Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
источник
Девочки, подскажите, как надо правильно писать записку, что отказываюсь сдавать некоторые анализы? Торч и глюкозотолерантный, и 2 скрининг. Какие причины вы пишите?
Спасибо!
P.S. Пожалуйста, не тратьте свое время на написание мне, что эти анализы необходимы, для моего же блага и т.д.
Узнай мнение эксперта по твоей теме
Врач-психотерапевт. Специалист с сайта b17.ru
Психолог, Гештальт-терапевт в обучении. Специалист с сайта b17.ru
Психолог. Специалист с сайта b17.ru
Психолог, ЛИЧНОСТНЫЙ И СЕМЕЙНЫЙ. Специалист с сайта b17.ru
Психолог. Специалист с сайта b17.ru
Психолог, Гештальт-терапевт. Специалист с сайта b17.ru
Психолог, Гештальт-терапевт. Специалист с сайта b17.ru
Психолог. Специалист с сайта b17.ru
Психолог, Консультант. Специалист с сайта b17.ru
Психолог. Специалист с сайта b17.ru
Отказываюсь, предупреждена о последствиях, беру ответственность на себя. А что это за анализы?
а чего там отказываться? не ходите и всё.
отказывалась от госпитализации, врач сама диктовала, что писать
мне бланки давали в поликлинике, я от половины этих платных анализов отказалась. Изучила все про них, про результаты. Некоторые дают вероятность 50% — или будет, или не будет. Очень интересно! А стоят все очень немало, вот врачи их нам и подсовывают.
А почему вы отказываетесь? Потому что боитесь узнать нехорошую новость, но по убеждениям против абортов, что даже если больной ребенок, все равно будете рожать? Но тогда что вам не дает узнать и заранее подготовиться к этому, выяснить до родов всю информацию о заболевании, если оно — не дай бог — обнаружится, если же, надеюсь, все у вас в порядке, то тем более нечего бояться скринингов!
Спасибо, девочки, за ответы!
1 Керен, это относительно новые анализы, которые вдруг стали обязательными-приобязательными при беременности! При этом сами врачи говорят, что они бессмысленны, а еще и платные. Спасибо, воспользуюсь вашей подсказкой 🙂
Гость 2, Первый скрининг я так и сделала, просто не пошла, потом врач попросила, если какой-то не делаю — написать отказ.
Гость 4, при почти каждом визите у них находятся все новые и новые анализы для сдачи, мало того, что гинеколог посылает, так еще и терапевт туда, еще на 2 анализа послала. Так что я фильтрую, это сдаю — это не сдаю. А вам бланки тоже каждый визит давали или в самом начале вы сразу список получили?
В жк все анализы и скрининги бесплатны, в платной клинике это входит в общую стоимость ведения беременности, в чем же проблема?
Второй скрининг более показателен, чем первый, поэтому вы от первого могли отказаться с легкой душой, а второй-сделать. ТОРЧ хотя бы один раз за беременность или перед беременностью сдать желательно, чтобы знать какие у вас могут быть риски, например, если вы болели герпесом или цмв, то желательно следить за их титрами, так как резкое повышение на фоне сниженного иммунитета во время беременности могут нести последствия, как если бы вы повторно заразились этим вирусом.
Гость 5, родословная, так сказать, здоровая, и первая беременность была без проблем и без теперешних новороченых анализов обходились.. Я не отказываюсь от стандартных анализов, но лишнего сдавать не хочу, тем более платно. Сдавать их смысла нет, в любом случае буду рожать.
Гость 7, в нашей гос. жк анализы платные, потому, что они сотрудничают с лабораторией.
И еще, я не спорю, если бы это была одинаковая программа анализов во всем мире, но нет же, за границей такого нет! А мы что, подопытные кролики здесь?! Пусть те, кто выдумал эти анализы, на своей родне эксперименты ставят.
Гость 7, в нашей гос. жк анализы платные, потому, что они сотрудничают с лабораторией.И еще, я не спорю, если бы это была одинаковая программа анализов во всем мире, но нет же, за границей такого нет! А мы что, подопытные кролики здесь?! Пусть те, кто выдумал эти анализы, на своей родне эксперименты ставят.
Гость 7, в нашей гос. жк анализы платные, потому, что они сотрудничают с лабораторией.И еще, я не спорю, если бы это была одинаковая программа анализов во всем мире, но нет же, за границей такого нет! А мы что, подопытные кролики здесь?! Пусть те, кто выдумал эти анализы, на своей родне эксперименты ставят.
Торч бесплатный, 2 скрининг это только УЗи и сейчас кровь не сдают, глюкозотолерантный при беременности или так. Пишите,что отказываетесь от них и всю ответственность за жизнь свою и здоровье берете на себя. Претензий к клинике не имеете.
Сейчас много ненужных анализов. Я была беременна 15 лет назад, никаких ТОРЧ не сдавала ( и до сих пор не знаю, что эть), ни на какие скрининги тоже не ходила т.к.не назначали. Было 2 узи в 16 и 37 недель, периодически сдавала кровь и мочу. Родила нормального ребенка. А уж платно не пошла бы ничего сдавать по любому. Платно я делаю только то, что надо МНЕ. Отказывайтесь, да и все.
Что вы сравниваете с заграницей, там после родов выписывают на второй день, беременность до 12 недель не сохраняют, в причинах выкидышей, пока их не будет более 3-х никто разбираться не будет. У нас тоже скоро так будет, государство не заинтересовано тратить деньги на анализы, только самое необходимое.
Ну допустим, торч лучше сдавать ДО беременности и при постановке на учет, сдавать его во 2-м триместре и правда ни к чему. Тест на глюкозу — издевательство вообще, можно обосновать, что ходить голодной 3-4 часа — не вариант. а скрининг делать бессмысленно, ибо Вы готовы любого ребенка принять, каких бы отклонений не было у него (более того, серьезные отклонения видны на 1-м скрининге, да и эти анализы могут ошибаться0 главное — хорошее узи)
это выкачка бабла. ДО беременности сдавала -все ок, опять послали, тоже все в порядке. Вот думаю зачем я их вообще сдавала. Если бы обнаружили, то лечить все равно ничем нельзя, а денег кучу выкинула
Но тех, кто пишут, что анализы бессмысленны эти при любом раскладе, не понимаю. Вы врачи, чтоб утверждать? При определенных ситуациях они кстати. Говорить, что анализ на ТОРЧ — деньги на ветер — верх безрассудства, просто сдавать его нужно на стадии планирования, чтобы принять меры, как-то: прививка от краснухи, проверка домашнего животного и т.д. Так же как тест на глюкозу — если проблемы и вероятность диабета — это очень полезный анализ. Что касается скрининга — здесь выбор Ваш, здесь диагностируются не только патологии плода, но и патологии при беременности, например плацентарная недостаточность. И врач может принять какие-либо меры, исходя из анализа гормонов. А огульно писать, что все это — выкачка денег — верх безрассудства. Чай, не миллионы и даже не десятки тысяч эти анализы стоят (по крайней мере, у нас в городе)
Гость 5, родословная, так сказать, здоровая, и первая беременность была без проблем и без теперешних новороченых анализов обходились.. Я не отказываюсь от стандартных анализов, но лишнего сдавать не хочу, тем более платно. Сдавать их смысла нет, в любом случае буду рожать.
Но тех, кто пишут, что анализы бессмысленны эти при любом раскладе, не понимаю. Вы врачи, чтоб утверждать? При определенных ситуациях они кстати. Говорить, что анализ на ТОРЧ — деньги на ветер — верх безрассудства, просто сдавать его нужно на стадии планирования, чтобы принять меры, как-то: прививка от краснухи, проверка домашнего животного и т.д. Так же как тест на глюкозу — если проблемы и вероятность диабета — это очень полезный анализ. Что касается скрининга — здесь выбор Ваш, здесь диагностируются не только патологии плода, но и патологии при беременности, например плацентарная недостаточность. И врач может принять какие-либо меры, исходя из анализа гормонов. А огульно писать, что все это — выкачка денег — верх безрассудства. Чай, не миллионы и даже не десятки тысяч эти анализы стоят (по крайней мере, у нас в городе)
из всего вышеперечисленного сдавала ТОЛЬКО краснуху. Т.к.- это длействительно опасно.А лечить обнаруженное что-то из комплекса торч? Зачем? вы ребенку вреда нанесете больше, чем эти мнимые инфекции. В Европе между прочим эту лабуду не лечат у беременных.
Вообще все эти анализы бесплатные. И конечно многие правы все торчи надо сдавать до беременности. Можно и по показанию сахара в крови диабет поставить и гликемич. индексу.
Вот дама пишет за урепмлазму, как за воздушный шарик. Соберут букеты, а потом пишут глупости. Автор, отказывайтесь от всех анализов и рожайте ребенка в инфекционке. Я бы не хотела видеть такую мадам, в отделении физиологии.
Спасибо, девочки, за ответы! 1 Керен, это относительно новые анализы, которые вдруг стали обязательными-приобязательными при беременности! При этом сами врачи говорят, что они бессмысленны, а еще и платные. Спасибо, воспользуюсь вашей подсказкой :)Гость 2, Первый скрининг я так и сделала, просто не пошла, потом врач попросила, если какой-то не делаю — написать отказ.Гость 4, при почти каждом визите у них находятся все новые и новые анализы для сдачи, мало того, что гинеколог посылает, так еще и терапевт туда, еще на 2 анализа послала. Так что я фильтрую, это сдаю — это не сдаю. А вам бланки тоже каждый визит давали или в самом начале вы сразу список получили?
23, ну у вас в Германии дай Бог аппараты УЗИ пободрее, чем у нас) в обычных ЖК могут вместо тройни одного увидеть))) пол попутать в 20+ недель) и прочие прелести. это тоже надо учитывать (хотя, если честно, анализы делаются тоже как повезет). потому у нас назначают для перепроверки себя же еще дополнительные всякие процедуры. но вообще я не оч. понимаю всеобщей паники-то по поводу анализов. о какой сумме идет речь, что тут столько стенаний? к слову, сама платно стою на учете по беременности, потому не оч. понимаю, когда начинают ныть по поводу того, что надо же, за что-то деньги надо платить, анализов платных навыписывали, шкуродеры!
Яна, а Россия отсталая страна, как и Израиль. Опасной биопсии хориона можно избежать, а применить не инвазивную технологию))). Это денег стоит, как и страховка приличная, а не минимальный набор мед.услуг. Не знаете, вот и молчитите.
Модератор, обращаю ваше внимание, что текст содержит:
Страница закроется автоматически
через 5 секунд
Пользователь сайта Woman.ru понимает и принимает, что он несет полную ответственность за все материалы частично или полностью опубликованные им с помощью сервиса Woman.ru.
Пользователь сайта Woman.ru гарантирует, что размещение представленных им материалов не нарушает права третьих лиц (включая, но не ограничиваясь авторскими правами), не наносит ущерба их чести и достоинству.
Пользователь сайта Woman.ru, отправляя материалы, тем самым заинтересован в их публикации на сайте и выражает свое согласие на их дальнейшее использование редакцией сайта Woman.ru.
Использование и перепечатка печатных материалов сайта woman.ru возможно только с активной ссылкой на ресурс.
Использование фотоматериалов разрешено только с письменного согласия администрации сайта.
Размещение объектов интеллектуальной собственности (фото, видео, литературные произведения, товарные знаки и т.д.)
на сайте woman.ru разрешено только лицам, имеющим все необходимые права для такого размещения.
Copyright (с) 2016-2019 ООО «Хёрст Шкулёв Паблишинг»
Сетевое издание «WOMAN.RU» (Женщина.РУ)
Свидетельство о регистрации СМИ ЭЛ №ФС77-65950, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) 10 июня 2016 года. 16+
Учредитель: Общество с ограниченной ответственностью «Хёрст Шкулёв Паблишинг»
источник
_________________
Психолог и юрист
http://apokrov.ru/
Что это за вообще основание для врача: «а вам что,жалко?».
Жалко, конечно! Время моей жизни дорого стоит.
Она не права — письменно отказ не нужно подтверждать.
см. пункт 8 ст. 30:
Основы законодательства Российской Федерации
об охране здоровья граждан от 22 июля 1993 г. N 5487-1
Статья 30. Права пациента
При обращении за медицинской помощью и ее получении пациент имеет право на:
1) уважительное и гуманное отношение со стороны медицинского и обслуживающего персонала;
2) выбор врача, в том числе врача общей практики (семейного врача) и лечащего врача, с учетом его согласия, а также выбор лечебно-профилактического учреждения в соответствии с договорами обязательного и добровольного медицинского страхования;
6) сохранение в тайне информации о факте обращения за медицинской помощью, о состоянии здоровья, диагнозе и иных сведений, полученных при его обследовании и лечении, в соответствии со статьей 61 настоящих Основ;
8) отказ от медицинского вмешательства в соответствии со статьей 33 настоящих Основ;
9) получение информации о своих правах и обязанностях и состоянии своего здоровья в соответствии со статьей 31 настоящих Основ, а также на выбор лиц, которым в интересах пациента может быть передана информация о состоянии его здоровья».
Все остальное также почитайте: врач обязана вам вежливо разъяснять, для чего она назначает каждый анализ.
Это во-первых.
Во-вторых, скажите, что будете добиваться обслуживания у другого врача. И ей перестанут за вас капать деньги.
А другой врач радостно согласится вас взять — опять же — Деньги за каждый визит!
_________________
Психолог и юрист
http://apokrov.ru/
Статья 33. Отказ от медицинского вмешательства
Гражданин или его законный представитель имеет право отказаться от медицинского вмешательства или потребовать его прекращения, за исключением случаев, предусмотренных статьей 34 настоящих Основ.
При отказе от медицинского вмешательства гражданину или его законному представителю в доступной для него форме должны быть разъяснены возможные последствия. Отказ от медицинского вмешательства с указанием возможных последствий оформляется записью в медицинской документации и подписывается гражданином либо его законным представителем, а также медицинским работником.
— она должна написать ваш отказ в карте сама, а вы только подпись поставить. Но вы вправе не деать этого, пока она вам вежливо не расскажет, зачем ей именно этот анализ.
_________________
Психолог и юрист
http://apokrov.ru/
Отказ от прививок нужно писать один раз до совершеннолетия ребенка.
Кусок из заявления медикам в детсад:
В соответствии со ст. 5 Федерального закона от 17 сентября 1998 г. N 157-ФЗ
«Об иммунопрофилактике инфекционных болезней»
«1. Граждане при осуществлении иммунопрофилактики имеют право на:
…
отказ от профилактических прививок.
2. Отсутствие профилактических прививок влечет:
запрет для граждан на выезд в страны, пребывание в которых в соответствии с международными медико-санитарными правилами либо международными договорами Российской Федерации требует конкретных профилактических прививок;
временный отказ в приеме граждан в образовательные и оздоровительные учреждения в случае возникновения массовых инфекционных заболеваний или при угрозе возникновения эпидемий;
отказ в приеме граждан на работы или отстранение граждан от работ, выполнение которых связано с высоким риском заболевания инфекционными болезнями.
3. При осуществлении иммунопрофилактики граждане обязаны:
…
в письменной форме подтверждать отказ от профилактических прививок».
Таким образом, отсутствие прививок влечет ТОЛЬКО перечисленные последствия и НИКАКИХ иных. Также НЕТ НИКАКИХ указаний на то, что отказы должны повторяться по каждому требованию медработников.
В связи с чем обращаю Ваше внимание на то, что многократное написание отказов от одних и тех же профилактических прививок и туберкулиновых проб не предусмотрено действующим законодательством, и подобные требования впредь будут мной игнорироваться.
Подчеркиваю, что отказ от прививок и биопроб не влечет никаких иных юридических последствий в соответствии с действующим законодательством РФ, поэтому требования о дополнительном сборе справок и анализов, рекомендаций фтизиатра и СЭС, а также иных документов, будут также мною игнорироваться как незаконные.
_________________
Психолог и юрист
http://apokrov.ru/
Арина, здравствуйте!
У меня подобный вопрос, но не совсем.
Оформляю ребенка в сад сейчас. Точнее, пытаюсь.
Медкарта оформлена в платной клинике: все специалисты
и заключение педиатра, что готов посещать ДОУ. Подпись, печать.
Отказ от прививок есть. Нет анализов.
Медсестра в детсаду отказывается нас допускать до посещения
сада, т.к. не сданы анализы и нет заключения
иммунолога (по поводу отказа от прививок).
Скажите, насколько правомерны действия медсестры?
Ведь заключение медицинское о состоянии здоровья
у нас есть в карте, зачем еще анализы? Я не хочу,
чтоб мой ребенок их сдавал.
_________________
Психолог и юрист
http://apokrov.ru/
В общем, рассказываю продолжение истории
После отказа медсестры в саду принять документы
я отправила их ценным письмом с уведомлением на имя зав. садом.
Через пару дней после получения уведомления звоню ей, чтобы подвериться, может, что решилось.
Я: Я вам письмо отправляла, что-нибудь решилось по этому поводу?
Зав д/с: (Пауза) Понимаете, мы ведь подчиняемся поликлинике, с нас оттуда спрашивают, и мы первый раз с таким сталкиваемся. детей много, но такого еще не было. Наша медсестра не имеет права принять документы ваши без анализов. Вам надо подойти к зав. поликлиникой, я с ней договорилась, и заверить у нее отказ от прививок, она вам все объяснит. Вот телефон.
Я: А официального ответа от вас мне не ждать?
Зав. д\с: Какого официального ответа? Нет.. зачем? Я думаю, мы всё решим устно.
Звоню зав. поликлиникой.
Зав: Вы знаете, у нас это единичные случаи. Когда люди отказываются, мы должны проводить разъяснительные беседы с ними, объяснять необходимость прививок и бла-бла-бла.
Когда вам удобно подойти ко мне? Я просто возьму ваш отказ, занесу в компьютер и поставлю печать. Больше ничего не потребуется. А через год вам надо будет опять написать..
Я: Зачем? Закон не предусматривает многократного написания отказов. Достаточно одного до 15 лет.
Зав: Нет. Как это? С нас требуют отчетности даже каждые полгода, но мы же понимаем, что это хлопотно для родителей, поэтому просим писать каждый год. И потом, что значит до 15 лет? Много еще может измениться. Подходите, мы всё решим.
Подхожу.
Начинается рассказ о туберкулезе, о свинке.
Зав: Нет, я не агитирую, просто хочу, чтоб вы подумали. Читала я эту женщину.
Я: Червонскую.
Зав: Да. Но она меня не убедила. Куча восклицательных знаков в книге, смахивает на фантастическую литературу. Разве в научной книге должны присутствовать восклиц. знаки в таком количестве.
Я: А Котока вы читали?
Зав: Нет, вот до Котока пока не дошла, собираюсь. А анализы вы принципиально не хотите делать?
Я: Не вижу смысла в этом на данный момент. Для сада нужно лишь мед. заключение, так?
Зав: Да, так.
Я: Оно у нас есть. Тогда зачем еще анализы?
Пауза.
Зав: Но оно не может поставиться без анализов. А вдруг острицы? Они у детей постоянны. Как бы вы отнеслись, если б вашего ребенка в саду заразили острицами?
Я: Не очень, но эта необходимость анализов опять же должна быть где-то установлена. Я такого документа не нашла.
Зав: У нас СЭС..
Я: Я к СЭС отношения не имею, для меня существуют федеральные законы.
Зав: Ну. может, хоть на энтеробиоз-то проверитесь? Все-таки коллектив. Это недолго, никаких банок ведь не надо носить, я сама результат заберу, а вы принесете вашу карту 026, и я его туда впишу, хорошо? (Выписывает направление).
Я думаю, ладно, бесполезно. Пусть выписывает, делает, что хочет, сделаю вид, что я согласна.
Прихожу домой — тут же звонок.
— Это вам медсестра из д/с звонит, понимаете, я же вам всё объясняла в первый раз, что вам нужно ваш отказ заверить в поликлинике и сдать анализы. Зачем вы сразу письма писать? надо устанавливать хорошие отношения.
Я: Но я аргументов не услышала. Где написано, что я должна?
М: Я звонила в центр, где вы делали карточку, и доктор ваш тоже первый раз с таким сталкивается. Но вы же ему обещали, что сдадите перед садом?
Я: Я не обещала, я спросила, когда их можно сдать, и он ответил, что в любое время. Вот и всё.
М: Понимаете, я очень ответственно к делу подхожу, и без анализов никак. Вы вообще когда-нибудь их сдавали?
Я: Когда-нибудь, разумеется, сдавала. Было это 3 года назад.
М: (Радостно) Вот! Возьмите эти результаты, придите к вашему врачу в центр, и он вам их впишет в карточку. Я с ним разговаривала.
Я: Да?
М: Да.. И приносите её сюда.
Класс, думаю. Вот это номер.
То говорят, что анализы обязательны, родителей заставляют даже пересдавать, ибо через 10 дней (или сколько там) они недействительны, видите ли. И родители бегают с детьми подмышкой, сдают, сидят в очередях, по сто раз всё это проходят. недействительны.
Пипец.. А тут — нате. «Вы вообще их хоть раз сдавали? Вот и впишите!»
Ачуметь
Ну вот что с ними делать? Я сначала хотела жаловаться везде (до звонка медсестры), а теперь получается, что я своего добилась и так. Анализов сдавать не надо, надо просто вписать старые результаты. Меня это устраивает, так что не вижу смысла их «дожимать».
Или что? Может стОит, кто как думает?
_________________
Психолог и юрист
http://apokrov.ru/
_________________
Психолог и юрист
http://apokrov.ru/
| источник
При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:
Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы. Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ. Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве». И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения. Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ! 1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку . Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают. Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать. Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно». 2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты : 1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение): «Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!» «Уважаемая Наталья Константиновна!» 2) письмо-отказ должно содержать благодарность за отклик на наше предложение: «Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!» «Спасибо, что откликнулись на наше предложение» «Спасибо за присланное в наш адрес резюме». 3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова). «Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании». «Мы внимательно изучили Ваш проект по …» «Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях». 4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился: «Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …» «Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами» «Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …». 5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин , по которым принято решение отказать: «Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты» «При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …» «К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач». 6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив : «Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество» «Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов» «Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий». А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов: Письмо отказ Инструменты корректности | |
| Добрый день, Владимир! | Персональная адресованность |
| Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение! | Благодарность за отклик на предложение |
| Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании. | Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено |
| Предложенная Вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты. Затраты по рискам, от которых избавляет Ваш проект, в данный момент меньше затрат по проекту. | Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено. |
Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.Комплимент по поводу предложения.
Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.
Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.
С уважением, Сергей Иванов
Начальник отдела закупок непроизводственных материалов
Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.
директор по развитию тренинговой компании
«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,
автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»
Обратите внимание на тренинг по Деловой e-mail переписке , который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:
Обратите внимание на тренинг Деловая e-mail переписка
источник
Один раз я отравилась так сильно, что мне пришлось обращаться в больницу. Мне оказали необходимую помощь, но положили лечиться в инфекционное отделение. На следующий день мне стало намного лучше, поэтому я попросила, чтобы меня выписали из больницы. Но врач сказала, что не имеет на это права, так как лечение еще не полностью проведено.
Мне не хотелось находиться длительное время в этой больнице, к тому же требовалось срочно выйти на работу. Поэтому я написала отказ от лечения, на основании которого меня выписали. И сегодня я расскажу вам, как он правильно оформляется, а также какие последствия наступают для пациента.
Медицинская помощь в большинстве случаев в России оказывается бесплатно. Но каждый пациент имеет право самостоятельно определить, каким образом он будет лечиться: стационарно или амбулаторно. В любом случае для получения бесплатной помощи ему требуется обязательный медицинский полис.
Если при обращении в определенное медучреждение больной человек не желает проходить там дальнейшее лечение, он имеет право написать отказ от оказания ему медпомощи. Но есть ситуации, при которых оформление отказа недопустимо:
- потребность человека в оказании экстренной помощи для сохранения его жизни;
- когда требуется проведение медицинской экспертизы для расследования уголовного дела;
- при грубом нарушении гражданином законодательных норм при решении медицинских вопросов;
- нестабильное психическое состояние человека, когда он не может самостоятельно принять правильное решение.
Во всех этих случаях человек обязан пройти медицинское лечение в том учреждении, куда его определила скорая помощь или другие врачи.
При отсутствии веских оснований у врачей для удержания пациента на лечении в своей клинике и при желании пациента выписаться, ему предоставляют бланк отказа. Такой документ имеет строго установленную форму. И получить ее можно в регистратуре или у лечащего врача в том медицинском учреждении, где человеку предоставляется лечение.
Порядок заполнения этого заявления будет следующий:
- Указываем полное юридическое название лечебного учреждения. Если вы его не знаете, лучше предварительно уточнить у врача или медсестры. Некоторые медучреждения вносят эту информацию в сам бланк заранее.
- Указываем свои персональные данные. Здесь достаточно только прописать ФИО.
- Если родитель или иной человек принимает такое решение за своего ребенка или подопечного, то указываем также его ФИО.
- Если заявление подписывает представитель, то также указываем реквизиты документа, подтверждающего его право на выполнение данных действий.
- Прописываем, пациентом какого ЛПУ является данный больной.
- Ставим подпись и дату.
В самом тексте отказа написано, что больного проинформировали о возможных осложнениях, которые могут возникнуть вследствие его отказа от лечения. И заявитель заранее подписывает отказ от того, что он не имеет никаких претензий к медучреждению, если у него проявятся негативные последствия.
Таким образом, больной человек снимает всю ответственность за свое здоровье с врача и начинает самостоятельно отвечать за него.
Важно понимать, что не просто так врачи назначают определенное лечение, которое должно проводиться комплексно на протяжении нескольких дней или недель. Если вы почувствовали себя в один день хорошо, это еще не значит, что вы полностью вылечились. Вполне вероятно, что вы так себя чувствуете под воздействием лекарств. А если от них отказаться, то болезнь будет протекать совершенно по-другому. Но каждый взрослый человек имеет право решать за себя сам, если он считается дееспособным.
Другая история обстоит с несовершеннолетними детьми, за которых решения принимают их родители. Если такое решение вызовет негативные последствия для ребенка, то родитель может быть привлечен к судебному разбирательству.
Лечащий врач имеет право самостоятельно обратиться в суд с целью защиты здоровья ребенка. Тогда он должен будет указать в иске, что он требует назначить принудительное лечение. Суд имеет право удовлетворить данные требования, если родитель несовершеннолетнего не обеспечит это лечение в другом месте.
Помимо этого, врач может обратиться и в органы опеки с целью организации проверки данной семьи. Тогда родители будут проверяться на то, как они выполняют свои родительские обязательства и действуют в интересах ребенка. Если будет выявлено, что жизнь или здоровье несовершеннолетнего умышленно подвергается риску, такой родитель может быть ограничен или полностью лишен своих прав. Получить более подробную информацию вы можете из представленного видео.
При наличии беременности женщина вправе самостоятельно выбирать клинику, где она будет обследоваться и состоять на учете. Поэтому нередко будущие мамы пишут в бесплатные поликлиники отказы, так как планируют обследоваться в частных клиниках. Они на это имеют полное право. Иная ситуация, когда женщине требуется неотложная помощь. В экстренной ситуации ей не дадут возможности отказаться от требуемого лечения в том месте, где она находится.
После родов также есть определенные сроки, которые женщины должны находиться в роддоме. Нередко бывает, что выписку женщин задерживают из-за сомнительного состояния здоровья рожденного малыша. В этом случае женщину иногда выписывают одну, а ребенка помещают в специальные боксы для восстановления либо направляют в специальные клиники. Но если серьезных отклонений нет, то женщина может написать отказ и выписаться вместе с ребенком на несколько дней раньше.
Туберкулез – это очень опасная болезнь, которой можно заразиться воздушно-капельным путем. Но таких больных в России много. И принудительно заставить их лечиться никто не может. Поэтому многие равнодушно относятся к своей болезни, а также к состоянию здоровья окружающих. Такая же ситуация относится к больным СПИДом и ВИЧ. Лечение в этом плане осуществляется только на добровольной основе, и никто не может заставить человека проходить лечение против его воли.
источник
У меня есть друг, который оценивает антиквариат. То есть дает цену в рублях какой-нибудь старой китайской вазе, в которой какая-нибудь тетя Фрося хранила карандаши. Он говорит, что самая трудная часть его работы (и ее он боится больше всего) — сообщать людям, что их сокровище бесполезно.
Все мы умеем сопереживать. Я тоже чувствую себя неловко, когда объясняю очередному соискателю, что его резюме, идеи или квалификация недостаточно хороши для вакансии, на которую он претендует.
Написать отказ — непростая задача для любого из нас. И это не зависит от того, с кем вы имеете дело. Кандидат на вакансию, предприниматель, проект которого вы не собираетесь финансировать, или поставщик, услуги которого вам больше не нужны. Большинству из нас трудно даются отказы. Это неприятно. Так что многие откладывают это дело в долгий ящик или вообще ничего не предпринимают, уступая место молчанию. И тем не менее, так мы упускаем возможности. Несмотря на болезненность, отказ имеет свои преимущества. Как-то раз было проведено любопытное исследование. Выяснилось, что когда компания открыто заявляет о том, что какие идеи ей не подходят (а не просто пассивно игнорирует), качество других идей и заинтересованность сотрудников возрастают.
Есть одна важная вещь, которую я усвоил за годы работы: первое попавшееся — не всегда лучше. За это время я отклонил тысячи идей, черновиков и заявок. И сейчас, оглядываясь назад, вижу, что был прав. Так что отказывайте, отказывайте и еще раз отказывайте.
Написание хорошего отказа занимает много времени — особенно сначала. Однако это хорошо. Работа над таким письмом заставляет вас четко мыслить. Вы начинаете ясно определять, чего вы хотите от других людей, и в чем ваша организация действительно нуждается. Пример со статьями в интернет-издании, в котором я работаю. Большинство отказов можно определить в одну из пяти категорий: слишком абстрактная информация (и, следовательно, не очень полезная для читателей); повторная информация, которую мы уже публиковали; неподходящий стиль изложения; явная и навязчивая реклама; сомнительная информация, не подтвержденная достаточными доказательствами или опытом. Благодаря такой классификации мы смогли выделить ключевые принципы, а также набор требований к статьям и их авторам. Так экономится время и совершается меньше ошибок.
Тем не менее, письмо-отказ не должно быть длинным. А причину, по которой вы отказываете, не обязательно расписывать во всех подробностях. Если вы никогда не встречались с человеком и все ваше общение заключалось в электронной переписке, можно вообще обойтись несколькими строками. Проанализировав некоторые письма-отказы, можно выделить некоторые закономерности. Обычно их составляют по следующему плану:
- Поблагодарить.
- Сообщить об отказе.
- Описать главную причину отказа.
- Дать надежду.
Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации. Надеемся, вы найдете хорошее место для публикации ваших работ.
[Ваше имя или название организации]Если бы это был отказ человеку, который проходил собеседование по поводу вакансии. Формат в целом аналогичен предыдущему, но немного отредактирован:
Уважаемый Каллистрат Модестович,
Спасибо, что потратили время и приехали на интервью на прошлой неделе. Хотя мне понравился наш с вами разговор, думаю, нам нужен кто-то с более практическим опытом управления проектами. Надеюсь, вы найдете подходящую работу в ближайшем будущем.
Если вы не можете придумать, как «дать надежду» в конце, не делайте этого. Не говорите ничего, что может создать у получателя впечатление, будто дверь все еще открыта. Такие ясность и окончательность могут показаться слишком жестокими. Однако добавление дополнительных слов для «смягчения удара» только зря даст ложную надежду. А ложная надежда всегда более жестока, чем отсутствие надежды вообще. Она побуждает другого человека потратить больше времени. И собственного и вашего.
Если идея заканчивать письмо бескомпромиссным отказом вам не по вкусу, можно завершить его благодарностью. Рассмотрим пример письма-отказа, адресованного поставщику:
Уважаемый Емельян Бенедиктович,
Спасибо за подробное предложение. При взгляде на предоставленные материалы, кажется, что ключевые сильные стороны вашей организации не совсем совпадают с тем, что нам нужно для данного проекта. Еще раз спасибо за то, что нашли время, чтобы составить для нас это предложение.
Но что, если будущий получатель действительно был близок к желаемым требованиям и вы можете захотеть работать с ними в будущем? Или вам уже приходилось с ним сотрудничать? В этом случае вышеуказанные примеры были бы слишком холодны и невежливы. Когда я пишу отказ людям, с которыми хотел бы сохранить положительные отношения, то оставляю тот же формат письма. Однако гораздо более подробно объясняю, почему я отвергаю их предложение. Кроме того, с ними я более откровенен и открыто побуждаю человека повторить попытку.
В письме также следует подчеркнуть, что вы искренне заинтересованы, а не просто отмахиваетесь пустым обещанием. Вот пример:
Уважаемый Лукум Марципанович,
Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации. Например, взгляните на статью, опубликованную 6 августа программистом Михаилом Лихачевым, а также статью 16 августа генерального директора «Acme Corp». Хотя мы не сможем опубликовать присланные вами тексты, нам очень понравился ваш стиль письма и то, как вы подкрепляете свои рассуждения ссылками на исследования. Сообщите, пожалуйста, заинтересованы ли вы в том, чтобы отправить нам некоторые другие свои статьи в будущем?
[Ваше имя или название организации]Для соискателя, прошедшего собеседование, отказ может выглядеть так:
Уважаемая Ариадна Посейдоновна,
Спасибо, что потратили время на собеседование с нами на прошлой неделе. Нам жаль, что ваша кандидатура не дошла до следующего этапа; эта вакансия была очень конкурентной. На данный момент нашей организации действительно нужен кто-то с богатым опытом управления проектами. Тем не менее, мне очень понравился наш разговор и я думаю, что вы могли бы отлично вписаться в наш рабочий коллектив. Пожалуйста, находитесь на связи. Если вы не возражаете, я расскажу вам о ближайших вакансиях в нашей компании. Возможно, какая-то из них вас заинтересует.
Теперь вариант для поставщика:
Уважаемый Илья Владимирович,
Нам повезло, что мы получили от вас столь интересные предложения. И мы глубоко ценим всю информацию, предоставленную с вашей стороны. После долгих размышлений, конкретно для этого проекта мы решили заключить контракт с другой фирмой. Несмотря на то, что мы не сомневаемся в превосходном качестве вашей продукции, нами было решено использовать этот проект для расширения списка партнеров. Поскольку проект экспериментальный, он стал хорошей возможностью для этого.
Нам бы хотелось продолжить работу с вами в будущих проектах, которые мы планируем запустить в этом году. Я определенно надеюсь на сотрудничество в будущем.
Еще раз спасибо за вашу помощь и ваше время,
Чем дольше или теснее вы сотрудничаете с кем-то, тем больше информации вы ему предоставляете при отказе. Умный получатель будет использовать эту информацию, чтобы в следующий раз вернуться к вам с более сильным предложением. В моей практике было несколько случаев, когда получатели поблагодарили меня за письма с отказом. Потому что эти письма стали обратной связью и дали им конкретную информацию, необходимую для сотрудничества в будущем. Это хорошее напоминание о том, что люди ценят конструктивную критику.
Особенно сложно принять решение об отказе тогда, когда вы не согласны с этим отказом. Может быть, вы боролись за кандидата на вакансию, потому что по-вашему мнению он больше остальных соответствовал требованиям. Возможно, вы настаивали работать именно с этим поставщиком, но исполнительный комитет посчитал это слишком дорогим. Я сам защищал статьи, которые по мнению других редакторов не были готовы к публикации. Не очень приятное чувство.
Когда это происходит, возникает соблазн пассивно спрятаться за решением остальных. Например: «Было решено отклонить ваше предложение» или «Наше руководство решило пойти в другом направлении». Сопротивляйтесь этому искушению. Нет ничего проще такой стратегии. Однако она подрывает ваш авторитет как принимающего решения.
Если вы тот, кто пишет отказ, будьте хозяином этого отказа. Справедливости ради в письме стоит сказать нечто вроде: «После долгих обсуждений и сомнений, мы решили X» или «Это было очень тяжелое решение, но в конечном счете мы решили Y». Стоит подчеркнуть: пишите именно «мы», а не «они».
Письмо-отказ, в котором вы прячетесь за чужой юбкой, препятствует вашей способности делать полезные замечания. Кроме того, это заставляет организацию выглядеть несерьезной, что подрывает желание других людей работать с вами в будущем.
Еще один вид отказа, который очень сложно написать. Это когда вы потратили много времени и сил на какую-то идею или проект, пытаясь заставить их работать. Но до сих пор не получили результата. Теперь, несмотря на утомительную трату усилий впустую, настало время все прекратить и двигаться дальше. В некоторых случаях телефонный звонок — лучший способ сообщить подобную новость. Но если вы решите отправить электронное письмо, вполне можно сделать его кратким. Обычно, к тому моменту вы и ваш коллега уже успели обсудить проблемы с проектом и обговорить нюансы. Так что ваш получатель уже в курсе о причинах отказа. Вам просто нужно кратко об этом ему напомнить. Вот пример:
Уважаемый Сигизмунд Сысоевич,
Спасибо, что помогли в решении вопросов по проекту «А». Я очень ценю время и силы, которые вы вложили. К сожалению, несмотря на все наши усилия, проблемы Б и В по-прежнему не ушли. По этой причине предлагаю вам отложить данный проект и двигаться дальше.
В письме следует подчеркнуть, что вы работали вместе. Встаньте на сторону получателя, объединитесь с ним: «мы старались, но несмотря на все усилия, потерпели крах». Это не просто для смягчения. Ведь если вы отказываетесь от чего-то после большого вклада в это «что-то», то часть неудачи и ваша тоже.
Сообщение плохих новостей — неприятная работа. Для разных компаний и проектов примеры в статье могут показаться слишком жесткими или, напротив, мягкими. Вам нужно будет найти свои собственные язык и стиль — в зависимости от контекста и культуры организации. Тем не менее, помните: не смягчайте удар только ради смягчения удара. Ложная доброта дает людям ложную надежду. И в этом нет ничего особенного.
Как вам статья? Еще более годный контент на моем замечательном YouTube-канале
Только остороженее! На моем ютубе можно стать слишком умным. ?
источник
Письма-отказы — это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.
Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:
- нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
- неприятно отвечать отказом;
- важно сохранить расположение и лояльность адресата.
Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?
Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» — это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ — это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.
Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ — это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу.
В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ.
Итак, манера письма-отказа — уклончивая, чтобы не обидеть адресата. Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении.
Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа:
1. Начните письмо с персонального обращения к адресату.
«Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!»
«Уважаемая Мария Сергеевна!»
2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:
«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»
«Благодарим за присланное в наш адрес резюме»
3. Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.
«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»
Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок:
«Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…»
4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали. Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
«Мы внимательно изучили Ваш проект по…».
«Комиссия внимательно изучила представленные Вами данные и результаты опросов».
5. Выразите понимание и сочувствие.
«Мы понимаем, как важно для Вас участие в данном проекте».
«Мы разделяем Вашу заинтересованность результатами…»
«Члены комиссии разделяют Вашу озабоченность тем, что…»
6. Сделайте комплимент адресату, отметьте достоинства предложения, что Вам понравилось — это позволит адресату сохранить лицо.
«Организация дистанционного обучения позволила бы заметно улучшить ситуацию».
«Увлеченность и быстрая обучаемость – очень ценные качества для сотрудника».
«Ваш опыт и знания заслуживают внимания».
7. А теперь самое время сказать «…, но…». Аргументируйте свой отказ, ссылаясь на объективные обстоятельства. Изложите причины в позитивной или нейтральной форме. Объяснение не должно выглядеть как извинение. Постарайтесь подобрать наиболее убедительные для получателя аргументы.
«Однако в настоящее время из-за отсутствия технической инфраструктуры доступ к Интернет в регионах имеют менее 1% жителей. В планы государственных структур входит статья для выделения средств на развитие инфраструктуры только в следующем году».
«Однако в данный момент нам требуется квалифицированный и опытный специалист по ремонту автомобилей данной марки. Расширение штата дирекция компании планирует только в следующем году».
8. Отказывайте красиво: «… ты для меня слишком хорош».
«В отсутствии технической возможности выхода в Интернет выделение гранта для организации дистанционного обучения представляется несколько преждевременным — запуск проекта без необходимой технической базы мог бы только дискредитировать хорошую идею»
«Открытие вакансии помощника нам видится на данный момент нецелесообразным из-за отсутствия квалифицированного мастера, который мог бы передавать знания коллегам».
Письмо-отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:
«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».
9. Предложите альтернативу адресату. Отнеситесь к нему с пониманием. Оставьте адресату надежду на будущее сотрудничество, ведь он потенциально может представлять для Вас интерес в будущем.
«Мы сожалеем, что на данном этапе не смогли содействовать реализации Ваших планов в регионах. Возможно, в следующем году ситуация с обеспечением Интернет будет более благоприятна, и тогда эти планы будут реализованы, — предлагаем Вам направить их на рассмотрение в ….
«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
«В случае если обстоятельства в ближайшее время изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей заявки».
Многие специалисты кадровой службы не отвечают на высланные резюме, ссылаясь на нехватку времени. Тем не менее, это не очень вежливо, ведь люди, отправившие резюме, ждут результатов, надеются и хотят знать о судьбе вакансии, которая им приглянулась. Как вариант, используют универсальное письмо-отказ.
Предлагаем рассмотреть универсальное письмо-отказ на резюме:
«Мы тщательно ознакомились с Вашим резюме, но вынуждены отказать. Ваша кандидатура не отвечает некоторым требованиям, которые предъявляются к претендентам на данную вакансию. Благодарим Вас за внимание к нашей компании и желаем удачи».
Предлагаем это же универсальное письмо трансформировать, используя 9 секретов:
Благодарим за присланное резюме и сообщаем результаты конкурса на вакантную должность Х в ХХХ компании. Кадровая служба компании тщательно изучила Ваше резюме. Мы понимаем, как важно для Вас выиграть конкурс и получить эту вакансию. Действительно, Ваши опыт и знания заслуживают внимания. К сожалению, в данный момент позитивное решение принято в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач. Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий.
Письма-отказы, написанные с использованием предложенных девяти секретов, помогут автору (компании-отправителю) создать имидж грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника.
источник