сравнить с пресс-конференцией. А.Н. Чумиков пишет, что такая форма подачи информации (презентация) может быть также названа «пресс-конференцией плюс», поскольку соответствующая часть (сбор журналистов и ознакомление их с некоторыми сведениями) присутствует на любой презентации. А.Н. Чумиков Связи с общественностью. М , 2001. С.-111. Нередко пресс-конференция легко переходит в презентацию (и наоборот) без всяких дополнительных действий. В то же время отличительные признаки у презентации, конечно, имеются. Презентация отличается более широким кругом приглашенных представителей общественности, а на пресс-конференцию приглашают только представителей средств массовой информации. Конечно, на презентацию тоже следует позвать журналистов, но не только. Необходимо пригласить потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих, в общем, тех, кто должен воспринимать презентуемое не только через СМИ, но и непосредственно. А.Н. Чумиков М.П. Бочаров Связи с общественностью. Теория и практика. М., 2004. С.-287. Контингент приглашенных зависит от поставленных целей и задач. Еще одно отличие — больший акцент на культурную программу, презентация содержит элемент развлекательности, это не рабочее мероприятие, как пресс-конференция. Полномасштабная презентация сложнее пресс-конференции и требует больших интеллектуальных, организационных и материальных затрат. Г.Л. Тульчинский выделяет главной отличительной чертой тематику. Тульчинский Г.Л. PR фирмы: технология и эффективность. СПб., 2001. С.-127. Если пресс-конференции посвящены проблемным темам, то презентации связаны обычно с началом или окончанием, или каким-то результативным этапом реализации конкретного проекта, программы. Иначе говоря, их тема — какой-то серьезный результат или проект деятельности фирмы, к которым необходимо привлечь внимание СМИ и общественности.

Итак, презентация — это цепь накладывающихся друг на друга событий, а именно (по мнению А.Н. Чумикова):

2. Пресс-конференционная часть;

5. Сопровождение (дополнение) общения;

И еще один важный момент: любая презентация — это фактически несколько презентаций одновременно. Например, презентуется некоторый «именинник». Вроде бы главный герой — он. Но те, кто хвалят «именинника», изо всех сил презентуют себя. При этом организаторы действия активнейшим образом демонстрирует свои возможности («обратитесь к нам — мы и для вас устроим такую же презентацию»). Журналисты становятся инструментом для первых, вторых и третьих. А.Н. Чумиков Связи с общественностью. М , 2001. С.-112.

Все деловые презентации имеют общее: конечную цель, коммуникацию, дистилляцию и творческий процесс, посредством которого тема презентации развивается и реализуется. Очевидно, что не все деловые презентации похожи друг на друга. Они отличаются по отношению к:

· конкретной ситуации, мотивации или же необходимости, вызвавшей проведение презентации;

· внешней среде и окружающим;

Несмотря на перечисленные различия, можно провести дифференциацию презентаций на основе наиболее часто встречающихся деловых презентаций. Определяя тип деловой презентации, презентатору становится легче оценить:

1. какую именно первичную информацию следует изучить и до какой степени;

2. какие презентационные приемы наиболее приемлемы для проведения презентации и каким способом их нужно использовать;

3. как следует построить содержание и стиль презентации.

Одной из форм дифференциации презентаций является распределение их по отношению аудитории к презентатору. Деловые презентации бывают двух типов:

Внешняя презентация подается аудитории вне организации, которую представляет презентатор, то есть проводится для целевых аудиторий, не являющихся персоналом организации или фирмы (базисного ПР-субъекта). Таких презентаций проводят больше, они более распространены. Выступление торгового представителя фирмы перед покупателями как раз будет примером внешней презентации. Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, когда организаторы и аудитория являются персоналом ПР-субъекта, то есть членами одного коллектива. Иногда руководству компании бывает необходимо представить коллективу новую технологию документооборота, к примеру, или новую схему управления компанией. Возможно представление каких-либо проектов, важных для персонала. Проведение презентаций позволяет за короткий отрезок времени донести до слушателей максимум информации.

Также презентации могут быть дифференцированы в свете доминирующих характеристик, таких как:

Это презентации, в которых общение построено с целью рекламы продукта, товара или услуги или продвижения какой-либо идеи в более широкую среду общественности, охвата ею как можно большего числа адресатов. Как правило, эта идея содержит новизну, является носителем имиджевой концепции. Продвигающие презентации также могут иметь целью продвижение определенного кандидата или политической платформы.

При этом типе презентаций основной упор делается на передачу информации. Обычно они проводятся для передачи технической информации, научных материалов, обзора статистических исследований или иной информации, связанной со сложными технологиями. Презентация помогает в этом случае более наглядно и доступно преподнести сложный материал, добиться его усвоения и понимания аудиторией.

Это разновидность внутренней презентации. Термины «нисходящая» и «восходящая» являются производными от традиционной иерархии, при которой позиции сторон располагаются по вертикали. Презентации руководителей перед управляющими, управляющего перед начальниками подразделений или начальниками перед подчиненными будет «нисходящей», то есть коммуникация идет вниз по организационной линии.

Также вариант внутренней презентации. Представление проекта или идеи «снизу», от подчиненных — к их начальникам, от начальника — к управляющим и от управляющих — к руководству.

Наличие двух или трех только что описанных типов презентаций может быть обнаружено в ходе одного и того же выступления. Рассмотрим, например, презентацию подчиненного перед начальником, посвященную автоматизации рабочего места. Является ли эта презентация продвигающей, информирующей или восходящей? Во-первых, что является доминирующей характеристикой данной презентации? В этом случае восходящая презентация. Во-вторых, что является основным замыслом? Если он состоит в продвижении одной рекомендации на фоне других, тогда данную презентацию следует рассматривать как восходящую и продвигающую. Если же он заключается в информировании начальника о возможных решениях, то тогда она будет восходящей и одновременно информационной.

Обычно рабочее место делового человека — стол в сочетании с корзиной для бумаг — буквально завалено пачками докладных, писем, документов и так далее. Каждую неделю бизнесмены имеют дело с сотнями бумаг (имеют дело, а не читают!). Многое из того, что попадает на стол занятого человека, не прочитывается или удостаивается лишь беглого взгляда. У тех, кто загружен работой, есть масса материалов, которые нужно прочесть, но нет времени, чтобы прочесть их все. На их внимание претендуют целый ворох документов и предложений. Кто же эти занятые люди? Это именно те, кто принимает решения по поводу тех самых предложений и влияет на их судьбу. Часто, когда требуется предварительный отбор предложений, письменная презентация предшествует устной. На основе письменных презентаций отбирают кандидатов, поставщиков, подрядчиков и тех, кто оказывает услуги. Уже затем им предлагают провести устную презентацию. В других случаях письменные предложения следуют за устной презентацией. Оно предоставляет дополнительную информацию по поводу того, о чем шла речь, и иногда определяет, последуют ли рекомендациям выступающего. В любом случае письменная презентация влияет на решение, которое принимает аудитория в ответ на слова выступающего или автора письма. поэтому даже самые талантливые ораторы должны уметь хорошо писать.

Основные концепции письменных презентаций Лэни Арредонто Искусство деловой презентации. Челябинск, 1998. С.-454-455. :

1. Есть три типа письменных материалов, имеющих отношение к деловым презентациям: письма-подтверждения, «раздаточный» материал и предложения.

2. Многие принципы и приемы, относящиеся к устным презентациям, в равной степени применимы и к письменным презентациям.

3. На «читабельность» письменных предложений влияет его оформление.

4. На «читабельность» письменных предложений влияет его структура.

5. Процесс написания текста упрощается при помощи подхода, состоящего из трех стадий. Цель — создание документа в подходящем стиле, написанное ярким языком, правильно с точки зрения грамматики, пунктуации и орфографии.

Письменные презентации организуются как самостоятельно, так и в качестве дополнения к устным. В увлекательной и краткой форме преподносится та новая информация, которая является основой презентации. Схемы, диаграммы, фотоиллюстрации выразительно дополняют текст. Такая подборка может быть размещена в прессе или издана отдельным буклетом. На устной презентации они может служить раздаточным материалом.

Перфоманс от англ. Performance — исполнение, представление. Это наиболее сложная, но особо запоминающаяся форма презентации. Это оригинальное «действо», своего рода спектакль. В отличие от белее традиционной презентации перфомансы отличаются интригующей режиссурой, аллегорическими приемами, поэтому используются редко и в определенной среде. Они более характерны для художественной и артистической среды.

Рассматривая все типы презентаций, нужно иметь в виду, что конечная цель подобных мероприятий — убеждение. Выдающиеся профессионалы имеют в распоряжении полный набор средств для достижения цели презентации. Будет легче достичь цели, если научиться отбирать и подчеркивать материал, использовать методы и наработки, наиболее подходящие для данной ситуации. Умение приспосабливаться отличает выдающегося презентатора от обычного. А презентатор не может приспособиться к различным ситуациям, не определив первоначально типы деловых презентаций.

1.4. Основы подготовки и проведения презентаций

Прежде всего необходимо определиться с целями проведения и типом презентации. Этап планирования начинается с осмысления творческого замысла. Важно найти режиссерский ход, который обеспечит успех презентации. Надо задуматься и над рядом других вопросов. Например, насколько часто проводились презентации по схожей теме в данной целевой аудитории, насколько ожидаема и нужна предоставляемая информация, какой общественный резонанс мы рассчитываем получить.

От ведущих презентацию зависит большая часть успеха. Ведущий может быть один, но лучше использовать «дуэт» ведущих — мужчину и женщину. Это должны быть хорошие коммуникаторы, владеющие содержанием материала, ведущие себя естественно и органично. Они могут пользоваться вспомогательным текстом, но не должно быть ощущения, что идет речь «по бумажке».

Кого приглашать на презентацию? Если речь идет о внешней ПР-презентации, то необходимо пригласить представителей СМИ. Ведь такое мероприятие является информационным поводом. Затем в зависимости от целей презентации формируется список приглашенных. Приглашать можно потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих, но учитывать при этом, что 80-90% из числа нежурналистов скорее всего проигнорируют информационно-содержательную часть. А вот на презентационную часть подтянутся приглашенные из числа VIP. Важно помнить, что презентация — не конференция, не форум. Оптимальный предел по количеству слушающих — 60 человек. Только тогда можно обеспечить эффект убеждения, столь важный для данной формы работы.

Место проведения презентации выбирается прежде всего из расчета комфортности для приглашенных. Желательно чтобы к помещению было удобно подъехать, важно наличие автостоянки. Конференц-зал не должен быть излишне просторным, чтобы не создавалось ощущения незначительности события (мало людей в большом зале). Но тесной комната общения не должна быть. В одном помещении или в разных проводить информационно-содержательную и презентационную части? Лучше в разных, так как в противном случае органично перейти от одной части к другой будет трудно, а само разделение может выглядеть искусственным. Необходимо хорошее освещение, кондиционеры. Рядом предполагается помещение для фуршета или иного вида угощения.

Правда, существует опасность того, что в СМИ появятся упреки по поводу разделения на «черных» и «белых». Но пик популярности игр в «общение с народом» прошел, и жертвовать ради них конфиденциальным и спокойным общением с «нужными людьми» вряд ли стоит.

Существуют разные схемы рассадки гостей презентации: «театральный» стиль, «классная комната», в виде буквы «Т» или буквы «U».

Сколько длится презентация? Этот вопрос связан со структурой презентации. Необходимо также учитывать психологические аспекты восприятия устных коммуникаций. Психологи проанализировали, как изменяется уровень внимания слушателей в зависимости от разных факторов. Так, например, важно подсказывать аудитории — что ее ждет впереди или когда закончится речь спикера. Это повышает ее внимание. Демонстрации на экране или в иной форме также возбуждают интерес. По времени презентация может длиться от 40 минут до 2-х часов. Все дело в сбалансированности происходящего, способности организаторов удержать внимание приглашенных и обеспечить передачу необходимой информации. Оптимальным вариантом вечерней презентации, переходящей в прием с угощением считается: 1 — 1,5 часа — содержательная часть, затем 1 — 1,5 часа — развлекательная. Дневные презентации обычно укладываются в более короткий период времени: по 40 минут каждая часть.

Структура презентации. Традиционный вариант презентации предполагает наличие двух основных частей: информационно-содержательной и развлекательной. Исключением являются презентации, построенные по принципу спектакля или перфоманса. Они требуют отдельной творческой разработки. Остановимся подробно на структуре информационно-содержательной части традиционной презентации. Она может быть построена по следующей схеме.

1. Открывающая часть, или вступление;

3. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);

5. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);

7. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);

Как видим, содержание материала разбивается на несколько разделов, дробится на несколько проблем. Каждая должна быть представлена максимально убедительно и понятно, преподнесение содержания не должно утомлять.

После информационно-содержательной части объявляется небольшой перерыв, а затем предлагается развлекательная часть. Это может быть небольшой концерт, сопровождающийся фуршетом. Угощение в виде ужина за столиками может быть перенесено на более позднее время. Важно то, что информационно-содержательная часть не должна совмещаться с фуршетом.

С большим вкусом следует подбирать концертную программу. Хорошо, если гости встретятся с исполнителями, которые их действительно порадуют или удивят.

Сформулируем несколько ключевых моментов, о которых всегда следует помнить, проводя презентацию.

1. Обычно люди запоминают не более 10% содержания, излагаемого на презентации. Максимально удается добиться 50% запоминания. Поэтому надо стараться использовать максимум выразительных средств для закрепления предлагаемой информации.

2. Общая атмосфера презентации — самое главное условие успеха. Особо тщательно нужно подобрать весь обслуживающий персонал, продумать мельчайшие детали сервиса. Самые талантливые усилия ведущих могут быть сведены на нет хамством или неправильным поведением второстепенных участников события.

3. Презентация — это прежде всего коммуникация. Заботиться об ее эффективности, многообразии — значит обеспечить успех.

4. Гости презентации — не просто слушатели, а активные участники общения. Они должны почувствовать себя партнерами организации. Необходимо создать перспективу взаимного сотрудничества вокруг презентуемых идей!

5. После презентации у каждого гостя должна остаться в руках некая памятная вещичка, сувенир, который долгое время будет вызывать приятные ассоциации, связанные с организацией, проводившей презентацию.

6. Завершением презентации не заканчивается работа ПР-специалиста. Важно собрать информацию о произведенном впечатлении (ненавязчивые опросы, анкеты, звонки в последующие дни), проанализировать появившиеся публикации или сюжеты по ТВ и радио.

7. Важно сделать выводы на будущее: какие недостатки учесть, как избежать организационных просчетов.

Глава 2. Анализ эффективности презентаций «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARS incorporated», СОАО «НСГ»

2.1. Критерии оценки презентации в связях с общественностью

Лэни Арредонто выделяет пять критериев успешности. Лэни Арредонто Искусство деловой презентации. Челябинск, 1998. Не уделяя им должного внимания, есть риск того, что презентация получится заурядной, серой и неинтересной. Остановимся на них подробнее.

Презентация — это событие, которое должно увлекать. Это не урок, не нотация, и не лекция. Это нескучное и полезное одновременно общение. Приглашенные не должны скучать, они должны получать информацию с удовольствием. Существуют нехитрые приемы достижения увлекательности, одним из которых является диалог между ведущими (эффект спектакля). Кстати, интереснее если два человека ведущие и желательно обоих полов! Пожалуй, оно ближе к понятию «спектакль», так как есть сторона приглашающая, презентующая и берущая ответственность за то, что происходящее будет интересно приглашенным.

Пришедшие на презентацию получают важную и значимую для них информацию, которая им полезна. Даже если развлекательные моменты окажутся не в их вкусе (что нежелательно), они не пожалеют о затраченном времени, так как будут удовлетворены содержанием. Поэтому материал должен быть представлен достаточно полно. Это самый главный пункт в отношении эффективности презентации, который достигается за счет четкой подготовки выступающих, полнотой раздаточных материалов, уровня посвящения ведущих в тематику, а также использования технических средств.

3. Визуализация (запоминаемость).

Это крайне важное условие успешности презентации Необходимо найти образное визуальное решение главной идеи презентации, маленький штришок, деталь, символизирующие общую тему — тогда оно останется в памяти, будет заставлять возвращаться к предмету презентационного события много дней спустя. Чаще всего используются визуальные выразительные средства и решения, совмещенные с юмором, аллегориями. Например, открытие нового производственного или торгового объекта символизирует огромный пупс (кукла), у которого есть «мама» (директор) и «папа» (учредитель). Рассказывая о презентуемом объекте, они передают пупса из рук в руки.

Может быть использовано мультимедийное изображение, которое имеет огромные ресурсы выразительности. Важно, чтобы хорошо поработали художники и режиссеры нашего «спектакля». Необходимо сделать соответствующее оформление зала, сцены. Все это имеет большое значение, ведь, как известно, человек лучше всего воспринимает информацию визуально — 55%, причем аудиально — 38%, а смысл усваивается только на 7%. Вместе с тем иногда используются игровые приемы, в сценарий презентации вводятся костюмированные персонажи — перфоманс — это остается надолго в памяти гостей.

4. Интерактивность (активизация).

Гости презентации могут быть безучастными зрителями. И все же успешная, грамотная презентация — это интерактивное общение ведущих с залом. Формы активизации используются самые разные: от письменного и устного анкетирования приглашенных до прямого вовлечения их в действие. Но особенно важным является — через убеждение побудить людей к действию, желательному для нас, организаторов презентации.

Эффективная презентация не должна иметь «флюсов», то есть преобладания каких-то элементов над другими. Все должно стремиться к гармонии, то есть презентация, к примеру, не должна быть излишне информационной и сухой (в ущерб увлекательности) или слишком поверхностной, развлекательной (в ущерб содержательности). С одной стороны, презентация содержит объективную информацию, новость, с другой — ей может быть присущ индивидуальный стиль. Важно сбалансировать презентацию и по времени, отведенному для ведущих, для демонстрации и для угощения.

Тем не менее, секрет удачной презентации не только в том, чтобы грамотно е выстроить и отработать без запинок и технических сбоев. Гораздо важнее придумать изюминку, которая выделит презентацию из ряда ей подобных и сделает ее по-настоящему запоминающейся. «Нужно просто руководствоваться здравым смыслом, — рассказывает о технике проведения удачной презентации Илья Кузьменков, председатель Совета директоров коммуникационной группы «Кузьменков и партнеры». — Именно здравый смысл должен подсказать, например, что перегружать слушателя информацией — напрасный труд. И что речь должна быть четкой, логичной и грамотной». Презентация интересна изюминкой // Современная торговля.2005. №3. С.-58.

Некоторыми шагами к успеху являются следующие рекомендации. Во-первых, желательно приходить на презентацию заранее, тогда можно пообщаться с гостями, установить контакты, которые потом помогут общаться с аудиторией. Во-вторых, оставлять гостям что-нибудь на память. Пусть у человека останется в руках некая памятная вещичка, сувенир, который долгое время будет вызывать приятные ассоциации, связанные с организацией. Можно раздать диски с материалами презентации — у гостей останутся доказательства слов выступающих, а это повышает доверие. А также уходя не с пустыми руками, люди воспринимают информацию уже как что-то свое. Только не стоит раздавать подарки вначале, они превратятся в некоторую обузу, которую некуда деть, а когда человек уходит — подарок окажется в самый раз. В-третьих, никогда не извиняться. Если человек извиняется, значит, он виноват, то есть заслуживает наказания. И слушатель его накажет — он просто перестанет слушать. Поэтому не стоит просить извинения из-за зависшего компьютера, из-за незнания ответа на вопрос и т.п. Корифеи презентаций не извиняются даже за опоздания. Они просто не опаздывают. И последнее — нужно использовать вещественные доказательства. Если спикер рассказывает о чем-то и может эту вещь принести в зал и показать — пусть обязательно приносит. Это повысит убедительность его слов.

Еще «фишкой» презентации считаются запланированные «сбои»! Что происходит со спикером, когда во время его выступления в зале гаснет свет или выключается ноутбук со слайдами? В 99 случаях из ста неопытный оратор впадет в состояние паники. Презентация интересна изюминкой // Современная торговля.2005. №3. С.-59. На самом деле, сбои в ходе презентации могут и должны иногда случаться запланировано. Правда, этот прием используют только самые опытные выступающие.

«Если произошло что-то необычное, «презентатору» крупно повезло, — считает бизнес-тренер Ольга Осипова. — Люди любят присутствовать при развитии каких-либо форс-мажорных событий». Например, сделать так, чтобы посреди презентации погас свет или в зал неожиданно ввалился какой-нибудь дворник в валенках. Эти моменты нужно обыгрывать. Если докладчик проводит презентацию компьютерных программ, он может указать на дворника и сказать: «Посмотрите, вот образ некомпьютеризированной компании». Это действует порой гораздо эффективнее, чем сорок минут рассказа на тему: «хорошо было бы компьютеризировать нашу фирму».

В то же время, не менее эффективным является использование принципа «хука» (с англ. Hook — крючок). Практику «хуков» нужно использовать обязательно, это заинтересует клиента, у него загорятся глаза. Самый простой вариант — поступить как некоторые дипломники перед защитой. Сделать в своей речи намеренное упущение, пропустить важный логический блок (причем именно тот, который докладчик превосходно знает). Именно тот вопрос и зададут строгие зрители, и тут-то человек «блеснет». Это может быть и своевременная шутка или смешная история — зацепка, привлекающая и удерживающая внимание слушателей на презентации.

Наконец, весьма действенный прием — применение метафор. Об одной и той же информационной системе можно сказать: «Она позволяет связывать между собой различные регионы» или же «Это как кровеносная система, которая доставляет в сердце — центр вашей компании — необходимые порции крови (информацию) и заставляет его биться ровно. Представьте, что произойдет, если в одной или нескольких артериях сразу образуется тромб?». Понятно, что второй вариант гораздо предпочтительнее.

Джин Желязны, более сорока лет занимающий в McKinsey&Company должность, аналогов которой нет в мире — директора по визуальным коммуникациям, читающий лекции по проведению презентаций в бизнес-школах Harvard, Stanford и др. и известный в России по своим книгам «Говори на языке диаграмм» и «Бизнес-презентация» дает следующий совет выступающим на презентации: «Просите для проведения презентации больше времени, чем вам требуется, и заканчивайте ее раньше, чем обещали». Презентация интересна изюминкой // Современная торговля.2005. №3. С.-60.

Но какие бы приемы ни использовались, главные правила остаются неизменными — чем солиднее подготовка к презентации, тем больше вероятность успеха; чем больше репетиций, тем спектакль под названием «презентация» пройдет успешнее; чем короче и проще визуальный материал, тем убедительнее покажутся слушателям идеи выступающего. Стив Мэндел Навыки эффективной презентации. СПб., 2003. С.-8-9. Без этого не возможно добиться успеха.

Презентация «Семинар Инсайт». 22 марта 2007 года в 19.00 в Омском центре Международной организации Инсайт прошла презентация четырехдневного семинара. Семинары Инсайт проходят в России с 1991 года. Сегодня семинары проводятся в Омске, Екатеринбурге, Москве, Сургуте и многих других городах. Семинар Инсайт — это практический тренинг личностного роста и персонального развития. Презентация была посвящена тренингу, на котором рассматриваются следующие вопросы: как научиться больше доверять себе и другим, как быть более эффективным в жизни, как сделать свою жизнь изобильной и процветающей, как использовать опыт, полученный на семинаре в своей жизни и многие другие.

Презентация проходила в довольно просторном помещении при тусклом освещении. Рассадка использовалась театральная. Ряды стульев были направлены на небольшой подиум, на котором находились столик и кресло. По обеим сторонам стояли стенды. Зал был завешен синими шторами, и, пока гости собирались, звучала непринужденная, успокаивающая музыка.

Презентация началась с появления ведущей — Людмилы Корчагиной. Людмила — фасилитатор Инсайта, то есть человек, который прошел все семинары и тренинги Инсайта и который может проводить их сам. Людмила поприветствовала присутствующих, представилась и поставила на столик, принесенную в вазу с цветами. На презентации она исполняла несколько ролей: организатор, ведущий и спикер. Это объяснялось тем, что она была одна — довольно странно для организации международного масштаба. Свою речь Людмила начала с вопроса к аудитории — что мы все (присутствующие) здесь делаем. От наших ответов зависел ход презентации, это был диалог. Людмила действовала исходя из ситуации, экспромтом. У нее не было заранее приготовленной речи. Она постоянно работала с аудиторией, задавала наводящие вопросы. Отрицательным моментом, оставившим негативный осадок, было, когда Людмила начала рисовать что-то на стенде, говоря: «Жаль, придется испортить листик!», при этом маркер оказался непишущим. В итоге гостям раздали буклеты, в которых можно было ознакомиться с темами и правилами проведения семинаров. Презентация длилась полтора часа. В конце ведущая задала решающий вопрос: «Кто решил пройти семинары Инсайт?» Из пятнадцати присутствующих два человека еще будут думать, а остальные отказались, мотивируя это тем, что им неинтересно.

Презентация «От паутины проблем к паутине всемирной». Презентация была организована и проведена студентами третьего курса специальности «связи с общественностью» ОмГТУ. Поводом явилось открытие Интернет-сайта кафедры ФиСК — знаменательное событием не только для студентов, но и для преподавателей кафедры и абитуриентов.

На ресепшн (от англ. Reception — встреча, прием) всем пришедшим организаторы подарили шарики изготовленные из золотых и серебряных нитей, символизирующих сайт, а также предложили написать поздравление на небольших листочках бумаги (презентация проводилась накануне Нового года). Началась презентация с показа видеозаписи интервью со студентами кафедры, высказывающими свое мнение о необходимости получения информации и значимости открытия сайта кафедры. После просмотра ведущие (Михаил и Екатерина) «открыли» презентацию, обозначив необходимость создания сайта и рассказав о трудностях распространения информации в организациях на всех уровнях. Спикерами выступили известные и авторитетные личности кафедры, которым после произнесения речи предлагалось символически «решить проблему», снимая листок с обозначенной проблемой с висящей справа от экрана паутины. Презентация длилась 30 минут. В заключении ведущие поздравили гостей с наступающим Новым годом и предложили украсить елку поздравлениями, которые можно будет прочитать на вновь открытом сайте.

Презентация «MARS incorporated». 25 апреля 2007 года была проведена презентация программы MGDP (Mars Graduates Development Programmer), целью которой является привлечение талантливых выпускников и молодых специалистов и развитие внутри компании высокопрофессиональных управленцев, готовых в будущем возглавить компанию, опираясь на существующие ценности и традиции.

Началась презентация вовремя. Открыл ее Костюк Ю.В. — начальник отдела трудоустройства ОмГТУ. Потом слово было передано московскому представителю компании MARS — Ольге Андреевой. Она вместе с омским сотрудником Дмитрием Михеевым проводила презентацию. Ольга рассказала немного о компании, ее структуре, достижениях и корпоративной культуре, ценностях и традициях, Дмитрий — о вакансиях в Омске, об отделе продаж, возможностях развития в компании. Использовался экран с презентацией в Power Point, но изображение было неяркое, тусклое. О программе MGDP была предоставлена достаточно полная информация. Спикеры часто обращались к аудитории с вопросами. На входе раздавались листовки и брошюры со сведениями о компании, программе MGDP и брендах, принадлежащих компании (Twix, Snickers, Mars, Bounty, M&M’s, Skittles, Starburst, Kitekat, Chappe, Whiskas, Pedigree, Гурмания). Завершил презентацию показ небольшого фильма, состоящего из нарезок съемки с корпоративных вечеринок компании, спортивных мероприятиях, награждений, выставок. Музыкальное сопровождение к фильму удачно играло на имидж компании.

Презентация СОАО «НСГ». Страховое открытое акционерное общество «Национальная страховая группа» 5 мая 2007 г. провела презентацию, целью которой было привлечение новых работников, страховых агентов и посещение ими трехдневного семинара, на которых можно подробнее узнать о программах НСГ.

Началась презентация с небольшой задержки. Спикеров было двое — Виталий Коломоец, Ольга Гейтман. Открыл презентацию Виталий, он попросил отключить сотовые телефоны и представился. Рассказал немного о себе, оказалось, что он, а также большинство сотрудников не имеют специализированного образования для работы в этой сфере. Затем Виталий рассказал о компании, ее структуре, продемонстрировал сертификаты, свидетельства, развешенные на стенах. Особая гордость чувствовалась за сертификат, выданный ФСБ, так как он дает многие преимущества. СОАО «НСГ» была создана в 1994 г. В ней можно застраховать все. Виталий перечислил некоторые крупные столичные компании, которые пользуются именно услугами НСГ. После чего подчеркнул преимущества и достоинства своей компании относительно других омских страховых компаний. И передал слово Ольге.

Ольга также рассказала о себе, о том, что у нее застраховано в НСГ. Затем схематично, используя стенд и маркер, продемонстрировала все программы, которые имеются в компании. Программы делятся на ДСИ (дирекция страхования имущества) и ДСЖ (дирекция страхования жизни). Более подробно Ольга рассказала о новой программе страхования пенсионеров. Но это не страхование жизни или имущества — это обеспечение безбедной старости, если в течении 15 лет выплачивать компании определенный процент от доходов. Еще Ольга рассказала о новой услуге, предоставляемой компанией — покупка жилья на «шикарных» условиях за счет компании. Ольга сравнила эту программу с ипотекой, и оказалось, что она действительно удобнее и дешевле.

Всех заинтересовавшихся Виталий и Ольга пригласили на трехдневные семинары, остальных пришедших поблагодарили за внимание.

2.3. Оценка эффективности презентаций «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARS incorporated», СОАО «НСГ»

Оценка эффективности презентаций «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной» и «MARS incorporated» произведена по критериям, описанным в пункте 2.1. Критерии оценки презентации в связях с общественностью. Обозначим их:

Презентация «Семинар Инсайт».

1. Увлекательность. Презентация была достаточно увлекательной, возможно, за счет нестандартной организации. Полтора часа прошли незаметно.

2. Содержательность. Содержательной презентацию нельзя назвать. Речь Людмилы была импровизированной, поэтому была непродуманной, логически не структурированной и сумбурной. Людмила не уделила внимания информации о тренинге и его особенностям, но интересующие данные можно было найти в буклете.

3. Визуализация. Были буклеты с информацией о тренинге, его темах и истории Инсайта.

4. Интерактивность. Присутствующие на презентации не являлись пассивными зрителями, гости были скорее ее активными участниками. Велся постоянный диалог между Людмилой и приглашенными и поэтому задавали ход презентации.

5. Сбалансированность. Ясно, что презентация была не гармонична по своим характеристикам. Прослеживается четкое преобладание интерактивности, и отсутствие какой-либо визуализации.

Таким образом, цели презентации достигнуты не были, что показал заключительный опрос присутствующих. И хотя всех заранее предупредили, что презентация будет импровизированной, что обусловлено спецификой Инсайта, лучше бы она была выполнена по разработанным правилам подготовки и проведения и, конечно, с учетом целевой аудитории. Данная презентация отражает высказывание Г.Н. Татариновой «Неудачное планирование — это планирование неудач!». Это пример непрофессионально и некомпетентно организованной презентации, результатом которой является нереализованные цели и задачи.

Презентация «От паутины проблем к паутине всемирной».

1. Увлекательность. Презентация посвящалась важному и долгожданному событию, поэтому для целевой аудитории была интересна априори. Приглашенные не скучали, они получали информацию с удовольствием. Недостаток — спикерам передавалось слово одному за другим, то есть развлекательная часть между выступлениями отсутствовала. В то же время использовался диалог между ведущими, атмосфера была легкой и непринужденной.

2. Содержательность. Приглашенным информация была предоставлено достаточно полно. Ведущие были хорошо посвящены в тематику презентации, ориентировались в ней. Информационная часть презентации полностью соответствовала информационным ожиданиям целевых аудиторий. В целом, материал был представлен полно, доступно и интересно. Для приглашенных организаторами был подготовлен пресс-кит, включающий в себя информацию о кафедре, карту сайта и пресс-релизы.

3. Визуализация. Никто не ушел с презентации с пустыми руками, организаторы вручали всем шарики из золотых и серебряных нитей, символизирующими новый сайт. Еще интересным моментом было символическое «решение проблемы», которое предлагалось выполнить спикерам — снять листок с обозначенной проблемой с паутины.

4. Интерактивность. Организаторы провели письменное анкетирование пришедших студентов кафедры, что позволило выяснить информационные ожидания студентов, а также ознакомиться с их пожеланиями.

5. Сбалансированность. Презентация была гармонична и сбалансирована. Были интересные решения визуализации, чувствовался творческий подход. Правда, быстрая смена спикеров ограничила развлекательную часть, и ведущие не всегда держали аудиторию.

Таким образом, в презентации «От паутины проблем к паутине всемирной» материал был представлен достаточно полно. Это самый главный пункт в отношении эффективности презентаций, который был достигнут за счет четкой подготовки выступающих, полнотой раздаточных материалов, уровня посвящения ведущих в тематику, а также использования технических средств.

Презентация «MARS incorporated».

1. Увлекательность. Презентация представляла собой комментарии Ольги к презентации, выполненной в программе Power Point, ее речь была живой и эмоциональной, что вызывало интерес. Материал преподнесен интересно и с юмором. В заключении презентации Ольга продемонстрировала присутствующим небольшой фильм, посвященный корпоративной культуре корпорации МАРС.

2. Содержательность. Речь Ольги была исчерпывающей. Она много рассказала о самой корпорации, брендах, ее корпоративной культуре, ценностях и традициях. Дмитрий подал материал не так полно, как ожидалось. Он рассказывал о перспективах работы в Омске, что являлось основной и ключевой информацией для пришедших студентов, нуждающихся в работе.

3. Визуализация. По обеим сторонам были развешены логотипы корпорации «MARS incorporated». На ресепшне раздавались рекламные брошюры с брендами корпорации и с информацией о программе MGDP.

4. Интерактивность. Аудитория задавала достаточно много вопросов спикерам, на которые получали полные ответы.

5. Сбалансированность. Презентация получилась слишком загруженной информацией, в ущерб развлекательной части. То есть содержательность явно преобладает.

Таким образом, презентация прошла сухо и не интересно. Она никого «не зацепила». Ошибкой организаторов было упущение в приглашении фактора возрастного ценза. Презентация рассчитывалась для выпускников университета и молодых специалистов, окончивших ВУЗ не более 3-ех лет назад. Вследствие этого многие студенты покидали аудиторию во время презентации, что отвлекало внимание. Презентация длилась полтора часа и, жаль, что организаторы упустили развлекательный момент Могла бы получиться незабываемая, интересная, а главное — эффективная презентация.

1. Увлекательность. В презентации были затронуты актуальные и социально-значимые проблемы — обеспечение безбедной старости, покупка жилья — что вызвало интерес аудитории и желание дискутировать. Материал был представлен непринужденно, с юмором. На презентации не было ведущего, то есть спикеры представляли себя сами. И из-за этого упущена развлекательная часть.

2. Содержательность. Информация о компании, ее история, заслуги и достижения были представлены четко, логично и грамотно. Материал о программах страхования также был представлен доступно и продемонстрирован схематично. В целом презентация была в меру содержательной.

3. Визуализация. Визуализация отсутствовала, не было раздаточного материала.

источник